Comment calculer et optimiser le DSO (délai moyen de paiement des factures) ?

Pourquoi calculer le DSO d’une entreprise ?

Le DSO (Days Sales Outstanding) mesure le nombre de jours qu’il faut en moyenne à votre entreprise pour encaisser ses factures après leur émission. Calculer cet indicateur clé permet de mesurer la vitesse à laquelle vous transformez vos créances clients en trésorerie disponible.

Autrement dit, le calcul du DSO donne une idée de la manière dont votre entreprise gère son poste client. Plus votre processus de facturation et la gestion de vos impayés sont efficaces, plus vos clients vous paient rapidement et plus votre DSO est bas. Or, un DSO bas (et stable) reflète la bonne santé financière d’une entreprise.

En effet, le DSO a une influence importante sur le Besoin en Fonds de Roulement (BFR) d’une entreprise, c’est-à-dire la trésorerie nécessaire pour financer le décalage entre les décaissements (ex : dépenses liées à la fabrication et à la livraison d’un produit) et les encaissements (paiement d’une facture).

Concrètement, un DSO élevé, synonyme de créances clients qui tardent à être encaissées, augmente mécaniquement le BFR. À l’inverse, en diminuant votre DSO, vous encaissez plus vite et vous augmentez la quantité de cash disponible pour financer l’activité et la croissance de votre entreprise.

Par ailleurs, calculer le DSO permet également de prendre des décisions éclairées en matière de gestion des impayés et du risque-client. En suivant l’évolution du délai de paiement moyen de vos factures, vous pouvez mieux anticiper les risques d’impayés et les périodes où la trésorerie sera sous tension. Par exemple, si vous remarquez un allongement inhabituel du DSO chez un (ou plusieurs) client(s) importants, vous pouvez adapter vos conditions de paiement et votre procédure de relance afin de préserver une trésorerie saine sur le long terme.

En faisant appel à Trezo, vous bénéficiez d’un accompagnement opérationnel au niveau de la facturation et du recouvrement amiable (ou contentieux) de vos créances. Au niveau stratégique, notre vocation est de devenir votre copilote financier : en parallèle de la collecte de vos encours clients, nous vous partageons régulièrement des rapports qui vous permettent de suivre les indicateurs de performances importants, comme l’évolution de votre DSO.

"La collaboration avec Trezo nous a permis de réduire significativement notre encours client ainsi que nos délais de règlement. Nous avons pu structurer notre pôle finance en mettant en place les bons process. Ça a été un vrai gain d'efficacité, nécessaire pour atteindre nos objectifs de croissance."
Maxime Delmotte - Co-Fondateur Panopli

Les deux méthodes de calcul du DSO

Il existe deux méthodes de calcul du DSO :

1. La méthode comptable, simple et rapide
2. La méthode par épuisement, plus complexe mais plus précise

Méthode comptable

La méthode comptable est sans doute la méthode de calcul du DSO la plus utilisée. Son principe est simple : diviser le montant des factures en attente de règlement par le volume global des ventes sur une période donnée, le tout multiplié par le nombre de jours de la période analysée.

Dans cette formule :

• Les créances clients correspondent à l’ensemble des factures émises qui n’ont pas encore été réglées par vos clients,
• Le chiffre d’affaires TTC (Toutes Taxes Comprises) correspond à la somme des encaissements sur la période analysée,

Par exemple, imaginons que vous souhaitiez calculer le DSO pour le mois de janvier et qu’à la fin du mois :

• vos créances clients s’élèvent à 75 000 €.
• votre CA TTC est de 50 000 €.

Puisque le mois de janvier est composé de 31 jours, calculer le DSO revient à appliquer la formule suivante : (150 000 € / 100 000 €) X 31 = 46,5 jours.

Vous obtenez un DSO 46,5 jours, ce qui signifie qu’en moyenne, vous devez patienter 46,5 jours pour encaisser vos créances après émission de vos factures.

A vous de jouer ! Calculer votre DSO et découvrez l’impact que Trezo peut avoir sur votre trésorerie !

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Avantages de la méthode de calcul comptable du DSO

1. Simplicité : Cette méthode repose sur des données financières que vous avez déjà l’habitude de suivre (montant des factures en cours et chiffre d’affaires).
2. Rapidité de mise en œuvre : vous pouvez rapidement calculer votre DSO pour n’importe quelle période (mensuelle, trimestrielle, annuelle).

Inconvénients de la méthode de calcul comptable du DSO

1. Inadapté aux effets de saisonnalité : la formule ne prend pas en compte certaines variations importantes résultant d’un effet de saisonnalité. Si une grande partie de votre CA se concentre sur quelques mois, le DSO calculé sur une base mensuelle ou trimestrielle risque d’être peu représentatif de la réalité.
2. Imprécision : Le DSO comptable offre une vision globale, sans prendre en compte l’ancienneté des créances ou la durée réelle du crédit. 

Méthode par épuisement du chiffre d’affaires (ou count back)

La méthode de calcul du DSO par épuisement est une méthode plus précise qui consiste à soustraire le chiffre d’affaires TTC de chaque mois du total des créances clients, puis d’additionner le nombre de jours des mois concernés jusqu’à ce que l’encours soit totalement épuisé.

Imaginons que vous souhaitiez calculer le DSO au 1er avril et que vos créances clients à cette date s’élèvent à 200 000 €. Supposons ensuite que votre entreprise a réalisé un chiffre d’affaires TTC de 120 000 € en Mars et de 110 000 € en Février.

1. Vous commencez par soustraire le CA du mois de mars au montant de vos créances clients, soit : 200 000 €- 120 000 € = il reste encore 80 000 € de créances clients.
2. Comme le CA du mois de février est supérieur à 80 000 €, cela signifie que vous avez “épuisé” la totalité de vos créances clients durant le mois de février.
3. Pour connaître le nombre exact de jours que vous devez ajouter à votre DSO (en plus de ceux du mois de mars), vous pouvez appliquer la formule suivante : (80 000/110 000) X 28 (le nombre de jours du mois de février) = 20,3 jours
4. Pour terminer, il suffit donc d’additionner les jours nécessaires pour épuiser vos créances clients : 31 (nombre de jours du mois de mars) + 20,3 (nombre de jours du mois de février) = 51,3 jours.

Ainsi, par la méthode de calcul par épuisement, votre DSO au 1er Avril est de 51,3 jours.

Avantages de la méthode de calcul du DSO par épuisement

• Approche plus précise : Plutôt que de s’appuyer sur une formule fixe en fin de période, cette méthode prend en compte la variation de votre chiffre d'affaires sur la période analysée.
• Meilleure appréciation de la saisonnalité : si un mois a été exceptionnel (ventes très élevées ou très faibles), le calcul du DSO le prend en compte. Cette méthode de calcule aide à expliquer les raisons d’une hausse soudaine ou d’une stagnation du DSO.
• Suivi du DSO en temps réel : cette méthode vous dispense d’attendre la fin de la période pour calculer votre DSO. Or, un suivi en temps réel du DSO permet de prendre des décisions plus rapidement.

Inconvénients de la méthode de calcul du DSO par épuisement

• Calcul plus complexe : par rapport à la méthode comptable traditionnelle, cette méthode de calcul est plus compliquée. 
• Dépendance à la bonne tenue des comptes : vous devez vous assurer d’avoir un des comptable fiables et à jour, sans quoi votre DSO pourrait être biaisé.

Faites appel à Trezo afin d'externaliser la facturation et de consolider la santé financière de votre entreprise en douceur.

“L'équipe de Trezo est hyper disponible pour répondre à nos questions et pousser les choses plus loin si besoin. Important pour nous également, ils prennent le temps de s'adapter à chacun de nos clients pour ne pas affecter leur expérience avec notre agence. Et ça fait la différence, il y a vraiment eu un avant et un après depuis qu'on bosse avec eux. Petit bonus : quel kiff de ne plus gérer les relances clients et de recevoir leurs updates sympas. On recommande sans hésiter Trezo à tous ceux qui veulent booster leur gestion financière en douceur 😉"
David VOGE - Fondateur @Petit Hack

Comment optimiser votre DSO ?

Pour diminuer davantage votre DSO, plusieurs solutions s’offrent à vous :

1. Négocier des délais de paiement plus courts 
2. Exiger le versement d’un acompte à la commande
3. Accorder une remise en contrepartie d’un paiement anticipé
4. Relancer pro-activement vos clients
5. Utiliser des solutions de financement alternatives (affacturage, assurance-crédit)

1. Négocier des délais de paiement courts

Des retards de paiement peuvent arriver en raison de délais trop longs accordés à la signature du devis (rappel : beaucoup d'impayés sont simplement dus à des oublis).

Pour diminuer votre DSO, il peut être utile de renégocier vos conditions de paiement avec vos clients actuels ou d'imposer un délai de paiement plus court à tous les nouveaux clients. Par exemple, si vous accordez habituellement 60 jours pour régler une facture, vous pouvez tenter de passer à 45 jours ou 30 jours.

Ainsi, réduire le délai de paiement de vos factures réduit mécaniquement votre DSO et diminue le risque d’impayé dû à un oubli de la part de votre client. Cependant, ce changement impact la trésorerie de vos clients, il est donc important que ce changement soit négocié et argumenté (et non imposé) à vos clients actuels afin de maintenir de bonnes relations commerciales.

2. Exiger le versement d’un acompte à la commande

L’acompte est un bon moyen de sécuriser un engagement financier de la part de votre client. Il présente plusieurs avantages :

• Trésorerie immédiate : vous encaissez une partie du montant de la commande avant même de démarrer la prestation ou de livrer le produit.
• Incitation à respecter les délais : un client ayant déjà versé un acompte aura moins tendance à reporter le règlement du solde, puisqu’il s’est déjà engagé financièrement.
• Réduction des risques : si par la suite, le client conteste ou s’il se trouve en difficulté, vous avez au moins collecté une partie de votre créance.

3. Accorder une remise en contrepartie d’un paiement anticipé

Pour encourager un règlement plus rapide, vous pouvez offrir un avantage commerciale à vos clients qui respectent la date d’échéance de leur facture.

Par exemple, cet avantage peut prendre la forme : 

• d’une remise sur le montant de la facture si le règlement est effectué sous un certain délai (par ex. 10 jours),
• d’une remise sur une prochaine commande, pour remercier le client de respecter le délai de règlement convenu.

Bien que cette pratique diminue votre marge, elle permet de diminuer votre DSO et de sécuriser un flux de trésorerie régulier et plus prévisible (ce qui facilite la prise de décision).

4. Relancer proactivement vos clients

Un bon calendrier de relance permet de préserver (voire de diminuer) votre DSO tout en conservant de bonnes relations avec vos clients. Cette gestion proactive de vos créances montre votre professionnalisme et incite vos débiteurs à prioriser le règlement de vos factures.

Concrètement, ce calendrier doit commencer avant la date d’échéance de la facture. Un rappel bienveillant envoyé quelques jours avant l’échéance permet de vous assurer que :

1. la facture a bien été reçue, 
2. la facture est en bonne et due forme (pas d’erreur sur le montant etc…),
3. le client se souvient de son obligation de payer.

Une fois la date d’échéance dépassée, il est important de relancer vos factures impayées sans tarder et en suivant une stratégie adaptée au profil du client. Par exemple, vous pouvez relancer plusieurs fois un nouveau client à 5, 15 et 30 jours après l’échéance. Sans réponse après 30 jours, le temps est venu de durcir le ton en envoyant une mise en demeure de payer (en recommandé avec accusé-réception). En revanche, si le client est régulièrement en retard, il peut être préférable de durcir le ton plus vite (en restant poli, évidemment) ou d’envoyer une mise en demeure après la première relance.

5. Utiliser des solutions de financement alternatives

Lorsque vous avez besoin de financer votre trésorerie rapidement et que courir après les impayés n’est plus une option acceptable, il peut être pertinent de vous tourner vers des solutions de financement adaptée, comme :

• Une assurance-crédit : en cas d’impayé, ce contrat d’assurance prend en charge tout ou partie de la somme due.‍
• L’affacturage : vous cédez vos factures impayées à un organisme (le factor), qui vous verse immédiatement une partie du montant.

En partenariat avec Karmen, Trezo propose désormais une solution d’affacturage qui permet de recouvrer le montant d’une facture en 48h. Une solution intéressante pour éviter une augmentation de votre DSO.