En quoi consiste la gestion du poste clients ?
En France, 85% des entreprises ont constaté des retards de paiement en 2024. Un chiffre en hausse par rapport à 2023.
Enquête de Coface
Le poste clients correspond à l’ensemble des factures envoyées par une entreprise à ses clients. D’un point de vue comptable, le poste clients est un actif inscrit au bilan comme faisant partie des comptes de classe 4 (parmi lesquels on trouve également les comptes fournisseurs, les comptes courants d’associés, le compte du personnel etc…).
En France comme dans l’Union européenne, on estime qu’une facture sur deux est payée en retard. Or, une accumulation incontrôlée des créances clients en retard de paiement peut causer des problèmes de trésorerie et avoir des conséquences désastreuses la stabilité financière d’une entreprise. Vendre, c’est bien mais c’est en encaissant qu’une entreprise peut financer son besoin en fonds de roulement.
La gestion du poste clients correspond aux actions qui permettent à une entreprise de maîtriser tout le processus de facturation des produits ou des prestations vendues. Cela va de l’émission des factures à leur encaissement, en passant par le maintien de bonnes relations commerciales ou par le recouvrement contentieux des impayés.
Concrètement, une bonne gestion du poste clients exige :
- de prendre en compte la solvabilité des clients afin d’éviter les créances irrécouvrables,
- une bonne gestion de la facturation : édition conforme au devis, envoi au client au bon moment etc…
- un suivi rigoureux des encours client, c’est-à-dire de l’ensemble des factures émises qui n’ont pas encore été réglées,
- une bonne gestion des impayés : relance amiable, gestion des litiges clients etc…
- une bonne gestion du recouvrement : mise en demeure, injonction de payer etc…
Le poste clients peut être géré en interne. Dans ce cas, c’est généralement le service comptable ou un chargé de facturation qui en est responsable. Cependant, il est parfois plus intéressant de déléguer la gestion du poste clients à une entreprise spécialisée.
En effet, jongler au quotidien avec des problèmes de trésorerie coûte du temps et de l’énergie qui mériteraient d’être investis dans le développement de nouveaux projets.
En faisant appel à Trezo, nous prenons en charge, en votre nom, l’ensemble des tâches liées au pilotage de votre poste client, de la signature du devis à l’encaissement. Nous avons élaboré une méthode qui permet d’en finir avec les impayés et les retards de paiement. Tout a été pensé pour vous permettre de vous concentrer sur le plus important : la croissance de votre entreprise.
Objectifs d’une bonne gestion du poste clients
En moyenne, le poste clients représente entre 30% et 50% de l’actif d’une entreprise
L’objectif de la gestion du poste clients est de sécuriser le principal actif de votre entreprise en mettant en place un processus qui permet d’anticiper ou de résoudre rapidement une situation d’impayé.
Une bonne gestion du poste clients est essentielle car elle participe directement à financer la trésorerie de l’entreprise, ce qui permet de soutenir son BFR et d’investir dans le développement de son activité commerciale. À l’inverse, une mauvaise gestion du poste clients peut complètement paralyser les capacités d’une entreprise et mener au dépôt de son bilan.
Ainsi, maîtriser la gestion du poste clients permet :
- d'augmenter le free cash flow et d'améliorer la santé financière de l’entreprise,
- de réduire les risques d’impayés et les pertes de liquidités,
- de renforcer la relation client en adaptant les conditions de paiement ou le mode de communication à chaque client,
- d’améliorer la rentabilité et la compétitivité de l’entreprise en réduisant les délais de paiement et le coût du recouvrement,
- de gagner du temps, de l’énergie et d’alléger la charge mentale des collaborateurs,
Chez Trezo, nous proposons un accompagnement sur-mesure (et sans engagement) qui se déroule en 4 étapes :
- Nous identifions ensemble les axes d'amélioration dans la gestion de votre poste client : process, outils, méthode..
- Nous collectons votre encours client grâce à des séquences de relance sur-mesure qui préservent votre relation commerciale
- Nous optimisons votre processus de facturation et nous accompagnons vos salariés afin de fluidifier la gestion de la facturation
Nous assurons le suivi des nouveaux contrats afin d’optimiser les indicateurs financiers importants, comme le taux de recouvrement de votre entreprise
“La collaboration avec Trezo nous a permis de réduire significativement notre encours client ainsi que nos délais de règlement. Nous avons pu structurer notre pôle finance en mettant en place les bons process. Ça a été un vrai gain d'efficacité, nécessaire pour atteindre nos objectifs de croissance.”
Maxime Delmotte - Co-Fondateur Panopli
5 conseils pour gérer efficacement votre poste clients
Voici plusieurs bonnes pratiques pour assurer une bonne gestion de votre poste clients :
- Évaluer et s’adapter à la solvabilité des clients
- Définir clairement les délais de paiement de vos factures
- Facturer rapidement un produit ou un service livré
- Suivre rigoureusement vos encours client et votre trésorerie
- Gérer les impayés par des actions adaptées
1. Prendre en compte la santé financière de vos clients
Les difficultés financières rencontrées par une entreprise débitrice sont une des principales causes de retards de paiement. Cependant, une entreprise va rarement avouer être en difficulté au moment de passer une commande.
Par conséquent, une bonne gestion du poste clients commence par une évaluation du risque client. Cela implique de mettre en place un processus qui permet d’identifier, d’anticiper ou de minimiser les risques que pose un client sur la trésorerie de votre entreprise, et cela le plus tôt possible dans la relation d’affaire.
Il existe plusieurs outils pour s’informer sur la santé financière d’une entreprise. Par exemple, le site Infogreffe permet de vérifier l’existence légale d’un futur client en consultant son immatriculation au registre du commerce et des sociétés (RCS). Ce site indique également si l’entreprise fait l’objet d’une procédure collective, comme un redressement ou une liquidation judiciaire. Par ailleurs, un site comme pappers.fr permet de consulter les comptes annuels publiés (bilan et comptes de résultats) et de déterminer un score de solvabilité pour chaque client.
Ainsi, pour améliorer la gestion du poste clients de votre entreprise et protéger votre trésorerie, vous pouvez ajuster vos conditions de paiement en fonction de la santé financière de vos clients. Cela peut passer par :
- l’insertion de clauses préventives au contrat, imposant par exemple des pénalités en cas de retard de paiement,
- un échéancier de paiement et/ou des modalités de paiement adaptées à la situation du client,
- la souscription à une assurance-crédit afin de vous protéger en cas d’impayés.
2. Définir clairement les délais de paiement de vos factures
Les impayés ou les retards de paiement ne sont pas toujours dûs aux difficultés financières rencontrées par un débiteur. Il peut s’agir simplement d’une négligence involontaire de la part du client.
Cependant, si vos clients ont tendance à souvent oublier de régler vos factures, demandez-vous si les conditions de paiement leur ont été clairement présentées.
En effet, une bonne gestion du poste clients implique d’informer clairement le client de la politique de facturation de votre entreprise. Dès la signature du devis, vos clients doivent connaître :
- La période de facturation, c’est-à-dire la date d’envoi de la facture et le délai pour la régler
- Le mode d’envoi de la facture (par mail, par courrier etc.)
- Les modalités de paiement que le client peut utiliser (versement d’un acompte, paiement par chèque, virement…)
- Les conditions de recouvrement en cas de retard de paiement
Les délais de paiement sont généralement décidés par les parties d’un contrat. Cela dit, la législation française encadre ces délais :
- Paiement comptant : le client doit régler sa facture à la date de livraison du produit ou de la réalisation de la prestation,
- Paiement à réception : le client doit régler sa facture dès qu’il reçoit la facture,
- Sans accord entre les parties : le client doit régler sa facture dans les 30 jours suivant la livraison du produit ou la réalisation de la prestation,
- En cas de clauses spécifiques intégrées au contrat : le délai de paiement peut être allongé à 60 jours ou à 45 jours fin de mois à compter de l’émission de la facture.
3. Facturer rapidement vos clients
Dans certains cas, la complexité du processus de facturation retarde systématiquement l’émission de la facture et son envoi au client, ce qui affecte directement la gestion du poste clients.
En effet, dans la majorité des cas, la date d’échéance d’une facture dépend de sa date de création. Or, plus la facture est émise tardivement, plus le client a du temps pour la régler et plus l’encaissement peut être retardé.
La bonne santé financière de votre entreprise dépend de votre chiffre d’affaires, c’est-à-dire des factures réellement encaissées et pas simplement émises. Par conséquent, facturer vos clients le plus tôt possible est un excellent moyen de d’optimiser la gestion de votre poste clients. Cela permet de minimiser le temps qui sépare la livraison d’un produit (ou la réalisation d’une prestation) de l’encaissement. L’objectif est simple : transformer le plus rapidement possible votre chiffre d’affaires facturé en chiffre d’affaires encaissé !
Afin de fluidifier la gestion des factures, les meilleurs logiciels de facturation permettent d’automatiser l’envoi des factures. A condition d’être correctement configurés, ces outils aident à gagner du temps en évitant aux employés de devoir répéter les mêmes tâches. Cependant, un logiciel, aussi bon soit-il, est rarement aussi efficace qu’une équipe formée à la facturation et au recouvrement.
En faisant appel à Trezo, la gestion de votre poste clients est prise en charge au niveau opérationnel par une équipe de spécialistes. De la signature du devis à la réception du paiement, nous agissons de manière personnalisée, afin d’offrir la meilleure expérience (d’après-vente) à vos clients. Prenez rendez-vous avec nous pour découvrir notre méthode pour dire adieu aux retards de paiement et aux impayés !
“Nous avons choisi Trezo afin de leur confier la gestion de notre poste client pour notre offre B2B. Nous sommes vraiment très satisfaits des résultats obtenus et de l’accompagnement proposé. Nous les recommandons sans hésiter ! “
Marie Taquet - CEO @Iconoclass
4. un bon suivi de la facturation et de la trésorerie
La croissance d’une entreprise rend souvent la gestion du poste clients plus complexe et plus chronophage. Pour atteindre leurs objectifs commerciaux, les entreprises sont naturellement tentées de prioriser la vente à la gestion de la facturation.
Mais négliger trop longtemps la gestion du poste clients peut avoir des conséquences dramatiques sur la trésorerie et la santé financière d’une entreprise. Rappelez-vous : le chiffre d'affaires correspond aux factures encaissées, il n’inclut pas la somme des créances en cours !
Il est donc impératif de se doter d’outils afin d’être en capacité de suivre et d’évaluer régulièrement l’efficacité de l’order to cash. Comme son nom l’indique, ce processus correspond à toutes les tâches relatives :
- à la gestion des devis : réception d’une demande client, envoi d’une proposition commerciale, validation d’un devis,
- au traitement des commandes : enregistrement, transmission de la commande, livraison du produit ou réalisation de la prestation,
- à la facturation : émission, envoi et suivi de la facturation jusqu’à l’encaissement.
Puisque le processus O2C (order to cash) influence directement la trésorerie de l’entreprise, il est possible d’en mesurer l’efficacité grâce à un indicateur de performance clé : le DSO (ou “Days Sales Outstanding”). Cet indicateur mesure le délai moyen de recouvrement ou de paiement d’une facture, à partir de sa date d’émission. Ainsi, plus vos clients règlent tard leur facture, plus le DSO de votre entreprise est élevé.
Calculer le DSO permet donc de mesurer la capacité d’une entreprise à gérer efficacement son poste clients. Ainsi, suivre et optimiser cet indicateur est un levier stratégique pour améliorer la trésorerie d’une entreprise et sa santé financière.
5. Gérer les impayés de manière adaptée
Une créance devient un impayé lorsque la date de paiement est passée et que le débiteur n’a toujours pas réglé sa facture. La gestion des impayés client est un art délicat qui doit trouver un équilibre entre :
- le besoin en trésorerie de votre entreprise,
- le maintien d’une bonne relation commerciale avec le client.
Relancer une facture impayée peut prendre plusieurs formes et il est important de choisir un mode de communication adapté à chaque client.
En effet, appliquer immédiatement des pénalités de retard ou envoyer une mise en demeure de payer risque d’affecter la relation commerciale avec le client. Dans la plupart des cas, un impayé peut être résolu grâce à une relance de paiement amiable.
Cependant, pour être percutante, une relance amiable doit être personnalisée. Il est souvent bien plus efficace d’effectuer une relance téléphonique plutôt que de bombarder la boîte mail d’un client avec des relances froides et impersonnelles. Parfois, un débiteur a de bonnes raisons de refuser de payer sa facture (ex : prix erroné, facture adressée à la mauvaise personne etc…). Dans ce cas, seule une approche personnalisée permet de gérer efficacement un litige client lié au paiement d’une facture tout en préservant une bonne relation avec le débiteur.
Malheureusement, si la facture fait l’objet d’un désaccord profond entre le créancier et son débiteur, alors une gestion amiable est impossible. Ce type de situation peut alors mener vers une procédure de recouvrement judiciaire, qui consiste à obtenir d’un juge une injonction de payer afin de forcer le débiteur à payer sa dette.
Enfin, lorsque tous les moyens amiable et judiciaire n’ont pas permis d’obtenir le paiement de votre facture, celle-ci est considérée comme une créance irrécouvrable. Dans ce cas, l’article 272 du code général des impôts vous permet d’obtenir un certificat d’irrecouvrabilité afin d’obtenir un remboursement de la TVA.
Cela dit, le recouvrement de créances impayées est un processus coûteux et chronophage pour votre entreprise. Une bonne gestion du poste clients reste la meilleure manière de préserver la santé financière de votre entreprise (et votre charge mentale).
Vous préférez rester concentré sur la croissance de votre entreprise ? Confiez à Trezo la gestion de votre poste clients !
“Trezo a été d’une aide précieuse pour la gestion du recouvrement pendant la forte croissance de bricks. Les rapports & dashboards personnalisés nous ont permis de suivre de près les performances de notre poste client et de prendre des décisions informées.”
Victor Leboda - Fondateur Bricks collective
On gère votre poste client de la facturation au paiement