Comment gérer efficacement des impayés clients ?

Qu’est ce qu’un impayé ? Comment s’en prémunir ?

En 2024, environ la moitié des entreprises ne respecte pas le délai de paiement de leurs factures et le nombre de retard de plus de 30 jours a augmenté par rapport à 2023
Enquête d’Altares

Un impayé client correspond à une somme due par un client à une entreprise pour un produit ou un service fourni, mais qui n’a pas été réglée dans le délai précisé dans les conditions générales de vente (CGV) ou dans le devis signé par le client.

Pour plusieurs raisons, il est impératif de vous préoccuper de vos impayés clients :

• Une facture impayée impacte la trésorerie et limite votre capacité à honorer vos propres engagements financiers (paiement des fournisseurs, salaires, charges).
• Relancer un client ou engager une procédure de recouvrement engage des frais supplémentaires qui pourraient être évités,
• La gestion des impayés freine le développement de l’activité en mobilisant du temps, de l’énergie et des ressources humaines,
• Pour les petites entreprises, une accumulation d’impayés peut mener rapidement au dépôt de bilan.

En règle générale, mieux vaut prévenir que guérir ! Une bonne gestion du poste client est le meilleur moyen de limiter l’apparition d’impayés. Cela implique de présenter clairement les délais de paiement (et les pénalités en cas de retard) et de former les collaborateurs afin qu’ils maîtrisent tous le processus de l’order to cash (envoi d’une facture le plus tôt possible, suivi rigoureux des encours client, relance courtoise avant date limite de paiement etc…).

Malheureusement, même avec une excellente gestion du poste client, des impayés peuvent apparaître. Cela dit, certains retards de paiement sont plus faciles à gérer que d’autres. Il est donc important de prendre en considération la cause d’un impayé afin d’éviter d’envenimer inutilement la relation client.

Lorsque la gestion des impayés clients devient une tâche lourde et chronophage, faites appel à Trezo ! 

Notre équipe vous accompagne dans la gestion des factures afin de :

• Limiter les impayés futurs et récupérer les impayés existants,
• Réduire vos délais de paiement,
• Vous libérer du temps pour vous permettre de rester concentré sur des sujets à forte valeur ajoutée,
• Améliorer l’ensemble du processus de facturation, en apportant de l’humain dans la gestion de vos impayés afin de construire une expérience d’après-vente inoubliable.

“Au sein de l'équipe Customer Success de Beekast, nous sommes très satisfaits des services de Trezo pour le recouvrement de nos factures. Leur processus de relance est efficace tout en respectant l'expérience client de Beekast. Grâce à leur intégration fluide dans notre système de relances clients, nous avons constaté une amélioration significative dans le recouvrement de nos créances sans compromettre la satisfaction de nos clients.”
Elise Ploquin - Key Account Manager @Beekast

4 recours pour gérer efficacement des impayés

En fonction de la situation, la résolution d’un impayé peut être réalisée par :

1. La conciliation
2. L’envoi de relances
3. La mise en demeure de payer
4. La procédure judiciaire

1. La conciliation

Dans la vie d’une entreprise, un impayé est agaçant car cela s’apparente à un boulet financier qu’il faut traîner inutilement pendant une durée indéterminée.

Cependant, recourir à une procédure légale immédiatement pourrait s’avérer coûteux (en temps et en argent) et cela risque d’envenimer la situation. 

Afin de conserver une bonne relation commerciale avec votre débiteur, il est important d’ouvrir le dialogue directement avec votre client, de manière courtoise et détendue. Dans de nombreux cas, une simple relance téléphonique permet de connaître la raison du retard et de gérer un impayé efficacement.

2. La relance

Si la conciliation n’a pas fonctionné, alors vous pouvez opter pour une relance de facture impayée par écrit.

Pour rappeler à votre client son obligation envers votre entreprise, vous pouvez lui envoyer une lettre de rappel de paiement. Ce document permet d’accorder à votre client un nouveau délai afin qu’il s’acquitte de sa facture.

3. La mise en demeure

A ce stade, le constat est sans appel : malgré vos relances, le client ne réagit pas et tout laisse penser qu’il n’a pas l’intention de payer sa dette. Pour récupérer cette créance client, vous devez alors utiliser des moyens plus “musclés”.

La mise en demeure de payer permet de relancer un mauvais payeur de manière plus formelle. Il s’agit du dernier recours avant une procédure judiciaire. Ce document officiel, envoyé par lettre recommandé avec accusé-réception, rappelle une nouvelle fois au client son obligation contractuelle et le délai dont il dispose pour honorer sa facture. La mise en demeure précise également que sans réaction de la part du débiteur, il s’expose à des actions contentieuses.

4. La procédure judiciaire

La date butoir de la mise en demeure est dépassée et votre client est toujours en situation d’impayé ? Dans ce cas, vous devez vous engager dans une procédure de recouvrement judiciaire afin de contraindre votre débiteur à payer sa dette.

Attention : Pour être recouvrable par voie judiciaire, une créance doit être certaine (la dette est incontestable), liquide (la dette est évaluable en monnaie) et exigible (la date d’échéance est dépassée).

Pour obtenir le paiement de votre facture par la voie judiciaire, plusieurs options se présentent :

1. L’injonction de payer : une procédure rapide et non contradictoire
2. La procédure de recouvrement des petites créances : simple et rapide
3. Le référé provision : une solution d’urgence
4. L’assignation en paiement : pour les litiges complexes

L’injonction de payer

L’injonction de payer est une procédure simplifiée qui permet d’obtenir une ordonnance portant injonction de payer sans que le débiteur soit convoqué par le tribunal.

Pour lancer cette procédure, vous devez déposer une requête auprès du tribunal compétent, accompagnée des pièces justificatives prouvant l’existence et le montant de la créance (factures, contrats, relances, etc.). Le juge examine la demande et, si elle est jugée fondée, rend une ordonnance. Cette dernière doit être signifiée au débiteur par un commissaire de justice, qui est également chargé de suivre l’exécution.

En l’absence de contestation de la part du débiteur dans un délai d’un mois, l’ordonnance devient un titre exécutoire, permettant au commissaire de justice d’entamer des saisies, comme celles des comptes bancaires ou des biens mobiliers.

Le procédure de recouvrement des petites créances

Pour les créances inférieures à 5 000 € (intérêts inclus), une procédure encore plus simple existe : le recouvrement des petites créances. Contrairement à l’injonction de payer, cette démarche ne nécessite pas l’intervention directe du tribunal. Le créancier contacte un commissaire de justice, qui agit comme intermédiaire.

Le commissaire tente d’obtenir un accord amiable entre les parties sur le montant et les modalités de règlement. Si cet accord est obtenu, il délivre un titre exécutoire, permettant de procéder immédiatement à l’exécution judiciaire (saisies, etc.). Cette procédure présente l’avantage d’être rapide et économique, tout en évitant de mobiliser inutilement les juridictions.

Le référé provision

Lorsqu'un impayé client cause des problèmes de trésorerie importants, le référé provision constitue une option d’urgence pour obtenir rapidement un titre exécutoire (en 30 jours environ). Cette procédure est particulièrement adaptée lorsqu’il n’y a pas de litige à gérer concernant la créance. Autrement dit, la dette repose sur des preuves si solides (contrats, bons de livraison, mise en demeure de payer etc.) que le débiteur ne peut raisonnablement contester la dette.

Après avoir déposé un dossier complet auprès du juge des référés, les parties présentent leurs arguments lors d’une audience. Le juge prend généralement une décision immédiatement exécutoire. Même si le débiteur fait appel, il doit s’acquitter de la somme due dans l’intervalle. Toutefois, en cas de jugement favorable au débiteur en appel, vous pourriez être contraint de restituer les montants perçus.

L’assignation en paiement

Lorsque la créance est contestée ou que les positions entre vous et votre débiteur sont irréconciliables, l’assignation en paiement devient une solution incontournable. Cette procédure vise à obtenir un jugement sur le fond devant le tribunal compétent. Bien qu’elle soit plus longue et coûteuse, elle permet de résoudre des litiges complexes et de faire valoir vos droits de manière complète.

Une fois l’assignation déposée, une audience est organisée où les deux parties présentent leurs arguments. Le tribunal peut alors condamner le débiteur à régler la somme due, accompagnée d’intérêts moratoires et des frais de justice. Ce jugement constitue un titre exécutoire, ouvrant la voie à des mesures de recouvrement forcé, si nécessaire.

En faisant appel à Trezo, nous assurons en votre nom le recouvrement de vos créances, soit par la voie amiable, soit par la voie juridique si celle-ci est incontournable.

“Nous avons choisi Trezo afin de leur confier la gestion de notre poste client pour notre offre B2B. Nous sommes vraiment très satisfaits des résultats obtenus et de l’accompagnement proposé. Nous les recommandons sans hésiter !“
Marie Taquet - CEO @ Iconoclass

Les alternatives à la gestion des impayés

Face à la variété des impayés clients et à la complexité de certains cas, les méthodes classiques se révèlent parfois plus faciles à dire qu’à faire. De ce fait, il existe des alternatives qui permettent de récupérer tout ou partie des impayés sans avoir à recourir à gérer soi-même le recouvrement.

Pour récupérer vos créances clients, vous pouvez :

1. Recourir à l’affacturage
2. Souscrire à une assurance-crédit
3. Faire appel aux services d’une société de recouvrement
4. Déléguer l’intégralité de votre poste client

Recourir à l’affacturage

L’affacturage est la première source de financement court-terme des entreprises
Banque de France

L’affacturage, également connu sous le nom de "factoring", consiste à céder vos factures impayées à une société spécialisée. En échange, cette société vous verse immédiatement un pourcentage de la somme due et elle se charge alors du recouvrement de vos factures.

L’affacturage permet ainsi de : 

• sécuriser et de consolider la trésorerie de votre entreprise, 
• gagner du temps en externalisant la gestion du recouvrement, 
• réduire le stress lié aux impayés. 

Cependant, il convient de noter que cette solution a un coût. Les frais de service peuvent varier en fonction du montant des factures et du risque auquel s’expose la société d’affacturage.

En partenariat avec Karmen, nous avons mis en place une solution qui permet de financer votre encours client en 48H grâce à notre solution d’affacturage clé en main.

Souscrire à une assurance-crédit entreprise

L’assurance-crédit entreprise est une autre alternative pour gérer efficacement les impayés. Elle fonctionne comme une assurance classique : en échange d’une prime, votre assureur vous protège contre les risques d’insolvabilité de vos clients. En cas de non-paiement, l’assureur couvre tout ou partie de la créance, réduisant ainsi l’impact financier sur votre entreprise.

Prenons un exemple concret : vous travaillez avec un client qui vous doit 50 000 €, mais celui-ci fait faillite avant de régler sa dette. Si vous avez souscrit une assurance-crédit, vous pouvez récupérer jusqu’à 90 % de cette somme, selon les conditions de votre contrat.

Cependant, le coût d’une assurance-crédit peut être élevé pour les petites entreprises. Certaines exclusions de garantie (comme les litiges contractuels) peuvent limiter l’efficacité de cette solution. De plus, il faut respecter scrupuleusement les conditions fixées par l’assureur, notamment en ce qui concerne les délais accordés pour déclarer un impayé client.

Faire appel à une société de recouvrement

Si la gestion interne des impayés client devient trop lourde ou inefficace, faire appel à une société de recouvrement peut être une bonne alternative. Ces entreprises spécialisées utilisent leur expertise pour récupérer vos créances, tout en respectant un cadre légal strict.

L’avantage principal d’une société de recouvrement réside dans sa capacité à gérer des situations complexes et à relancer efficacement les clients difficiles.

Les sociétés de recouvrement opèrent généralement selon deux modèles : 

• un prix fixe pour bénéficier de leurs services,
• une commission prélevée sur les sommes recouvrées.

Cependant, il est essentiel de choisir un partenaire fiable. Une approche trop agressive ou mal maîtrisée peut nuire à votre réputation et détériorer vos relations commerciales. De plus, le recours à ces services peut représenter un coût significatif, notamment pour les petites créances.

Externaliser la gestion du poste client avec Trezo : une solution globale et sur-mesure

Chez Trezo, nous mettons un point d’honneur à respecter l’image et les valeurs de votre entreprise dans chaque interaction que nous avons avec vos clients. Avant d’entamer le processus de recouvrement, nous travaillons avec vous pour définir :

• Le ton et la forme des relances, afin qu’elles reflètent parfaitement votre image de marque.‍
• La temporalité des relances, en ajustant la fréquence et les échéances en fonction de la nature de votre clientèle, qu’il s’agisse de nouveaux clients ou de partenaires historiques.

Pour assurer efficacement la gestion de vos impayés et garantir la rentabilité de nos services dès les 30 premiers jours, nous adoptons une stratégie qui priorise :

• Les créances les plus anciennes, généralement les plus complexes à recouvrir.
• Les créances plus récentes, pour maximiser rapidement vos flux de trésorerie.

Contrairement à une société de recouvrement, Trezo ne se limite pas à résoudre les problèmes liés aux impayés existants. S’il n’en existe pas, nous prenons en charge l’ensemble des nouvelles factures dès leur création. Intervenir dès l’émission d’un devis est le moyen le plus efficace de limiter les risques d’impayés à l’avenir.

Enfin, au-delà de notre gestion opérationnelle de votre poste client, Trezo a vocation à devenir un copilote financier. Par exemple, nous mettons à votre disposition des outils de reporting incluant :

• Une balance âgée, offrant une vue claire des créances par ancienneté.
• Une analyse de l’évolution du DSO, avec pour objectif une réduction constante des délais de paiement afin d’optimiser votre trésorerie.
• Un classement des clients en fonction de leur fiabilité, pour vous aider à identifier vos meilleurs payeurs et anticiper les problèmes potentiels.

Externaliser votre poste client avec Trezo, c’est un accompagnement sur mesure et la garantie de résultats rapides. En somme, vous gagnez en temps, en efficacité et en sérénité, tout en améliorant vos performances financières grâce à des conseils avisés et un recouvrement rapide de vos impayés clients.

“La collaboration avec Trezo nous a permis de réduire significativement notre encours client ainsi que nos délais de règlement. Nous avons pu structurer notre pôle finance en mettant en place les bons process. Ça a été un vrai gain d'efficacité, nécessaire pour atteindre nos objectifs de croissance.”
Maxime Delmotte - Co-Fondateur @ Panopli