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Les étapes d’une procédure de relance client

En 2024, seulement 48,7 % des entreprises respectent leurs engagements de paiement à l’échéance, un chiffre en recul depuis début 2023.
Etude d’Altarès

En matière de gestion du poste client, mieux vaut prévenir que guérir. Même avec un process de facturation bien huilé, il arrive que certaines créances traînent. Et une facture qui reste impayée fragilise votre trésorerie un peu plus chaque jour qui passe.

Mettre en place une procédure de relance aide à mieux gérer les impayés avant que les retards de paiement ne détériorent la santé financière de votre activité ou que vous soyiez contraint d’engager des actions contentieuses chronophages et coûteuses.

Concrètement, un procédure de relance client se compose de trois phases qui s’enchaînent chronologiquement, dans le but d’assurer le recouvrement amiable d’une facture impayée :

1. Communication et conciliation avec le client, 
2. Envoi de relances formelles,
3. Envoi d’une mise en demeure.

Phase 1 : Communication et conciliation

Un client qui ne paie pas n’est pas forcément un mauvais payeur. Un impayé résulte souvent d’un oubli ou d’un embouteillage côté comptabilité.

C’est pourquoi, avant toute chose, il faut parler avec votre client. Plutôt que d’envoyer directement une relance écrite, favoriser le dialogue permet souvent de désamorcer la situation rapidement.

Ainsi, une simple relance téléphonique dans les jours qui suivent la date d’échéance permet de vérifier que la facture a bien été réceptionnée, qu’elle a été validée en interne et d’identifier rapidement l’origine du blocage éventuel.

Si vous ne parvenez pas à joindre votre client par téléphone ou si vous préférez garder une trace écrite de vos échanges, vous pouvez envoyer une relance courtoise par mail, par SMS ou en utilisant une messagerie instantanée (ex : Slack, Teams, Whatsapp etc…).

À ce stade de la procédure de recouvrement, il est important de faire preuve d’écoute et de bienveillance. Il ne s’agit pas de mettre en cause le client mais de chercher à comprendre et à résoudre la situation.

A condition d’être effectuée avec adresse, cette phase de conciliation est souvent suffisante pour obtenir le règlement d’une créance client en retard. Ce contact direct et informel vous donne même l’occasion de resserrer vos liens avec le client et/ou d’envisager une nouvelle commande.

Phase 2 : Relance(s) formelle(s)

Quand vos premiers échanges restent sans réponse et que la facture tarde toujours à être réglée, il est temps d’adopter une démarche plus formelle. Cette phase consiste à envoyer une ou plusieurs lettres de relance, à intervalles réguliers.

Rythme d’envoi des lettres de relance

La première relance peut être envoyée à J+5 après la date d’échéance. Il s’agit de rappeler les faits avec un ton resté neutre et professionnel. Mentionnez simplement la facture concernée et rappelez poliment que le règlement n’a pas encore été enregistré.

Sans réponse de la part du client, une deuxième relance peut suivre à J+15. Cette fois, le ton peut être plus direct : vous pouvez rappeler vos précédents messages, souligner le retard et proposer un délai supplémentaire raisonnable.

En cas de besoin, une troisième relance à J+30 permet de formaliser un dernier avertissement. Elle doit faire comprendre au client que vous êtes déterminé à obtenir le règlement.

Contenu et portée juridique d’une lettre de relance

Chaque relance doit inclure un minimum d’informations :

• l’objet de la créance, 
• le montant dû,
• la date d’échéance,
• les coordonnées de règlement,
• vos moyens de contact, 
• une copie de la facture.

Même si une lettre de relance n’a pas de valeur juridique, elle prouve que vous avez tenté de résoudre le litige à l’amiable en ayant recours à des méthodes douces. En cas de contentieux, un juge peut en tenir compte.

Pour aller plus loin, consultez notre article contenant plusieurs modèles de relances pour facture impayée. 

Phase 3 : Envoi d’une mise en demeure

Lorsque vos relances successives restent sans effet, il est temps d’envoyer une mise en demeure de payer. Il s’agit d’une étape importante dans une procédure de relance car elle marque un changement de posture : vous ne demandez plus, vous exigez.

Une mise en demeure doit être envoyée par courrier recommandé avec accusé réception. Son contenu doit être rédigé dans des termes clairs, directs et suffisamment fermes pour être juridiquement qualifié d’interpellation suffisante.

Concrètement, une mise en demeure doit inclure :

• les éléments de la créance (montant, référence, date d’échéance),
• un résumé des relances précédentes,
• un délai impératif pour régulariser la situation (généralement 8 à 15 jours),
• votre intention de saisir la justice en cas de non-paiement.

Cette lettre a une portée juridique. Contrairement aux relances amiables, elle est un préalable obligatoire à un recouvrement judiciaire. 

Chez Trezo, nous accompagnons nos clients à chaque étape de la procédure de relance (en poursuivant jusqu’au recouvrement judiciaire, si besoin). Ainsi, nos chargés de recouvrement peuvent prendre en charge tous vos impayés. Afin de préserver vos relations commerciales, nous agissons en votre nom en prenant soin de respecter l’image et les valeurs de votre entreprise.

"La gestion des factures était une tâche particulièrement chronophage pour nous, et un encours important s'accumulait faute de temps pour effectuer les relances nécessaires. Grâce à Trezo, nous avons pu externaliser cette gestion, ce qui a considérablement réduit notre encours client et nous a permis de nous concentrer sur d'autres taches.
Nous bénéficions également d'indicateurs clés qui facilitent nos prises de décision, ainsi que de conseils pertinent pour nous aider à traiter les cas clients difficiles."
Thibault BRILLET - Founder @Moonmoon

Quelles sont les procédures légales de recouvrement d’une créance ?

Lorsque la mise en demeure reste sans réponse et que le client ne manifeste aucune volonté de régulariser sa situation, la procédure de relance touche à sa fin. Vous êtes alors en droit d’entamer une procédure judiciaire de recouvrement afin d’obtenir un titre exécutoire destiné à contraindre le débiteur à payer ce qu’il vous doit.

Selon la nature du litige, le montant de la créance et le comportement du client, plusieurs options s’offrent à vous.

L’injonction de payer

Simple, rapide et peu coûteuse, l’injonction de payer consiste à déposer une requête au greffe du tribunal (tribunal judiciaire ou tribunal de commerce selon les cas), accompagnée des pièces justificatives.

Si le juge estime la demande fondée, il rend une ordonnance portant injonction de payer, sans convoquer le débiteur. Celui-ci dispose ensuite d’un délai pour faire opposition. S’il ne réagit pas, l’ordonnance devient exécutoire.

Cette procédure est particulièrement adaptée pour les factures impayées dont le montant est significatif, mais non litigieux.

La procédure simplifiée de recouvrement des petites créances

Depuis la loi Macron de 2016, une procédure accélérée permet de recouvrer les créances inférieures à 5 000 € TTC. Elle est mise en œuvre par un commissaire de justice, sans passer par le tribunal, sauf opposition du débiteur.

Cette solution a l’avantage d’être simple et rapide : elle repose sur une proposition amiable formulée par l’huissier. Si le débiteur ne répond pas dans un certain délai, l’accord devient exécutoire.

Le référé provision

Lorsqu’un besoin de trésorerie immédiat se fait sentir, le référé provision permet d’engager une procédure d’urgence, devant le juge des référés. Elle permet d’obtenir le paiement d’une partie ou de la totalité de la créance dans un délai d’un mois environ.

Le juge statue sur pièces, en audience rapide. S’il considère que la dette est évidente et non sérieusement contestable, il ordonne le versement d’une provision à votre bénéfice.

Cette solution est adaptée aux litiges simples mais nécessite d’avoir un dossier solide et bien documenté.

L’assignation en paiement

C’est la procédure contentieuse classique. Elle consiste à faire assigner votre client devant le tribunal compétent, par l’intermédiaire d’un commissaire de justice. Elle est nécessaire en cas de créance contestée, de litige complexe ou lorsque les autres voies ont échoué.

L’assignation donne lieu à un débat contradictoire, avec échange d’arguments et pièces justificatives. Le juge tranche ensuite le litige au fond, par jugement.

Cette démarche est plus longue et plus coûteuse mais elle s’avère incontournable dès lors que le débiteur refuse de reconnaître la dette ou soulève des contestations sérieuses.

L’exécution par un commissaire de justice

Une fois la décision de justice obtenue (ordonnance, jugement, titre exécutoire), il revient à un commissaire de justice de la faire appliquer. 

Selon la situation, plusieurs mesures d’exécution peuvent être engagées :

• Saisie bancaire, 
• Saisie-vente, 
• Saisie sur rémunérations,
• Hypothèque judiciaire.

3 conseils pour optimiser une procédure de relance

Personnalisez la séquence en fonction du client

Une procédure appliquée mécaniquement à tous vos clients risque de nuire à la relation commerciale ou de manquer de fermeté là où il en faudrait.

Une procédure de relance efficace doit donc être adaptée au profil du client, à son historique de paiement et au montant de la créance concernée. Autrement dit : la relance client ne s’applique pas de façon uniforme. Elle se pilote.

Adapter les actions de recouvrement en fonction de différents scénarios

Tout d’abord, élaborer des scénarios de relance est un moyen simple d’affiner votre procédure de relance. Pour chaque type d’impayé (retard ponctuel, difficulté de trésorerie, litige commercial, silence persistant…), vous pouvez définir une séquence d’actions claire et progressive.

Mettre en place un score de solvabilité

Pour aller plus loin, attribuez à chaque client un score de solvabilité. Cet indicateur, construit à partir de données internes (délais de paiement observés, volume d’affaires, nombre d’impayés) ou externes (informations financières disponibles, notation crédit), vous permet de mieux choisir le type de relance approprié.

Par exemple, si le score du client est faible, la relance devra être rapide, structurée et documentée. À l’inverse, un client loyal et solide financièrement peut bénéficier d’une relance plus souple, moins formelle.

Appuyez-vous sur des outils et des données fiables

Une bonne procédure de relance repose autant sur l’organisation que sur la qualité de l’information à disposition du chargé de recouvrement.

En effet, pour savoir qui relancer, quand et comment, vous devez pouvoir vous appuyer sur des données à jour et des outils adaptés.

Mettre en place une balance âgée

Premier réflexe à adopter : tenir une balance âgée rigoureusement à jour. Cet outil de pilotage classe les créances selon leur ancienneté (à l’échéance, à J+30, à J+60, etc.). En visualisant d’un coup d’œil les retards les plus critiques, vous pouvez prioriser vos actions de recouvrement et éviter de gaspiller du temps ou de l’énergie inutilement (comme relancer un client qui a déjà payé).

Calculer régulièrement le DSO

Le DSO (Days Sales Outstanding), ou délai moyen de paiement client, mesure le nombre de jours nécessaires à l’encaissement de vos créances après facturation. Calculer le DSO régulièrement aide à évaluer l’efficacité de votre procédure de relance (et son impact sur votre trésorerie).

Conserver des données fiables implique une comptabilité rigoureuse et une base client bien tenues. Pour faciliter l’accès et la mise à jour des données, il est judicieux de vous équiper d’un logiciel de facturation performant capable de centraliser les informations clés (factures émises, paiements reçus, relances envoyées) et d’automatiser certaines tâches répétitives.

Formez et responsabilisez vos équipes

Une procédure de relance repose aussi sur la coordination et la montée en compétence des équipes qui la mettent en œuvre. Dès lors que plusieurs services sont impliqués  (comptabilité, recouvrement, commercial…), il est indispensable de définir clairement qui fait quoi, quand et comment.

Le chargé de recouvrement, par exemple, doit savoir jusqu’où il peut aller dans la négociation avec un client et dans quel cas il doit faire appel à un autre service. 

Par exemple, si la facture est bloquée à cause d’une livraison incomplète ou d’un produit non conforme, ce n’est pas une relance qui réglera le problème. C’est le rôle de l’équipe logistique ou du responsable qualité de débloquer la situation.

Par ailleurs, l’équipe commerciale a également un rôle à jouer pour optimiser la procédure de relance car elle est familière avec le profil de chaque client, son historique, ses préférences ou ses contraintes internes. Cette connaissance terrain est précieuse pour les chargés du recouvrement car elle permet d’ajuster le ton et le rythme de la procédure de relance.

Ainsi, la formation des collaborateurs est clé. Il ne suffit pas de leur transmettre un schéma de la procédure sur papier : ils doivent en comprendre les enjeux, adopter les bons réflexes et savoir interpréter les indicateurs clés.

Dans cette optique, Trezo vous accompagne à deux niveaux :

• Stratégique, en co-construisant un tableau de bord financier adapté à votre activité, regroupant les indicateurs essentiels pour piloter le poste client (DSO, balance âgée, cash conversion cycle, taux de recouvrement, etc.) ;‍
• Opérationnel, en prenant en charge le recouvrement des créances puis en formant les équipes à la procédure de relance la plus efficace.

"Nous sommes très satisfaits de notre collaboration avec la société Trezo. Candice est à l’écoute et disponible pour nous aider à atteindre nos objectifs business et finance."
Marine Larnicol - Entrepreneurs.com

Pourquoi mettre en place une procédure de relance bien pensée ?

Mettre en place une procédure de relance claire et rigoureuse est une nécessité pour toute entreprise confrontée à des factures impayées. Ce processus structuré permet de limiter les retards de paiement, de sécuriser les encaissements et de préserver la relation avec vos clients, tout en préparant le terrain à une éventuelle procédure judiciaire si le recouvrement amiable échoue.

Voici les principaux avantages d’une relance de facture impayée bien menée :

Réduire les retards de paiement et sécuriser la trésorerie

Chaque facture impayée fragilise votre trésorerie. Grâce à une relance de facture structurée, envoyée au bon moment (idéalement quelques jours après la date d’échéance), vous augmentez les chances de paiement rapide et réduisez les tensions financières. La répétition des retards de paiement n’est pas une fatalité si la procédure de relance est bien définie.

Structurer le suivi des factures et des paiements

Une bonne procédure de recouvrement permet de suivre chaque facture selon son montant, son client, sa date d’échéance, et le délai de paiement contractuel. Vous savez quand envoyer une relance, à qui, et sous quelle forme : courrier, mail, lettre de relance, ou même en recommandé avec accusé de réception. Cette organisation rigoureuse limite les oublis et évite d’envoyer une relance inappropriée.

Améliorer la relation client, même en cas d’impayé

Une relance courtoise, envoyée dans le cadre d’un recouvrement amiable, montre que vous suivez vos factures impayées avec sérieux sans pour autant rompre la confiance. En effet, une facture impayée ne signifie pas nécessairement qu’un client est de mauvaise foi. Une lettre de relance bien formulée ou un échange téléphonique peut souvent suffire à débloquer la situation. Cela permet de préserver, voire de renforcer, le lien commercial.

Préparer sereinement une procédure judiciaire en cas d’échec de la phase amiable

Si le client ne donne pas suite à vos relances, il faudra alors passer à l’envoi d’une mise en demeure, généralement sous forme de lettre de mise en demeure adressée en recommandé avec accusé de réception. Cette mise en demeure est une étape décisive avant toute action devant le juge. Elle ouvre la voie, si nécessaire, à des voies judiciaires comme l’injonction de payer, le référé provision ou encore l’assignation en paiement (voir plus haut). Une lettre de mise en demeure bien rédigée, appuyée sur une procédure de relance sérieuse, renforcera votre dossier si le recouvrement judiciaire devient inévitable.

Accélérer les délais de paiement

Une procédure de relance pour facture impayée bien calibrée permet de réduire le délai moyen de règlement des créances. Moins vous laissez traîner une facture impayée, plus vous renforcez la culture du paiement à l’échéance auprès de vos clients. Cela favorise un cercle vertueux dans votre gestion du poste client, tout en améliorant vos indicateurs financiers.

Consolider l’image de votre entreprise

Une entreprise qui suit sérieusement ses factures et envoie ses relances avec rigueur inspire davantage de respect à ses partenaires commerciaux. Cela crée un climat de confiance, limite les abus et valorise l’image de marque, que vous soyez une PME, une TPE, un auto-entrepreneur ou une grande entreprise.

Pourquoi accorder un score de solvabilité à ses clients ?

En 2024, on compte environ 66 000 défaillances d’entreprises, soit une hausse de 18,5% par rapport à 2023.
Banque de France

D’abord utilisé dans le monde bancaire pour accorder (ou non) un crédit à un particulier, le scoring financier s’est progressivement étendu à d’autres secteurs d’activité. Dans un contexte économique où les défaillances d’entreprises ont atteint un niveau record, mettre en place un système de scoring est devenu un outil indispensable pour savoir à qui accorder votre confiance… et à quelles conditions.

Concrètement, le score de solvabilité est un indicateur qui s’appuie sur des critères financiers, comportementaux et économiques pour déterminer si un client est capable d’honorer ses factures dans les temps, ou s’il présente un risque de défaut de paiement. En général, un client avec un score élevé est réputé fiable alors qu’un client avec un score bas est un client à risque.

Ainsi, attribuer un score de solvabilité à une entreprise permet d’anticiper et de vous prémunir contre le risque de facture impayée. Avec un système de scoring, vous pouvez adapter vos efforts de prospection, vos conditions de paiement et vos relances en cas d’impayé.

Résultat : une meilleure gestion du poste client et moins de problèmes de trésorerie.

Mettre en place un système de scoring pour évaluer la solvabilité de vos partenaires commerciaux est un puissant outil d’aide à la décision qui permet :

• de limiter les encours autorisés ou de refuser une transaction risquée,
• de savoir quand exiger un acompte ou un règlement comptant,
• d’accorder ou non un échéancier de paiement,
• de détecter les clients dont la situation financière se dégrade,
• d’adapter votre procédure de relance au cas par cas.

Chez Trezo, nous prenons en charge la gestion de vos impayés grâce à une approche sur-mesure, allant de la relance téléphonique au recouvrement judiciaire. En parallèle, nous vous aidons à mettre en place un système de scoring adapté à votre portefeuille de clients. Autrement dit, nous vous aidons à consolider votre trésorerie et la santé financière de votre entreprise tout en vous permettant de rester concentré sur votre cœur de métier.

“Nous avons choisi Trezo afin de leur confier la gestion de notre poste client pour notre offre B2B. Nous sommes vraiment très satisfaits des résultats obtenus et de l’accompagnement proposé. Nous les recommandons sans hésiter ! “
Marie Taquet - CEO @Iconoclass

Quels critères composent un score de solvabilité ?

Un score de solvabilité est généralement calculé grâce à des critères :

1. Financiers (bilan, compte de résultat, ratios financiers)
2. Comportementaux (historique de paiement, volume de commandes)
3. Économiques (secteur d’activité, parts de marché)

Critères financiers du scoring

Pour évaluer objectivement la solidité économique d’une entreprise, un score de solvabilité s’intéresse en premier lieu à ses documents comptables et à ses principaux ratios financiers.

Le bilan et le compte de résultat donnent une bonne image de la santé globale de votre client puisqu’ils renseignent sur sa capacité à couvrir ses dettes, la part de ses actifs financée par ses capitaux propres et l’évolution de sa rentabilité.

Au-delà des chiffres bruts, les ratios financiers aident à mieux évaluer les risques. Les critères financiers d’un système de scoring peuvent notamment reposer sur :

• Le taux d’endettement, qui mesure la part des ressources financières provenant de l’emprunt.
• Le free cash flow, qui mesure la capacité à générer du cash après investissement.
• La trésorerie nette qui correspond à la différence entre les disponibilités et les dettes financières à court terme (elle indique si l’entreprise peut faire face à ses échéances immédiates sans levée de fonds).
• le cash conversion cycle, qui mesure le temps pendant lequel une entreprise doit financer son activité courante sans avoir encore été payée.

Critères comportementaux du scoring

Les critères comportementaux analysent les habitudes de paiement du client et la qualité de la relation commerciale que vous entretenez avec lui. 

Un bon système de scoring de solvabilité peut par exemple prendre en compte :

• L’historique de paiement : respect des délais, fréquence des retards, existence d’impayés, nombre de relances nécessaires…
• Les facilités de paiement accordées: reports d’échéance, échéanciers à rallonge…
• L’ancienneté de la relation : un client fidèle depuis plusieurs années avec un historique sain inspire plus de confiance qu’un nouveau client sans antécédents.
• Le volume de commandes : un flux d’affaires stable et croissant est rassurant. À l’inverse, des commandes irrégulières ou en baisse peuvent alerter.
• Les litiges passés : contestations de factures, désaccords récurrents ou contentieux. Même si certains conflits peuvent être justifiés, ils pèsent sur la relation commerciale et augmentent le risque d’impayé.

Critères économiques du scoring

Certains secteurs ou profils d’entreprises présentent des risques structurels plus élevés que d’autres. Dans certains cas, un système de scoring doit également prendre en compte le contexte économique dans lequel évolue un client, comme :

• Son secteur d’activité : le BTP ou la restauration sont des activités plus sensibles aux aléas économiques.
• Ses parts de marché : un leader bien implanté a généralement plus de ressources pour faire face aux imprévus qu’un nouvel entrant encore fragile.
• Son capital social et ses effectifs : un capital élevé et un nombre important de salariés inspire davantage confiance.
• Son emplacement géographique : certaines zones présentent parfois des profils de risque spécifiques liés à l’activité locale ou à l’accès au financement.

Ces critères doivent être croisés avec les indicateurs financiers et comportementaux afin de pouvoir établir un score cohérent et fiable. Prenez rdv avec notre équipe si vous souhaitez mettre en place un système de scoring dans votre entreprise.

"La collaboration avec Trezo nous a permis de réduire significativement notre encours client ainsi que nos délais de règlement. Nous avons pu structurer notre pôle finance en mettant en place les bons process. Ça a été un vrai gain d'efficacité, nécessaire pour atteindre nos objectifs de croissance."
Maxime Delmotte - Co-Fondateur Panopli

Comment mettre en place un système de scoring ?

Pour mettre en place un score de solvabilité, vous pouvez choisir :

1. d’utiliser les modèles de scoring d’agences spécialisées
2. d’élaborer en interne votre propre système de scoring

Option 1 : Utiliser les modèles de scoring d’agences spécialisées

Des agences spécialisées comme Creditsafe, Coface, Infolegale ou Ellisphere proposent des solutions prêtes à l’emploi pour estimer rapidement le risque de défaillance d’un client. Leur score de solvabilité est calculé à partir de bases de données massives et d’algorithmes éprouvés. 

Par exemple, Creditsafe attribue un score de 1 à 100 à chaque société présente dans sa base de données. Ce score, mis à jour quotidiennement, est facile à interpréter :

• 70+ : bonne solvabilité, faible risque de défaillance.
• 40 à 69 : risque modéré, à surveiller.
• 40- : risque élevé, décision à encadrer.

Certaines plateformes, comme Infolegale, incluent également des données comportementales (délais réels de paiement observés) pour affiner leur analyse. D’autres, comme Coface, associent au scoring de solvabilité et une recommandation de limite de crédit.

Ces modèles permettent de prendre rapidement des décisions éclairées mais à condition de savoir interpréter les résultats dans leur contexte. Il est parfois plus clair et plus adapté de mettre en place un système de scoring interne.

Option 2 : Établir votre propre système de scoring

Construire votre propre système de scoring vous permet de garder la main sur les critères analysés, leur pondération et la manière d’agir en fonction du résultat.

Voici les cinq étapes-clés pour mettre en place un outil sur-mesure, ajusté aux spécificités de votre secteur, de vos clients et de votre stratégie commerciale :

1. Collecter les données pertinentes

Commencez par rassembler toutes les données financières, économiques et comportementales de vos clients. Ces informations se trouvent dans des sources internes (CRM, ERP, logiciel de facturation) ou des sources externes (Pappers.fr, Infogreffe, bodacc.fr etc…).

2. Pondérer chaque critère selon son importance

Tous les critères n’ont pas le même poids. L’historique de paiement ou la trésorerie disponible ont plus d’influence sur le risque client que la zone géographique ou le nombre d’employés. Accordez à chaque critère pertinent un coefficient pour refléter son importance dans le calcul du score.

3. Calculer un score exploitable et lisible

Le score de solvabilité peut être exprimé :

• Sur une échelle de 0 à 100 (par des points ou des pourcentages)
• Par des lettres (A, B, C, D…)
• Ou simplement par des niveaux de risque (faible, modéré, élevé)

L’important est de rester cohérent et compréhensible pour vos équipes. Le scoring doit faciliter les décisions, pas les compliquer.

4. Intégrer le scoring à votre processus commercial

Le score de solvabilité ne doit pas rester un indicateur figé dans un tableau. Il doit orienter vos décisions en formulant des recommandations pertinentes (ex : paiement comptant exigé, plafond d’encours, facilités de paiement pouvant être accordées etc…).

5. Automatiser les mises à jour et évaluer la performance du système

Un bon scoring interne est évolutif. Il doit être mis à jour régulièrement (mensuellement ou trimestriellement selon votre activité). Idéalement, il doit être alimenté automatiquement avec des données récentes. 

Pour vous simplifier la tâche, faites appel à Trezo : nous vous aidons à concevoir un système de scoring pragmatique, évolutif et intégré à votre cycle de vente. Et en cas d’impayés, nous prenons le relais pour protéger votre trésorerie sans compromettre vos relations commerciales.

"L'équipe de Trezo est hyper disponible pour répondre à nos questions et pousser les choses plus loin si besoin. Important pour nous également, ils prennent le temps de s'adapter à chacun de nos clients pour ne pas affecter leur expérience avec notre agence. Et ça fait la différence, il y a vraiment eu un avant et un après depuis qu'on bosse avec eux. Petit bonus : quel kiff de ne plus gérer les relances clients et de recevoir leurs updates sympas. On recommande sans hésiter Trezo à tous ceux qui veulent booster leur gestion financière en douceur 😉"
David VOGE - Fondateur @Petit Hack

4 pièges à éviter lors de l’utilisation du score de solvabilité

Un score de solvabilité est un outil précieux mais encore faut-il l’interpréter correctement et le faire évoluer afin qu’il garde toute sa pertinence. 

Voici quelques exemples d’erreurs à éviter :

• Se fier à un score obsolète : un score calculé il y a longtemps ne reflète plus forcément la réalité (un client peut avoir perdu un marché, changé de dirigeant ou engagé une procédure collective entre-temps). Pensez à actualiser vos scores au moins une fois par trimestre, voire tous les mois si vous avez un volume important de clients ou si vous travaillez dans un secteur exposé.
• Construire un modèle trop simpliste ou trop complexe : un scoring basé sur peu de critères (ex : chiffre d’affaires + ancienneté du client) vous expose à des décisions biaisées. À l’inverse, un modèle truffé d’indicateurs techniques mal pondérés devient inexploitable.
• Réagir de façon rigide : le score de solvabilité doit servir à orienter vos décisions, non les dicter mécaniquement. Si un client fiable voit son score baisser, engager un dialogue permet souvent de mieux cerner la situation réelle et d’adapter vos conditions (acomptes, échéanciers, garanties) de manière intelligente.
• Négliger l’évolution du modèle dans le temps : prenez le temps de recalibrer votre système de scoring au moins une fois par an, en révisant les pondérations en fonction des défaillances passées et en intégrant de nouveaux critères (si besoin).

Besoin d’un accompagnement ? Nous sommes à votre disposition pour vous aider à mettre en place un système de scoring de solvabilité utile, clair et durable.

C’est quoi une balance âgée ?

La balance âgée est un document comptable qui regroupe les créances clients et les dettes fournisseurs non soldées. Les factures sont classées en fonction du délai qui les sépare de leur date d’échéance : non échues, en retard de 30 jours, de 60 jours, de plus de 90 jours etc...

A un instant T, la balance âgée permet de visualiser d’un coup d’œil ce que vos clients vous doivent et ce que vous devez à vos fournisseurs. En classant les factures par ancienneté, la balance âgée met en évidence les retards de paiement et les encaissements à venir.

Bien qu’elle ne soit pas obligatoire légalement, la balance âgée est un incontournable en comptabilité. Comme vous le verrez plus loin dans cet article, cet outil est utile pour gérer le poste client, préserver la santé financière de votre entreprise et améliorer sa rentabilité.

Balance âgée clients

La balance âgée clients contient uniquement les créances clients en cours, c’est-à-dire les factures émises que vos clients doivent vous régler. 

Une balance âgée clients prend la forme d’un tableau à double entrée :

• Colonnes : elles indiquent les tranches d’échéance (non échues, retard 1-30 jours, 30-60 jours, 61-90 jours, plus de 90 jours).
• Lignes : elles listent chaque client avec le montant total dû et la répartition des montants selon leur ancienneté.

Exemple simplifié d’une balance âgée clients :

Comme vous pouvez le voir, cet outil permet de détecter immédiatement les retards de paiement et les comptes clients associés, ce qui facilite la gestion du recouvrement des factures.

Balance âgée fournisseurs

La balance âgée fournisseurs répertorie toutes les factures fournisseurs non réglées par votre entreprise, classées selon leur ancienneté. Cette vision chronologique permet d’anticiper vos sorties de trésorerie, de payer vos fournisseurs en temps et en heure et ainsi, d’entretenir de bonnes relations avec vos partenaires commerciaux.

Comme pour la balance âgée clients, la balance âgée fournisseurs se présente sous forme d’un tableau :

• Colonnes : le temps qui sépare les factures de leur date d’échéance (non échues, 1-30 jours de retard, 31-60 jours, 61-90 jours, plus de 90 jours).
• Lignes : le nom de chaque fournisseur, le montant des factures en attente de paiement en fonction de leur ancienneté.

Exemple simplifié d’une balance âgée fournisseurs :

La balance âgée fournisseurs permet donc d’assurer une gestion saine de vos dettes. Complémentaire à la balance âgée clients, elle permet également de maintenir un équilibre financier et d'optimiser la gestion de votre trésorerie.

Vous avez besoin de recouvrer rapidement vos impayés ? Faites appel à Trezo ! En nous appuyant sur une méthodologie éprouvée (et respectueuse des valeurs de votre entreprise), notre équipe peut agir en votre nom afin de recouvrer vos impayés tout en vous permettant de rester concentré sur votre cœur de métier.

Pourquoi utiliser une balance âgée ?

Utiliser une balance âgée permet :

1. d’organiser et de prioriser les actions de recouvrement des factures,
2. d’améliorer la rentabilité de l’entreprise,
3. de piloter la trésorerie de l’entreprise.

Organiser ou prioriser les actions de recouvrement

En regroupant toutes les créances par échéance, la balance âgée clients permet d’identifier rapidement les factures en retard et leur degré de risque, en prenant notamment en compte que :

• Plus la date d’échéance d’une facture est dépassée depuis longtemps, plus il est difficile de la recouvrer.
• Un client qui cumule les impayés présente un risque plus élevé pour la trésorerie de votre entreprise.

Grâce à cette cartographie des créances, vous pouvez adapter vos relances et définir une stratégie efficace pour gérer vos impayés et répondre aux besoins de votre entreprise.

Concrètement, deux grandes stratégies de recouvrement s’offre à vous :

1️⃣ Prioriser les créances les plus anciennes pour limiter les pertes

• Cette approche vise à traiter en priorité les créances de plus de 60 ou 90 jours, car leur recouvrement devient plus difficile avec le temps.
• Elle est adaptée aux entreprises ayant un volume d’impayés important et qui cherchent en priorité à éviter que leurs créances deviennent irrécouvrables.

2️⃣ Prioriser les impayés récents pour augmenter rapidement la trésorerie

• Ici, l’objectif est d’agir dès les premiers jours de retard, en relançant rapidement les factures échues de 1 à 30 jours.
• Elle peut se traduire par l’envoi d’une lettre de relance courtoise ou ou d’une relance téléphonique afin d’inciter le client à régulariser au plus vite la situation.
• Si votre client rencontre des difficultés financières, c’est l’occasion de lui proposer un échéancier de paiement.

Chez Trezo, nous proposons un accompagnement sur-mesure. Dans certains cas, nous prenons en charge l’ensemble de vos impayés. Dans d’autres, nous laissons au chargé de recouvrement interne la gestion des impayés les plus récents (plus faciles à recouvrer) et nous nous occupons du recouvrement des créances les plus anciennes (les plus complexes).

Améliorer la rentabilité de l’entreprise

Une balance âgée permet de repérer immédiatement les clients en retard et d’adapter la les actions de recouvrement en fonction du niveau de risque qu’il présente. Or, une bonne stratégie de recouvrement permet de réduire le DSO, c’est-à-dire le délai moyen de paiement des clients.

Autrement dit, en mettant en place une politique de recouvrement basée sur l’analyse de la balance âgée, vous pouvez encaisser plus vite et diminuer le BFR (Besoin en Fond de Roulement) de votre entreprise. 

Ainsi, une gestion proactive des impayés améliore votre capacité d’autofinancement, réduisant mécaniquement le recours à des sources de financement externe (et coûteuses), comme un découvert bancaire ou une solution d’affacturage en ligne. Cela peut avoir un effet direct sur la rentabilité de l’activité.

Piloter la trésorerie de l’entreprise

En offrant une visibilité détaillée sur les flux financiers à venir, la balance âgée permet d’anticiper les encaissements et les décaissements, évitant ainsi les tensions de trésorerie.

En effet, certains retards de paiement peuvent être ponctuels, tandis que d’autres révèlent des habitudes préoccupantes. L’analyse de la balance âgée permet d’évaluer le risque client en identifiant facilement les mauvais payeurs.

Ainsi, grâce au calcul du DSO, du taux de recouvrement, à l’analyse de la balance âgée et à un système de scoring solvabilité, vous pouvez mieux apprécier l’évolution future de la trésorerie nette de l’entreprise. Cela permet de réaliser des prévisions de trésorerie plus précises et d’anticiper d’éventuels besoins de financement ou d’identifier une opportunité d’investissement afin de valoriser le surplus de trésorerie.

Conception d’une balance âgée : mode d’emploi

La balance âgée est un outil essentiel pour suivre les encours clients et fournisseurs, mais encore faut-il la concevoir correctement pour en tirer des données exploitables.

La première étape de l’élaboration d’une balance âgée consiste à centraliser toutes les informations comptables nécessaires, c’est-à-dire l’ensemble des factures clients et fournisseurs en cours, les paiements déjà enregistrés, ainsi que les dates d’échéance précises. Il est impératif que toutes les données soient à jour et correctement saisies dans le logiciel de comptabilité ou dans le tableau Excel. 

Une fois ces éléments réunis, il suffit de classer les créances et dettes selon leur ancienneté :

• Non échues
• 1 à 30 jours de retard 
• 31 à 60 jours de retard 
• 61 à 90 jours de retard
• +90 jours de retard 

Pour créer une balance âgée, un tableur Excel est tout à fait suffisant. Cependant, si votre entreprise fait face à un volume de factures important, il est recommandé d’utiliser un logiciel de facturation capable de générer automatiquement une balance âgée.

Enfin, l’actualisation des données de la balance âgée est une condition déterminant son efficacité. Il est recommandé de la mettre à jour au minimum une fois par mois, voire chaque semaine pour les entreprises ayant un fort volume de transactions. Une mise à jour trop espacée entraîne une perte de visibilité sur la situation réelle des créances et peut retarder les actions de recouvrement. 

Chez Trezo, nous accompagnons nos clients au niveau stratégique et opérationnel. Une fois la balance âgée mise en place, notre équipe intervient dans son analyse et dans l’organisation d’une stratégie de recouvrement efficace.

Les pièges à éviter lors de l’utilisation d’une balance âgée

Si la balance âgée est un outil puissant pour piloter la trésorerie et optimiser le recouvrement, son efficacité dépend pour beaucoup de la qualité des données comptables qu’elle contient.

En effet, des factures mal saisies, des dates d’échéance erronées ou des encaissements non lettrés entraîneront des anomalies, faussant la répartition des créances par tranche d’âge. Par exemple, une facture enregistrée avec une échéance erronée peut apparaître comme en retard alors qu’elle est encore dans son délai légal de paiement. Un contrôle rigoureux des données comptables est donc indispensable pour garantir la fiabilité de la balance âgée.

Par ailleurs, la fréquence de mise à jour de la balance âgée est également importante. Une balance âgée représente une photographie des créances et dettes à un instant T. Or, ces données évoluent constamment avec les paiements reçus et les nouvelles factures émises. Si elle n’est pas actualisée régulièrement, vous risquez d’oublier des relances importantes ou de prévoir des encaissements déjà perçus. En fonction du nombre d’impayés à gérer, la balance âgée doit être mise à jour chaque semaine ou au minimum chaque mois pour rester fiable.

Au-delà de la qualité et de la fiabilité des données comptables, il est également important de noter que la balance âgée ne fournit aucune information sur la solvabilité des clients ni sur les raisons précises d’un retard. Certains clients peuvent avoir des difficultés passagères, tandis que d’autres peuvent être des mauvais payeurs. Il est donc recommandé de croiser les données de la balance âgée avec un système de scoring, qui prend en compte l’historique des paiements et la santé financière des débiteurs.

En outre, se focaliser uniquement sur les créances clients sans surveiller les dettes fournisseurs peut donner une vision biaisée de la situation financière. Une entreprise peut penser avoir une trésorerie saine en voyant un volume important d’encaissements à venir, mais si elle n’a pas anticipé les paiements fournisseurs imminents, elle risque d’être en difficulté. Compléter l’analyse avec un prévisionnel de trésorerie global permet d’éviter ce type de distorsion et d’avoir une vue complète des flux financiers.

Enfin, il est important de garder à l’esprit que la balance âgée est un outil d’aide à la décision mais elle ne résout pas les problèmes directement. Son efficacité repose sur les actions mises en place en conséquence : relances proactives, renégociation des conditions de paiement etc... 

Autrement dit, une balance âgée bien tenue reste un indicateur passif si elle n’est pas adossée à une stratégie de recouvrement bien organisée. Pour maximiser son impact, elle doit être le point de départ d’un processus de relance efficace, appuyé par des outils de suivi fiables.

Chez Trezo, nous accompagnons nos clients dans l’exploitation de leur balance âgée en veillant sur la qualité des données et du plan d’actions. Grâce à une approche méthodique et des outils performants, nous transformons la balance âgée en un véritable levier financier pour votre entreprise.

Les différents types de créances clients

Une créance client désigne les sommes que votre entreprise est en droit de recevoir suite à la vente de produits ou la réalisation d’une prestation de services. Pour qu’elle soit reconnue comme telle, trois conditions doivent être réunies :

1. Le bien ou le service doit avoir été effectivement livré ou exécuté,
2. Une facture doit être émise en bonne et due forme,
3. Le paiement convenu n’a pas encore été perçu par l’entreprise.

Au sens strict du terme, une créance client existe à partir de l’émission d’une facture suite à la livraison du bien ou de l’exécution du service. Elle devient un impayé lorsque vous n’avez pas reçu de règlement alors que le délai de paiement convenu est dépassé. Une créance client disparaît lorsque le montant de la facture est encaissé.

En fonction des circonstances, on distingue plusieurs types de créances clients :

1. Une créance en germe : un contrat existe mais son objet (la livraison du bien ou la réalisation de la prestation) n’a pas encore été exécuté.
2. Une créance certaine : le bien ou le service a été livré et la preuve d’un accord contractuel (un bon de commande signé ou une facture émise) existe.‍
3. Une créance liquide : la contrepartie financière de la créance (montant et devise monétaire) est clairement définie.‍
4. Une créance exigible : la date d’échéance est dépassée. C’est à ce stade que l’entreprise peut commencer à relancer une facture ou réaliser des démarches de recouvrement.‍
5. Une créance litigieuse : le client conteste la facture et refuse de payer. Cela peut être dû à la qualité du produit livré ou du service rendu, d’un retard de livraison etc…‍
6. Une créance douteuse : il existe un risque élevé que la facture ne soit jamais réglée en raison des difficultés financières du client.‍
7. Une créance irrécouvrable : lorsqu’il est clair que le client ne paie pas, même après de multiples relances et le recours à des actions contentieuses. Cela peut se produire lorsque le débiteur est en liquidation judiciaire ou s’il s’évapore dans la nature.

Avec Trezo, restez concentré sur votre activité en nous déléguant la gestion de la facturation et si besoin, la gestion des créances impayés. Le but de notre accompagnement sur-mesure est d’optimiser tout le process de l’order to cash, allant de l’émission d’un devis à l’encaissement d’une facture.

"La collaboration avec Trezo nous a permis de réduire significativement notre encours client ainsi que nos délais de règlement. Nous avons pu structurer notre pôle finance en mettant en place les bons process. Ça a été un vrai gain d'efficacité, nécessaire pour atteindre nos objectifs de croissance."
Maxime Delmotte - Co-Fondateur Panopli

Créances clients et comptabilité

Enregistrement comptable d’une créance client

Comptablement, une créance client est enregistrée à l’actif du bilan de votre entreprise, au sein de la catégorie “Immobilisations financières”.

Cela dit, le compte à créditer ou à débiter varie en fonction du statut de la créance. 

A la date de livraison d’un bien ou de la réalisation d’un service, le compte 411 "Clients" est débité à hauteur du montant de la facture. En contrepartie, le compte 70 "Ventes de produits fabriqués, prestations de services et marchandises" est crédité.

Une fois que le client a payé sa facture, le montant est comptabilisé comme un produit et le compte de trésorerie 512 “Banque” est crédité du montant de la facture.

Impayé et dépréciation de la créance

Si la créance devient exigible, c’est-à-dire que la date d’échéance est dépassée et qu’aucun paiement n’a été reçu, le compte 411 “Clients” est alors crédité et en contrepartie, le compte 416 “Clients douteux ou litigieux” est débité.

Par ailleurs, si votre entreprise fait face à un risque de non-paiement, vous pouvez effectuer une dépréciation de la créance. Cette dépréciation intervient en fin d’exercice ou lorsque des difficultés sont identifiées (insolvabilité du client, litige commercial, etc.).

L’écriture comptable de la dépréciation est la suivante :

• Le compte 491 "Provisions pour dépréciation des comptes de clients" est crédité.
• Le compte 68174 "Dotations aux provisions pour dépréciation des créances" est débité.

Enregistrement d’une créance irrécouvrable

Le compte 654 "Pertes sur créances irrécouvrables" est utilisé lorsque la perte de la créance devient définitive en raison d’un caractère habituel en lien avec le volume d’affaires traité ou de la nature de l’activité. 

En revanche, si la créance irrécouvrable revêt un caractère exceptionnel (ex : liquidation judiciaire ou disparition du débiteur), son montant HT (hors-taxe) doit alors être enregistré au débit du compte 6714 « Créances devenues irrécouvrables dans l'exercice ».

Influence d’une créance client sur la santé financière d’une entreprise

Les créances clients peuvent perturber la trésorerie d’une entreprise si elles ne sont pas bien gérées. Lorsqu’un paiement est en attente, l’entreprise doit continuer à assumer ses charges (versement des salaires, paiement des fournisseurs, impôts, taxes etc…). Le temps qui sépare la livraison d’un produit ou d’un service du paiement de la facture produit donc un décalage de trésorerie. Les impayés aggravent ce décalage et peuvent, à force, asphyxier la santé financière d’une entreprise.

En effet, le Besoin en Fonds de Roulement (BFR) d’une entreprise correspond aux liquidités dont elle a besoin pour faire fonctionner son activité. Or, ce besoin est directement financé par l’encaissement des créances clients. 

Si les créances clients sont trop importantes ou si les délais de règlement sont trop longs, une entreprise peut alors être dans l’impossibilité d’assumer son BFR, ce qui peut paralyser son activité et mener au dépôt de son bilan.

En cas de besoin, plusieurs solutions existent pour financer la trésorerie d’une entreprise :

1. Crédit bancaire à court terme : soit par le découvert autorisé, soit par la contraction d’un prêt.
2. Affacturage : l’entreprise cède ses créances à un “factor” qui lui avance les fonds immédiatement.
3. Assurance crédit : ce contrat permet de couvrir une partie des pertes liées aux impayés ou aux créances irrécouvrables. 

Bien qu'ils soient efficaces et parfois salvateurs, ces modes de financement court-termiste ont un coût. Sans une stratégie de recouvrement efficace, ces solutions ne font que décaler le problème.Vous avez besoin de combler rapidement un décalage de trésorerie ? Grâce à notre partenariat avec Karmen, nous pouvons vous proposer une solution d’affacturage afin de financer rapidement votre BFR.

Gestion efficace des créances clients

Une bonne gestion des créances clients passe par :

• La mise en place d’un processus de facturation optimisé,
• Un suivi rigoureux des créances clients,
• La réduction des délais de paiement.

Mise en place d’un processus de facturation optimisé

Pour maintenir une trésorerie positive, facturer rapidement vos clients est essentiel. En effet, le délai de paiement d’une facture ne commence à courir qu’à partir de la date de réception d’une facture. Autrement dit, chaque jour de retard dans l’envoi d’une facture repousse mécaniquement sa date d’échéance.

Il est donc important d’envoyer dès que possible des factures précises et conformes aux termes du contrat conclu avec votre client. La moindre erreur peut retarder le règlement.

Une bonne gestion du risque client est également importante. Une analyse préalable de la santé financière de l’entreprise à qui vous envoyez une facture permet d’anticiper les impayés et d’ajuster les conditions de paiement en fonction du profil de votre client. Cette analyse inclut la vérification de la solvabilité de l’entreprise ainsi que l’analyse de l’historique de paiement de votre débiteur.

Suivi rigoureux des créances clients

Le suivi des factures peut reposer sur l’utilisation d’un logiciel dédié à la facturation ou simplement sur la mise en place d’un tableur Excel dédié au suivi des paiements. En tout cas, cet outil de suivi doit être bien structuré et tenu à jour afin de vous permettre de surveiller en temps réel le statut de vos créances clients.

Il peut être également utile de regrouper dans un seul document toutes les créances dont la date d’échéance est à venir ou dépassée. Par exemple, la balance âgée classe les créances en fonction de leur ancienneté (30, 60, 90 jours) et permet notamment de :

• savoir quelles factures ont été payées (ou non),
• calculer rapidement les créances en retard de paiement,
• visualiser le nombre et le montant des factures qui présentent un risque d’impayé,
• mesurer le délai moyen de paiement de vos factures.

Un déséquilibre dans la balance âgée est souvent le signe précurseur de difficultés de trésorerie à venir. Réagir à temps peut vous éviter de recourir à des financements externes coûteux.

Réduction du délai de paiement des créances clients

Le DSO (Days Sales Outstanding) est un indicateur clé de performance qui mesure le délai moyen de paiement de vos factures. Simplement dit : plus le DSO est bas, plus votre entreprise récupère rapidement l’argent qui lui est dû.

Le calcul du DSO s’effectue grâce à la formule suivante :

(Somme des créances clients sur la période analysée / Chiffre d’affaire sur la période analysée) x Nombres de jours sur la période

Minimiser le DSO implique de :

• négocier des délais de paiement adaptés à chaque client,
• mettre en place une procédure de relance efficace.

En faisant appel à Trezo, nous vous aidons à consolider la santé financière de votre entreprise en prenant en charge l’optimisation de votre processus de facturation et le recouvrement de vos créances.

"L'équipe de Trezo est hyper disponible pour répondre à nos questions et pousser les choses plus loin si besoin. Important pour nous également, ils prennent le temps de s'adapter à chacun de nos clients pour ne pas affecter leur expérience avec notre agence. Et ça fait la différence, il y a vraiment eu un avant et un après depuis qu'on bosse avec eux. Petit bonus : quel kiff de ne plus gérer les relances clients et de recevoir leurs updates sympas. On recommande sans hésiter Trezo à tous ceux qui veulent booster leur gestion financière en douceur 😉"
David VOGE - Fondateur @Petit Hack

Conseils recouvrer vos créances clients

Tout d’abord, pour pouvoir procéder à son recouvrement, une créance client doit être :

• Certaine : la dette est justifiée par un document (devis signé, contrat, bon de commande etc.).
• Liquide : le montant dû est précis et ne fait l’objet d’aucune ambiguïté.
• Exigible : la date d’échéance de paiement est dépassée.

Calculer le nombre et la somme totale des créances à recouvrer permet d’évaluer l’impact sur votre trésorerie et de prioriser les actions de recouvrement. Gardez en tête que plus une facture impayée est ancienne, plus il est difficile de la recouvrer.

Le but d’une stratégie de recouvrement est simple : faire disparaître le plus vite possible un maximum de créances afin d’augmenter rapidement la trésorerie de votre entreprise. 

Cependant, cela ne doit pas se faire au détriment de la relation que vous avez tissé avec vos clients. C’est pourquoi il est important de favoriser le recouvrement amiable de vos impayés.

Dans de nombreux cas, un impayé est dû à un oubli de la part du client ou à une erreur humaine sur la facture. Une simple relance téléphonique est une manière douce et efficace d’identifier la cause d’un impayé et de trouver une solution pour corriger la situation.

Par exemple, si votre client rencontre des difficultés financières, proposer un échéancier de paiement est un geste commercial qui prouve la bienveillance de votre démarche. Non seulement cela vous permet de recouvrer rapidement une partie de votre créance, mais aussi de resserrer vos liens avec votre client qui est reconnaissant de la main que vous lui tendez, alors qu’il traverse une période difficile.

Gardez toutefois à l’esprit que le succès d’une stratégie de recouvrement repose sur un équilibre entre bienveillance et fermeté. Il est important d’adapter votre approche en fonction du profil et de l’histoire du client. Si vous faites face à un client dont la réputation de mauvais payeur le précède, il peut être judicieux d’envoyer rapidement une mise en demeure et d’appliquer des pénalités de retard afin de l’inciter à honorer rapidement son obligation.

En revanche, si vous vous adressez à un client historique qui se retrouve pour la première fois en situation d’impayé, il est préférable d’envoyer plusieurs lettres de relance courtoise avant d’envisager d’adopter un ton plus ferme.

Enfin, lorsque la voie amiable échoue malgré vos efforts, il peut être nécessaire de passer à des actions contentieuses. En dernier recours, une procédure de recouvrement judiciaire peut se traduire par l’envoi d’une injonction de payer ou d’une assignation au tribunal de commerce.

Pour recouvrer rapidement vos créances tout en maintenant de bonnes relations avec vos clients, faites appel à Trezo ! Agissant en votre nom, nous adaptons le ton, la forme et la fréquence de nos actions de recouvrement en tenant compte des valeurs et de l'image de votre entreprise.

"La gestion des factures était une tâche particulièrement chronophage pour nous, et un encours important s'accumulait faute de temps pour effectuer les relances nécessaires. Grâce à Trezo, nous avons pu externaliser cette gestion, ce qui a considérablement réduit notre encours client et nous a permis de nous concentrer sur d'autres taches. Nous bénéficions également d'indicateurs clés qui facilitent nos prises de décision, ainsi que de conseils pertinents pour nous aider à traiter les cas clients difficiles."
‍Thibault BRILLET - Founder @Moonmoon

Qu’est-ce qu’un échéancier de paiement ?

“En France, seule une petite moitié des entreprises paie ses fournisseurs sans retard”
Banque de France

Un échéancier de paiement est un accord amiable permettant à un débiteur de régler sa dette en plusieurs versements, sur une période convenue avec son créancier. Cette solution peut être mise en place aussi bien pour une entreprise que pour un particulier.

L’échelonnement d’une dette permet ainsi à une entreprise de garder un certain contrôle sur la gestion de son poste client, tandis que le débiteur bénéficie d’un cadre souple pour honorer ses obligations sans compromettre sa trésorerie.

La mise en place d’un échéancier ne prolonge pas le délai de prescription d’une facture, dont la durée varie en fonction du statut du débiteur :

• Pour une facture adressée à un professionnel (commerçant ou entreprise), le délai de prescription est de 5 ans à compter de la date de réception de la facture. 
• Pour une facture adressée à un particulier, ce délai est réduit à 2 ans.

Ainsi, si votre échéancier de paiement s’étend sur plusieurs années, assurez-vous qu’il ne dépasse pas ces délais légaux. Après le délai de prescription, il n’est plus possible d’engager une action judiciaire, ce qui peut engendrer l’irrecouvrabilité de la créance.

Quand proposer (ou non) un échelonnement de paiement à un client ?

Proposer un échéancier de paiement n’est pas systématique. Il s’agit d’une démarche volontaire de la part du créancier afin d’accorder une facilité de paiement à son débiteur.

En général, un échéancier de paiement est utilisé pour prévenir ou guérir une situation d’impayé. Avant la date d’échéance de la facture, une relance courtoise peut permettre au client de faire part des difficultés financières qu’il rencontre. Proposer un paiement échelonné permet alors d’éviter un retard de paiement.

Lorsque la facture est déjà échue et que les relances n’ont pas abouti, proposer un échéancier peut être un dernier rempart avant l’envoi d’une mise en demeure et le démarrage d’une procédure de recouvrement judiciaire.

Cependant, lorsque le débiteur rencontre des difficultés financières, proposer un paiement échelonné peut parfois présenter plus de risques que d’avantages. Il est donc important de proposer ou non cette solution en fonction du profil de votre client.

Concrètement, nous vous conseillons de : 

• Privilégier les clients historiques qui traversent une période difficile mais qui ont toujours respecté leurs engagements financiers.
• Vous méfier des nouveaux clients car il est difficile d’évaluer leur bonne foi et leur capacité à honorer votre facture. 
• Évitez de proposer un échéancier en fin de relation commerciale car votre client sera moins motivé à respecter son obligation s’il n’a plus vocation à travailler de nouveau avec vous.

La gestion des factures et la gestion du recouvrement prennent de plus en plus de temps et de ressources à votre entreprise ? Faites appel à Trezo !

Grâce un accompagnement sur-mesure et à une équipe formée à notre méthodologie, nous pouvons agir en votre nom afin de réduire vos délais de paiement, de limiter les risques d’impayés, de recouvrer rapidement les impayés existants et d’améliorer l’ensemble de votre processus d’order to cash (en veillant à conserver une dimension humaine à chaque étape).

"Trezo a été d’une aide précieuse pour la gestion du recouvrement pendant la forte croissance de bricks. Les rapports & dashboards personnalisés nous ont permis de suivre de près les performances de notre poste client et de prendre des décisions informées."
Victor Leboda - Fondateur @ Bricks collective

Comment mettre en place un échéancier de paiement ?

Pour mettre en place correctement un échéancier de paiement, il faut : 

1. Analyser la situation de votre client afin de proposer un échéancier adapté
2. Formaliser l’accord amiable par écrit

Analyser la situation du client afin de proposer un échéancier adapté

Un paiement échelonné repose sur un compromis. Il ne s’agit pas d’imposer arbitrairement un calendrier mais de trouver un accord qui vous permet de recouvrer votre créance tout en respectant les capacités financières de votre client. 

En effet, il est inutile de proposer des mensualités trop élevées si votre client n’a pas la capacité financière de les respecter. Un échéancier trop ambitieux risque d’échouer rapidement, entraînant pour vous un retour à la case départ et une perte de temps. A l’inverse, un échéancier trop long peut fragiliser votre trésorerie et renvoyer une image laxiste de votre entreprise. Tout est une question d’équilibre.

Avant de mettre en place un échéancier, vous devez vous intéresser à : 

1. L’origine des difficultés financières de votre client : le retard de paiement est-il lié à un free cash flow temporairement négatif ou reflète-t-il une fragilité structurelle de votre client ?
2. L’existence d’autres dettes impayées : si le débiteur a plusieurs créanciers qui attendent leur règlement, vous devez vous interroger sur le degré de priorité de votre facture.
3. La solvabilité de l’entreprise : analyser différents indicateurs de santé financière d’une entreprise permet de vérifier que les échéances peuvent être honorées par votre client sans problème.‍
4. L’arrivée de nouvelles rentrées d’argent : si votre client attend un paiement important dans les semaines à venir, un échéancier de paiement peut être une solution raisonnable. À l’inverse, si ses sources de revenus sont incertaines, le risque d’impayé augmente considérablement.

Enfin, en contrepartie d’un paiement échelonné, il est judicieux d’exiger un premier paiement immédiatement. Ce versement, même symbolique, montre le sérieux de votre démarche et la sincérité de votre client vis-à-vis de son engagement à régler sa dette (et à respecter l’échéancier). Pour simplifier la tâche à votre client, vous pouvez lui envoyer par mail un lien de paiement afin de lui permettre de verser la première échéance directement.

Formaliser l’accord amiable par écrit

Une fois un accord amiable trouvé, il est essentiel de le formaliser par écrit. Si la loi n’impose pas une telle démarche, elle reste fortement recommandée car un document signé apporte une preuve tangible de l’engagement de votre client et renforce votre position en cas de litige. En effet, un accord oral non documenté, aussi sincère soit-il, repose uniquement sur la bonne foi du débiteur et ne protège pas juridiquement le créancier en cas de non-paiement.

En cas de procédure judiciaire, un échéancier écrit et signé constitue une reconnaissance de dette. Ainsi, ce document prouve sans ambiguïté l’existence de l’engagement du client.

Pour être juridiquement recevable, une lettre confirmant la mise en place d’un échéancier de paiement doit comporter des informations précises et détaillées, telles que :

• Les coordonnées complètes du créancier et du débiteur : raison sociale, adresse, numéro de SIRET pour les entreprises, informations personnelles pour les particuliers.
• La nature et l’origine de la dette : mentionner les références de la facture concernée et son objet, c’est-à-dire la prestation réalisée ou le bien livré.
• Le montant total de la dette : préciser le montant initial dû avant la mise en place de l’échéancier.
• Le détail des paiements échelonnés : indiquer le montant exact de chaque échéance, ainsi que les dates de paiement convenues.
• Le mode de règlement : virement bancaire, prélèvement automatique, chèque…
• Une clause de caducité (optionnelle mais recommandée) : prévoir qu’en cas de non-respect d’une échéance, la totalité du montant de la facture redevient immédiatement exigible.
• Les signatures des deux parties : un échéancier signé prouve l’engagement du débiteur et scelle l’accord amiable.

Voici un modèle de lettre qui peut être envoyée après une relance téléphonique afin de confirmer la mise en place d’un échéancier de paiement :

Une fois l’échéancier formalisé et validé par votre client, votre travail n’est pas fini ! Vous devez impérativement suivre les paiements afin de réagir immédiatement au moindre retard. Mettez donc à jour votre logiciel de facturation ou votre outil de suivi des encours client afin d’être alerté si une échéance n’a pas été respectée.

Pour recouvrer vos créances tout en restant concentré sur la croissance de votre entreprise, faites appel à Trezo ! Agissant en votre nom, notre approche sur-mesure s’adapte au profil de vos clients et aux valeurs de votre entreprise. Prenez rdv avec nous et découvrez notre méthodologie testée et approuvée.

"La collaboration avec Trezo nous a permis de réduire significativement notre encours client ainsi que nos délais de règlement. Nous avons pu structurer notre pôle finance en mettant en place les bons process. Ça a été un vrai gain d'efficacité, nécessaire pour atteindre nos objectifs de croissance."
Maxime Delmotte - Co-Fondateur Panopli

Pourquoi recourir à un paiement échelonné ?

Mettre en place un échéancier de paiement permet :

1. d’accélérer le recouvrement d’une facture et d’éviter les créances irrecouvrables
2. de préserver ou de renforcer la relation commerciale avec votre client
3. d’éviter une procédure de recouvrement judiciaire longue et coûteuse

Accélérer le recouvrement d’une facture et éviter les créances irrécouvrables

Il paraît contre-intuitif de penser qu’un échelonnement de paiement puisse accélérer le recouvrement d’une créance. Pourtant, lorsqu’un client est en difficulté, cette solution peut être plus efficace qu’une procédure de relance insistante et n’offrant aucune alternative au débiteur.

En effet, si votre client sait qu’il est incapable de payer votre facture en une seule fois, il peut être tenté d’éviter vos appels, d’ignorer vos relances ou de repousser l’échéance en espérant trouver une solution plus tard. Cette attitude entraîne souvent un blocage de la situation ainsi que des tensions dans la relation avec votre client. À l’inverse, proposer un échéancier montre que vous êtes ouvert à un aménagement et votre client, reconnaissant, sera plus enclin à faire un effort pour honorer sa dette.

Préserver ou renforcer la relation commerciale

Proposer un paiement échelonné à un client est un geste commercial qui montre l’intérêt que vous portez à son activité et à la relation commerciale qui vous lient.

Dans un contexte B2B, un client qui rencontre des difficultés ponctuelles peut néanmoins être un partenaire avec qui vous pouvez travailler sur le long terme. Sa fidélisation est donc précieuse pour votre activité.

Gardez à l’esprit que rien ne vous oblige à étaler le paiement de votre facture. En tendant la main à un client qui traverse une période difficile et en lui permettant de surmonter ses difficultés grâce à l’échéancier que vous lui avez proposé, votre client vous en sera reconnaissant. Une fois ses difficultés derrière lui, il sera logiquement plus enclin à vous privilégier ce fournisseur pour ses prochains achats.

C’est pourquoi il est très important d’adopter une approche bienveillante dans la gestion des impayés. C’est en faisant preuve d’écoute et de patience que vous renforcez l’image de votre entreprise et la relation commerciale avec votre clientèle.

Éviter une procédure de recouvrement longue et coûteuse

Lorsque toutes les relances de factures échouent et qu’un client ne paie pas sa dette même après la mise en place d’un échéancier de paiement, vous n’avez pas d’autres options que d’engager une procédure de recouvrement judiciaire. Or, la voie contentieuse peut s’étendre sur plusieurs mois, voire plusieurs années, et les frais engagés (huissiers, avocats, frais de justice) peuvent parfois dépasser le montant de la créance elle-même.

Un paiement échelonné adapté permet donc d’éviter d’engager une action judiciaire dont l’issue est incertaine et qui risque de détériorer la réputation de votre entreprise. En effet, un fournisseur qui attaque un (ou plusieurs) de ses clients en justice peut être perçu comme agressif et peu enclin au dialogue, ce qui peut nuire à son image et rendre la signature de nouveaux contrats plus difficiles.

Que faire si le calendrier de paiement n’est pas respecté ?

Si un client ne paie pas ses mensualités comme prévu, la pire erreur à commettre serait de rester passif. Plus le retard s’accumule, plus la probabilité de recouvrer la totalité de la dette diminue. Il est donc essentiel de réagir rapidement et de manière appropriée, en tenant compte du contexte et du comportement du débiteur.

Lorsqu’un mauvais payeur ne respecte pas son échéancier, vous pourriez être tenté de lui accorder un délai supplémentaire ou de réviser à la baisse le montant des mensualités. Cette approche peut sembler logique, notamment si le client traverse une période financièrement délicate.

Cependant, cette solution n’est pas recommandée car si votre client n’a pas respecté un premier échéancier, il y a de fortes chances qu’il ne respecte pas non plus un second accord plus souple. Dans la plupart des cas, il est préférable de maintenir l’échéancier initial et d’exiger un paiement immédiat avant toute nouvelle négociation.

Face à un retard de paiement, un message de rappel de paiement doit être envoyé rapidement. Idéalement, celui-ci doit être réalisé par téléphone car un contact direct permet de comprendre rapidement la situation et d’obtenir des réponses immédiates.

Si le client reste injoignable ou donne des excuses vagues pour justifier le non-paiement d’une échéance, il est alors justifié de lui adresser une lettre mise en demeure de payer (envoyée en recommandé avec accusé-réception). Cette lettre doit rappeler l’accord initial et les conséquences potentielles d’un défaut de paiement, comme des pénalités de retard ou des actions contentieuses pour recouvrir l’intégralité de la dette.

Enfin, lorsque toutes les relances et tentatives amiables ont échoué, il ne reste plus qu’une seule option : le recours en justice. En fonction de votre situation, plusieurs procédures existent :

• L’injonction de payer : procédure rapide et peu coûteuse permettant d’obtenir un titre exécutoire.
• Le recouvrement des petites créances : lorsque la créance est inférieure à 5000 € (pénalités de retard incluses), cette procédure simplifiée permet de saisir un commissaire de justice afin d’obtenir un titre exécutoire.
• Le référé provision : pour réclamer le paiement rapide de la créance lorsque son montant fait peser un risque important sur la viabilité de votre entreprise.
• L’assignation en paiement : recours plus long à envisager lorsque la facture fait l’objet d’un litige avec votre client.

Chez Trezo, nous accompagnons nos clients de l’émission d’un devis à l’encaissement d’une facture. Après avoir proposé un échéancier de paiement (si cela est pertinent), nous pouvons également engager des actions contentieuses afin de recouvrer une facture impayée.

Pour vous permettre de financer votre trésorerie sans attendre une décision de justice, nous proposons également une solution d’affacturage qui vous permet, à certaines conditions, de recouvrer le montant d’une facture impayée en seulement 48h.

Avantages d’une relance téléphonique

Pour préserver la santé financière d’une entreprise, une bonne gestion du poste client est indispensable. Des retards de paiement fréquents peuvent entraîner des tensions de trésorerie qui, à leur tour, peuvent compromettre la capacité d’une entreprise à honorer ses propres engagements financiers.

Une relance téléphonique consiste à recouvrer un impayé par la voie amiable, en engageant un dialogue bienveillant directement avec le débiteur.

Opter pour une relance amiable, notamment par téléphone, présente plusieurs avantages :

1. Éviter une procédure judiciaire souvent longue, coûteuse et pouvant entacher la réputation de l’entreprise.
2. Préserver la relation client en faisant preuve de patience, en montrant votre volonté de comprendre la situation du client et de l’aider à honorer sa dette.

Moins formel qu’une relance de facture envoyée par mail ou par courrier, le contact téléphonique permet d'obtenir immédiatement des explications sur le retard de paiement et de trouver une solution afin d’obtenir le paiement de votre créance dans les meilleurs délais.

Par ailleurs, en adoptant une démarche humaine qui favorise le dialogue, une relance téléphonique permet de rappeler à votre client son obligation de payer sans détériorer vos relations commerciales. C’est même parfois l’occasion de renforcer cette relation et de conclure une nouvelle vente.

En effet, contrairement à l’envoi d’un mail de relance froid et impersonnel, contacter de vive voix un client en retard de paiement montre l’importance que vous lui accordez. Si votre débiteur fait face à des difficultés financières, il sera plus enclin à accepter une facilité de paiement ou toute autre solution menant au recouvrement de votre créance.

Enfin, même si elle n’aboutit pas immédiatement à un paiement, une relance téléphonique est le meilleur moyen d'évaluer la sincérité d’un client et d’adapter votre procédure de relance en conséquence. Par exemple, il est bien plus facile d’identifier un mauvais payeur par le biais d’un appel téléphonique que par l’envoi d’une lettre de relance courtoise (qui risque simplement d’être ignorée).

En faisant appel à Trezo, nous mettons en place un plan d’action afin de recouvrer rapidement vos impayés. Les séquences de relances que nous réalisons en votre nom (ton, canal, fréquence etc.) sont élaborées dans le respect de l’image et des valeurs de votre entreprise.

"L'équipe de Trezo est hyper disponible pour répondre à nos questions et pousser les choses plus loin si besoin. Important pour nous également, ils prennent le temps de s'adapter à chacun de nos clients pour ne pas affecter leur expérience avec notre agence. Et ça fait la différence, il y a vraiment eu un avant et un après depuis qu'on bosse avec eux. Petit bonus : quel kiff de ne plus gérer les relances clients et de recevoir leurs updates sympas. On recommande sans hésiter Trezo à tous ceux qui veulent booster leur gestion financière en douceur 😉"
David VOGE - Fondateur @Petit Hack

3 conseils pour relancer efficacement un impayé par téléphone

Une bonne relance téléphonique d’un impayé implique de :

1. bien connaître le dossier,
2. faire preuve de bienveillance et d’écoute active,
3. garder des traces écrites des échanges téléphoniques.

Préparer une relance téléphonique

Avant d’appeler, il faut définir clairement vos objectifs. Une relance téléphonique peut répondre à plusieurs finalités :

• Rappeler au client son obligation de paiement : en s’appuyant sur les termes du contrat ou de la facture.
• S’informer sur le statut de la facture : où en sont les opérations bancaires ou administratives nécessaires au paiement.
• Comprendre les raisons du retard : oubli, perte de la facture, problèmes financiers, objections du client...‍
• Négocier un accord amiable : proposer une solution comme un échéancier de paiement ou une nouvelle date d’échéance afin de débloquer la situation.

Bien connaître l’historique d’un impayé montre le sérieux de votre démarche et l’intérêt que vous portez à la relation commerciale que vous entretenez avec votre client. Par exemple, pour faire gagner du temps à votre interlocuteur, vous devez connaître les informations concernant la facture impayée, c’est-à-dire :

1. son numéro
2. sa date d’envoi
3. son montant
4. sa date d’échéance

Par ailleurs, une relance téléphonique est efficace si elle est orientée vers les bons interlocuteurs. Passer des heures au téléphone à être redirigé de service en service ou laisser un message à un intermédiaire risque de diluer le message que vous souhaitez faire passer. Il est donc important d’identifier en amont la personne qui peut le mieux vous aider à recouvrer votre facture.

Par exemple, dans une grande entreprise, il est fréquent que le service comptable gère directement les factures. En revanche, dans une TPE, le dirigeant est souvent le contact principal.

Enfin, préparez également des réponses aux objections que vous pouvez anticiper. Si le client évoque un litige sur la qualité du produit ou du service, il est important d’être en mesure de proposer une solution ou d’engager un dialogue constructif.

Soyez bienveillant et à l’écoute de votre client

La manière dont vous vous adressez à votre client est aussi importante que le contenu de votre message. Un ton agressif ou autoritaire risque de braquer votre interlocuteur et de compliquer davantage la situation.

À l’inverse de l’image ci-dessus, adopter une attitude bienveillante encourage le dialogue et la recherche de solutions.

Une relance téléphonique est une démarche commerciale qui vous donne l’opportunité de renforcer votre relation avec le client. Montrez que vous vous intéressez à sa situation et que vous êtes disposé à l’aider. Par exemple, si votre client traverse une période difficile, proposez un échelonnement des paiements ou un report de la date d’échéance de la facture. Si votre client est désorganisé, simplifiez-lui la tâche en lui envoyant un lien de paiement par mail avant la fin de l’appel. Cette démarche proactive facilite le recouvrement tout en renforçant la relation commerciale.

Tout en restant courtois, vous pouvez adopter un ton plus ferme si la facture impayée pèse lourd sur votre trésorerie depuis trop longtemps. Cela dit, face à des clients de mauvaise foi ou peu réactifs, une relance téléphonique peut parfois être frustrante. Il est important de garder votre calme en toutes circonstances et d’éviter toute parole déplacée témoignant de l’agacement de votre part. Soit dit en passant : les menaces, les agressions verbales ou les appels répétés sont des actes pénalement répréhensibles.

Être bien préparé avant de décrocher son téléphone et adopter une posture bienveillante augmente vos chances de recouvrement puisque cette démarche pousse à trouver collectivement une solution à l’impayé. De plus, elle réduit les risques de conflits et contribue à préserver l’image de votre entreprise.

Garder des traces écrites des échanges téléphoniques

Une relance téléphonique, aussi efficace soit-elle, n’a pas la formalité d’un échange écrit.

Lorsqu’un accord est trouvé par oral, il est important d’envoyer un récapitulatif afin de rappeler à votre client ses engagements.

La confirmation par écrit d’un accord conclu avec votre interlocuteur protège également votre entreprise si votre client ne respecte pas les termes convenus. En cas de procédure de recouvrement, ce message peut être présenté comme preuve que le client avait accepté de payer sa dette et que vous avez fait des efforts pour trouver une solution amiable.

Par exemple, voici un modèle de mail récapitulant les engagements pris par le client et les actions convenues :

Par ailleurs, pour qu'une relance téléphonique soit pleinement efficace, elle doit s'inscrire dans une stratégie globale de gestion des impayés. Les relances écrites – qu'il s'agisse de courriers, d'e-mails ou de SMS – constituent une base essentielle sur laquelle la relance téléphonique peut s’appuyer.

Enfin, il est important de centraliser chaque étape de la vie d’une facture dans un logiciel de facturation adapté. Documenter l’historique d’un impayé, c’est-à-dire toutes les actions entreprises de l’émission de la facture à son encaissement, permet d’éviter de relancer un débiteur trop souvent ou pire, de relancer un client qui a déjà réglé sa dette.

Vous souhaitez renforcer la santé financière de votre entreprise tout en restant concentré sur votre domaine d’expertise ? Faites appel à Trezo !

En nous connectant à vos outils métiers, nous recouvrons vos créances clients en votre nom, grâce à une procédure de relance bien pensée, bien exécutée et alignée avec les valeurs de votre entreprise.

"La collaboration avec Trezo nous a permis de réduire significativement notre encours client ainsi que nos délais de règlement. Nous avons pu structurer notre pôle finance en mettant en place les bons process. Ça a été un vrai gain d'efficacité, nécessaire pour atteindre nos objectifs de croissance."
‍Maxime Delmotte - Co-Fondateur Panopli

A quelle fréquence relancer une facture par téléphone ?

Une relance par téléphone doit s’inscrire dans une séquence de rappel utilisant différents canaux de communication. La fréquence des relances téléphoniques peut s’articuler autour de l’envoi de relances écrites.

Par exemple, voici un exemple de procédure de relance par voie écrite :

• J+5 après l’échéance de la facture : envoi d’un premier rappel de paiement, cordial, signalant l’échéance dépassée.
• J+15 après l’échéance de la facture: envoi d’une lettre de relance, mentionnant des pénalités de retard et proposant un nouveau délai pour le règlement.
• J+30 après l’échéance de la facture : si aucune réponse n’a été obtenue, une dernière relance amiable est envoyée.

Cependant, un excès de relances par téléphone peut irriter votre client et détériorer votre relation. Si un client se sent harcelé, il est probable qu’il devienne encore moins coopératif. À l’inverse, une fréquence trop faible peut laisser penser que vous n’attachez pas d’importance à vos factures, encourageant ainsi un comportement dilatoire.

En fonction de l’ancienneté du client, de son historique de paiement et du type de relation que vous entretenez avec lui, des relances téléphoniques peuvent intervenir dans les jours précédents et/ou suivants l’envoi d’une lettre de relance.

En effet, le type de client peut avoir une influence importante sur la fréquence des relances téléphoniques :

• Les clients fidèles et ponctuels ont un historique de paiement propre. Leur retard peut être lié à un oubli ou à un problème administratif. Une relance téléphonique unique, effectuée avant une lettre de relance, est souvent suffisante pour résoudre la situation.
• Les nouveaux clients ont un risque d’impayé plus élevé. Les relances doivent être plus fréquentes pour établir un suivi rigoureux et éviter qu’un retard ne s’installe durablement.
• Les mauvais payeurs ont déjà présenté des retards ou des impayés. Une relance téléphonique peut être réalisée dès le premier retard constaté et des actions plus fermes, comme une mise en demeure, peuvent être envisagées rapidement si aucun paiement n’est effectué.

La fréquence idéale des relances téléphoniques dépend donc du type de client, du montant de la facture et de votre stratégie globale de recouvrement. Bien planifiée et adaptée à chaque client, une relance téléphonique complète efficacement les relances écrites, tout en apportant une dimension humaine à votre stratégie de recouvrement.

Que faire si la relance téléphonique échoue ?

En cas d’échec de la relance téléphonique, la première étape formelle consiste à adresser une mise en demeure de payer. Ce document doit être envoyé par courrier recommandé avec accusé de réception pour garantir sa réception et sa traçabilité.

Une mise en demeure efficace doit inclure :

• Les informations relatives à la facture impayée (montant, date d’échéance),
• Un rappel des relances déjà effectuées, y compris les appels téléphoniques,
• Un délai précis pour effectuer le paiement (généralement 8 ou 15 jours),
• Une mention claire des conséquences en cas d’absence de règlement (actions contentieuses).

Si la mise en demeure n’aboutit pas, il devient nécessaire d’entamer une procédure de recouvrement judiciaire. 

Plusieurs options s’offrent à vous, en fonction du montant dû et de la situation du débiteur :

• Injonction de payer : une procédure rapide et peu coûteuse pour les dettes incontestées. Elle consiste à déposer une requête auprès du tribunal compétent. Si le juge estime la demande légitime, une injonction de payer est délivrée au débiteur.
• Procédure de recouvrement des petites créances : pour les dettes inférieures à 5 000 € (incluant les pénalités de retard), cette procédure simplifiée permet de passer directement par un commissaire de justice (ex-huissier de justice).
• Référé provision : pour les créances mettant en péril votre entreprise, le référé provision permet d’obtenir une décision rapide pour obliger le débiteur à payer.
• Assignation en paiement : pour les cas les plus complexes ou litigieux, cette procédure implique une audience devant un juge.

Si vous préférez limiter tout risque de recours judiciaire long et coûteux, confiez à Trezo la gestion de vos factures ! Avec une approche attentive et bienveillante, nous pouvons mettre à votre disposition une méthodologie gagnante pour effectuer des relances téléphoniques efficaces.

"Trezo a été d’une aide précieuse pour la gestion du recouvrement pendant la forte croissance de bricks. Les rapports & dashboards personnalisés nous ont permis de suivre de près les performances de notre poste client et de prendre des décisions informées."
Victor Leboda - Fondateur Bricks collective

Quand et comment relancer une facture impayée ?

Un bonne relance de facture impayée doit :

1. être réalisée de manière proactive,
2. privilégier la voie amiable,
3. prendre en compte les spécificités du débiteur.

Faire preuve de proactivité

Une facture impayée est dite “certaine, liquide et exigible” lorsque sa date d’échéance est dépassée et que le paiement du montant de la facture n’a pas été effectué.

Dans l’idéal, une bonne gestion du poste client permet de limiter le risque d’impayé. Lorsque un retard de paiement arrive, il faut savoir faire preuve de réactivité car les factures impayés ont un poids financier qui peut compromettre la croissance d’une entreprise, voire sa survie.

En règle générale, plus une facture impayée est ancienne, plus il est difficile de la recouvrer. Pour être efficace, la gestion d’un impayé doit être bien organisée et suivre une procédure de relance bien pensée.

Mettre en place un calendrier de relance structuré maximise vos chances de récupérer une facture impayée tout en maintenant une relation client harmonieuse. Une stratégie de relance efficace consiste à envoyer une lettre de rappel à plusieurs moments clés :

• Quelques jours avant l’échéance : un petit rappel bienveillant pour s’assurer que le client a bien reçu la facture et éviter tout oubli,
• 5 jours après l’échéance : un message amical visant à rappeler l’échéance dépassée sans présenter (ou insinuer) de problème,
• 15 jours après l’échéance : un message plus direct rappelant l’importance de régulariser la situation,
• 30 jours après l’échéance : dernière relance amiable envoyée avec un ton ferme, suivi de l’envoi d’une mise en demeure.
• Après le délai de paiement fixé par la mise en demeure : une procédure de recouvrement judiciaire doit être envisagée.

Agir proactivement avant et après l'échéance de paiement démontre le sérieux et le professionnalisme de votre entreprise. Une relance rapide rappelle au client son obligation et réduit le risque qu'il ne priorise d'autres créanciers.

Privilégier la voie amiable

Effectuer la relance d’une facture impayée ne vous engage pas systématiquement sur la voie des tribunaux. Au contraire, une bonne procédure de relance favorise la discussion et la recherche d’un compromis.

Les causes d’un impayé sont souvent variées et parfois légitimes. Il est important de prendre le temps de les analyser avant d’envisager des actions contentieuses. Par exemple, un oubli ou une mauvaise gestion interne de la part du client peut être rectifié facilement avec une communication bienveillante. Un litige sur le montant ou la qualité de la prestation, en revanche, nécessite une approche diplomatique pour éviter l’escalade.

En tout cas, opter pour une approche amiable, humaine et bienveillante dans la gestion des impayés a plusieurs avantages :

1. Éviter un procès long, coûteux et qui n’est pas gagné d’avance,
2. Préserver la relation commerciale et de fidéliser votre client,
3. Protéger la réputation de votre entreprise.

Dans la plupart des cas, une lettre de relance courtoise et personnalisée, basée sur une compréhension approfondie de la situation, suffit à obtenir le paiement de votre facture. Mais si vous êtes confronté à un client régulièrement en retard ou connu pour être un "mauvais payeur", il est judicieux de durcir le ton plus rapidement. Cette posture montre que vous êtes attentif à vos relations commerciales et que vous ne traitez pas tous vos clients de la même manière.

Adapter la procédure de relance au client

Bien que la législation soit silencieuse sur le délai qui doit séparer deux relances, il est recommandé d’adapter le temps qui sépare vos relances de paiement afin d’éviter d’irriter le client ou de nuire à la relation commerciale. L’objectif est de maintenir une pression modérée tout en laissant au client le temps de réagir.

Par exemple, un envoi trop rapproché risque d’être perçu comme une démarche agressive, à la limite du harcèlement, ce qui pourrait nuire à votre image. À l’inverse, des relances trop espacées peuvent donner au client le sentiment que vous manquez de rigueur, ce qui pourrait le dissuader de régler votre facture en priorité.

Ainsi, il est judicieux de moduler la fréquence des relances en fonction de l’historique du client : 

• Pour un nouveau client, il peut être pertinent de privilégier de lui accorder un délai raisonnable entre les relances afin d’éviter de nuire à la relation naissante.
• Pour un client régulièrement en retard, des relances plus rapprochées sont souvent nécessaires.

Enfin, une bonne procédure de relance utilise au mieux les différents canaux de communication à sa disposition. Bien qu’il soit préférable d’envoyer un message de rappel de paiement par écrit afin de garder des traces, une relance peut prendre la forme d’un courrier, d’un mail ou même d’un message envoyé par une messagerie instantanée (ex : Slack, Teams, Whatsapp).

Parallèlement aux relances écrites, il est souvent utile d’effectuer une relance téléphonique. Cela permet non seulement de découvrir rapidement la cause d’une facture impayée mais aussi de montrer que vous valorisez l’humain et la conciliation.

En faisant appel à Trezo, nous mettons en place une procédure de relance bien pensée pour recouvrer rapidement vos impayés tout en préservant la réputation et les relations commerciales de votre entreprise. Avant d’agir en votre nom, nous travaillons avec vous pour déterminer :

• La fréquence d’envoi des relances, en fonction de la typologie de vos clients.
• Le ton employé et la forme des relances, afin de rester cohérent avec votre image de marque.

Contrairement à une société de recouvrement, Trezo ne se limite pas à résoudre les problèmes liés aux impayés existants. Nous proposons un accompagnement sur-mesure afin d’améliorer toute la gestion de votre poste client, et de ce fait, la santé financière de votre entreprise.

“La gestion des factures était une tâche particulièrement chronophage pour nous, et un encours important s'accumulait faute de temps pour effectuer les relances nécessaires. Grâce à Trezo, nous avons pu externaliser cette gestion, ce qui a considérablement réduit notre encours client et nous a permis de nous concentrer sur d'autres tâches.
Nous bénéficions également d'indicateurs clés qui facilitent nos prises de décision, ainsi que de conseils pertinents pour nous aider à traiter les cas clients difficiles.”
‍Thibault BRILLET - Founder @Moonmoon

5 modèles de relance pour facture impayée

5 jours avant échéance : Relance préventive

Ce message simple, courtois et informatif réduit le risque de retard de paiement en anticipant un éventuel oubli, un problème au niveau de la facture ou un malentendu relatif aux conditions de paiement.

Autre avantage : en rappelant l’échéance à votre client, vous placez le règlement de votre facture en tête de ses priorités tout en lui montrant que vous êtes attentif et bien organisé.

5 jours après l’échéance : Première relance

Une fois la date d’échéance dépassée, le risque de non-paiement augmente à mesure que le temps passe. Une première relance rapide et bienveillante rappelle au client son obligation de paiement tout en montrant votre sérieux dans la gestion de vos créances. Cette étape joue également un rôle préventif : elle permet d’identifier rapidement si un problème sous-jacent est à l’origine du retard (erreur de facturation, difficulté financière, oubli, etc.).

15 jours après l’échéance : Deuxième relance

À ce stade, le retard de paiement commence à peser sur votre trésorerie, et le silence ou l’inaction du client peut devenir préoccupant. La relance intermédiaire doit trouver un équilibre subtil entre fermeté et diplomatie. Le client doit comprendre que vous êtes déterminé à récupérer votre dû, mais sans ressentir une pression excessive qui pourrait nuire à la relation commerciale. 

30 jours après l’échéance : Troisième et dernière relance

Cette dernière relance avant l’envoi d’une mise en demeure inclut :

1. Rappel des faits : mentionnez les relances précédentes, la date d’échéance, le montant dû et les références de la facture.
2. Mention des prochaines étapes : informer clairement le client des actions envisagées si la situation n’est pas régularisée dans un délai précis.
3. Appel à la communication : encouragez le client à vous contacter pour convenir d’une solution amiable.

Envoi d’une mise en demeure de payer

Lorsque toutes les tentatives amiables de recouvrement échouent, l’envoi d’une mise en demeure de payer devient incontournable. Cette démarche officielle est une ultime tentative pour inciter le débiteur à régler sa dette avant de recourir à une procédure judiciaire. 

La mise en demeure ne doit pas être prise à la légère : elle constitue un acte formel qui marque une étape décisive dans la gestion des impayés. Ce document, envoyé par recommandé avec accusé réception, vise également à :

1. Démontrer votre sérieux et votre détermination à recouvrer votre créance.
2. Offrir une dernière opportunité au débiteur de régulariser sa situation sans engager de frais supplémentaires liés à une procédure judiciaire.
3. Constituer une preuve écrite indispensable dans le cadre d’une action en justice ultérieure.

La gestion des impayés est trop chronophage et trop énergivore à votre goût ? Faites appel à Trezo et restez concentré sur la croissance de votre entreprise.

"Au sein de l'équipe Customer Success de Beekast, nous sommes très satisfaits des services de Trezo pour le recouvrement de nos factures. Leur processus de relance est efficace tout en respectant l'expérience client de Beekast. Grâce à leur intégration fluide dans notre système de relances clients, nous avons constaté une amélioration significative dans le recouvrement de nos créances sans compromettre la satisfaction de nos clients."
Elise PLOQUIN - Key Account Manager @ Beekast

Conseils pour relancer efficacement une facture impayée

Envoyer un message clair et professionnel

Une communication claire et professionnelle est la pierre angulaire d'une relance de facture efficace. Chaque message doit être rédigé de manière à transmettre l’information sans ambiguïté, tout en préservant une relation cordiale avec le client.

Par exemple, une relance comprenant des erreurs (montant inexact, référence de facture absente) a plus de chances d’être ignorée par le client ou contestée, retardant ainsi le règlement.

Voici les éléments essentiels à inclure dans une relance de facture :

1. L’objet : précisez dès le début qu’il s’agit d’un rappel pour une facture impayée, en mentionnant son numéro.
2. Le montant TTC de la dette.
3. La date d’échéance de la facture.
4. Un appel à l’action clair : explicitez ce que vous attendez du client (un règlement sous 7 jours par exemple).
5. Vos coordonnées : restez ouvert à la discussion en mentionnant votre numéro de téléphone ou votre adresse e-mail.

Personnaliser chaque relance

Tous les clients ne sont pas confrontés aux mêmes réalités financières ou organisationnelles. Un partenaire historique et fiable qui traverse une période difficile ne doit pas être logé à la même enseigne qu’un mauvais payeur.

Personnaliser chaque relance de facture est important pour deux raisons principales :

1. Conserver de bonne relation avec le client : une relance trop impersonnelle peut être perçue par un client fidèle comme un manque de considération.
2. Gagner en efficacité : un débiteur difficile pourrait ignorer une relance impersonnelle jugée peu sérieuse.

La personnalisation ne se limite pas au contenu du message, cela inclut également le choix du canal de communication. L’envoi d’un email peut être accompagné de relances envoyées par d’autres canaux. Il est parfois plus efficace de recouvrer un impayé en envoyant simplement un SMS au client.

Comme évoqué précédemment, il est judicieux d’adapter la fréquence et le nombre de relances en fonction de l’historique du client. Avec un client notoirement difficile et régulièrement en retard, il faut parfois se résoudre à envoyer rapidement une mise en demeure et à préparer les démarches pour saisir un juge afin d’obtenir une injonction de payer.

En personnalisant vos relances, vous augmentez significativement vos chances de succès tout en renforçant vos relations commerciales. Une approche personnalisée montre que vous valorisez votre clientèle, même s’ils sont en situation d’impayé.

Assurer un suivi rigoureux et proactif des factures

Le meilleur moyen d’éviter un impayé est de suivre proactivement ses encours client, c’est-à-dire les factures émises qui ne sont pas encore arrivées à échéance. Un oubli, une mauvaise communication ou une mauvaise organisation de la part du client peuvent facilement retarder le paiement d’une facture. Agir avant la date d’échéance, en envoyant une relance amicale, permet de prévenir de nombreux cas d’impayé.

Un suivi rigoureux des créances clients commence par l’utilisation d’outils adaptés. Par exemple, les logiciels de facturation modernes permettent de centraliser les informations sur vos factures émises, de programmer des relances personnalisées et de visualiser les paiements en attente.

Plus vous agissez tôt, plus vos chances de recouvrement sont élevées. Dès qu’un retard est détecté, une relance rapide et appropriée doit être préparée. Aux yeux de vos clients, votre réactivité et votre sens de la communication est une preuve de professionnalisme. Cela les incite à prendre votre relance de paiement au sérieux et à agir eux-même de la même façon.

En résumé, une bonne gestion de la facturation et une procédure de relance bien exécutée permet à une entreprise :

• d’améliorer son DSO (le délai moyen de paiement de vos factures), 
• de maintenir une trésorerie saine, 
• d’éviter des tensions inutiles avec ses clients,
• de renforcer sa crédibilité sur son marché.

“Nous avons choisi Trezo afin de leur confier la gestion de notre poste client pour notre offre B2B. Nous sommes vraiment très satisfaits des résultats obtenus et de l’accompagnement proposé. Nous les recommandons sans hésiter ! “
Marie Taquet - CEO @Iconoclass

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Qu’est ce qu’un impayé ? Comment s’en prémunir ?

En 2024, environ la moitié des entreprises ne respecte pas le délai de paiement de leurs factures et le nombre de retard de plus de 30 jours a augmenté par rapport à 2023
Enquête d’Altares

Un impayé client correspond à une somme due par un client à une entreprise pour un produit ou un service fourni, mais qui n’a pas été réglée dans le délai précisé dans les conditions générales de vente (CGV) ou dans le devis signé par le client.

Pour plusieurs raisons, il est impératif de vous préoccuper de vos impayés clients :

• Une facture impayée impacte la trésorerie et limite votre capacité à honorer vos propres engagements financiers (paiement des fournisseurs, salaires, charges).
• Relancer un client ou engager une procédure de recouvrement engage des frais supplémentaires qui pourraient être évités,
• La gestion des impayés freine le développement de l’activité en mobilisant du temps, de l’énergie et des ressources humaines,
• Pour les petites entreprises, une accumulation d’impayés peut mener rapidement au dépôt de bilan.

En règle générale, mieux vaut prévenir que guérir ! Une bonne gestion du poste client est le meilleur moyen de limiter l’apparition d’impayés. Cela implique de présenter clairement les délais de paiement (et les pénalités en cas de retard) et de former les collaborateurs afin qu’ils maîtrisent tous le processus de l’order to cash (envoi d’une facture le plus tôt possible, suivi rigoureux des encours client, relance courtoise avant date limite de paiement etc…).

Malheureusement, même avec une excellente gestion du poste client, des impayés peuvent apparaître. Cela dit, certains retards de paiement sont plus faciles à gérer que d’autres. Il est donc important de prendre en considération la cause d’un impayé afin d’éviter d’envenimer inutilement la relation client.

Lorsque la gestion des impayés clients devient une tâche lourde et chronophage, faites appel à Trezo ! 

Notre équipe vous accompagne dans la gestion des factures afin de :

• Limiter les impayés futurs et récupérer les impayés existants,
• Réduire vos délais de paiement,
• Vous libérer du temps pour vous permettre de rester concentré sur des sujets à forte valeur ajoutée,
• Améliorer l’ensemble du processus de facturation, en apportant de l’humain dans la gestion de vos impayés afin de construire une expérience d’après-vente inoubliable.

“Au sein de l'équipe Customer Success de Beekast, nous sommes très satisfaits des services de Trezo pour le recouvrement de nos factures. Leur processus de relance est efficace tout en respectant l'expérience client de Beekast. Grâce à leur intégration fluide dans notre système de relances clients, nous avons constaté une amélioration significative dans le recouvrement de nos créances sans compromettre la satisfaction de nos clients.”
Elise Ploquin - Key Account Manager @Beekast

4 recours pour gérer efficacement des impayés

En fonction de la situation, la résolution d’un impayé peut être réalisée par :

1. La conciliation
2. L’envoi de relances
3. La mise en demeure de payer
4. La procédure judiciaire

1. La conciliation

Dans la vie d’une entreprise, un impayé est agaçant car cela s’apparente à un boulet financier qu’il faut traîner inutilement pendant une durée indéterminée.

Cependant, recourir à une procédure légale immédiatement pourrait s’avérer coûteux (en temps et en argent) et cela risque d’envenimer la situation. 

Afin de conserver une bonne relation commerciale avec votre débiteur, il est important d’ouvrir le dialogue directement avec votre client, de manière courtoise et détendue. Dans de nombreux cas, une simple relance téléphonique permet de connaître la raison du retard et de gérer un impayé efficacement.

2. La relance

Si la conciliation n’a pas fonctionné, alors vous pouvez opter pour une relance de facture impayée par écrit.

Pour rappeler à votre client son obligation envers votre entreprise, vous pouvez lui envoyer une lettre de rappel de paiement. Ce document permet d’accorder à votre client un nouveau délai afin qu’il s’acquitte de sa facture.

3. La mise en demeure

A ce stade, le constat est sans appel : malgré vos relances, le client ne réagit pas et tout laisse penser qu’il n’a pas l’intention de payer sa dette. Pour récupérer cette créance client, vous devez alors utiliser des moyens plus “musclés”.

La mise en demeure de payer permet de relancer un mauvais payeur de manière plus formelle. Il s’agit du dernier recours avant une procédure judiciaire. Ce document officiel, envoyé par lettre recommandé avec accusé-réception, rappelle une nouvelle fois au client son obligation contractuelle et le délai dont il dispose pour honorer sa facture. La mise en demeure précise également que sans réaction de la part du débiteur, il s’expose à des actions contentieuses.

4. La procédure judiciaire

La date butoir de la mise en demeure est dépassée et votre client est toujours en situation d’impayé ? Dans ce cas, vous devez vous engager dans une procédure de recouvrement judiciaire afin de contraindre votre débiteur à payer sa dette.

Attention : Pour être recouvrable par voie judiciaire, une créance doit être certaine (la dette est incontestable), liquide (la dette est évaluable en monnaie) et exigible (la date d’échéance est dépassée).

Pour obtenir le paiement de votre facture par la voie judiciaire, plusieurs options se présentent :

1. L’injonction de payer : une procédure rapide et non contradictoire
2. La procédure de recouvrement des petites créances : simple et rapide
3. Le référé provision : une solution d’urgence
4. L’assignation en paiement : pour les litiges complexes

L’injonction de payer

L’injonction de payer est une procédure simplifiée qui permet d’obtenir une ordonnance portant injonction de payer sans que le débiteur soit convoqué par le tribunal.

Pour lancer cette procédure, vous devez déposer une requête auprès du tribunal compétent, accompagnée des pièces justificatives prouvant l’existence et le montant de la créance (factures, contrats, relances, etc.). Le juge examine la demande et, si elle est jugée fondée, rend une ordonnance. Cette dernière doit être signifiée au débiteur par un commissaire de justice, qui est également chargé de suivre l’exécution.

En l’absence de contestation de la part du débiteur dans un délai d’un mois, l’ordonnance devient un titre exécutoire, permettant au commissaire de justice d’entamer des saisies, comme celles des comptes bancaires ou des biens mobiliers.

Le procédure de recouvrement des petites créances

Pour les créances inférieures à 5 000 € (intérêts inclus), une procédure encore plus simple existe : le recouvrement des petites créances. Contrairement à l’injonction de payer, cette démarche ne nécessite pas l’intervention directe du tribunal. Le créancier contacte un commissaire de justice, qui agit comme intermédiaire.

Le commissaire tente d’obtenir un accord amiable entre les parties sur le montant et les modalités de règlement. Si cet accord est obtenu, il délivre un titre exécutoire, permettant de procéder immédiatement à l’exécution judiciaire (saisies, etc.). Cette procédure présente l’avantage d’être rapide et économique, tout en évitant de mobiliser inutilement les juridictions.

Le référé provision

Lorsqu'un impayé client cause des problèmes de trésorerie importants, le référé provision constitue une option d’urgence pour obtenir rapidement un titre exécutoire (en 30 jours environ). Cette procédure est particulièrement adaptée lorsqu’il n’y a pas de litige à gérer concernant la créance. Autrement dit, la dette repose sur des preuves si solides (contrats, bons de livraison, mise en demeure de payer etc.) que le débiteur ne peut raisonnablement contester la dette.

Après avoir déposé un dossier complet auprès du juge des référés, les parties présentent leurs arguments lors d’une audience. Le juge prend généralement une décision immédiatement exécutoire. Même si le débiteur fait appel, il doit s’acquitter de la somme due dans l’intervalle. Toutefois, en cas de jugement favorable au débiteur en appel, vous pourriez être contraint de restituer les montants perçus.

L’assignation en paiement

Lorsque la créance est contestée ou que les positions entre vous et votre débiteur sont irréconciliables, l’assignation en paiement devient une solution incontournable. Cette procédure vise à obtenir un jugement sur le fond devant le tribunal compétent. Bien qu’elle soit plus longue et coûteuse, elle permet de résoudre des litiges complexes et de faire valoir vos droits de manière complète.

Une fois l’assignation déposée, une audience est organisée où les deux parties présentent leurs arguments. Le tribunal peut alors condamner le débiteur à régler la somme due, accompagnée d’intérêts moratoires et des frais de justice. Ce jugement constitue un titre exécutoire, ouvrant la voie à des mesures de recouvrement forcé, si nécessaire.

En faisant appel à Trezo, nous assurons en votre nom le recouvrement de vos créances, soit par la voie amiable, soit par la voie juridique si celle-ci est incontournable.

“Nous avons choisi Trezo afin de leur confier la gestion de notre poste client pour notre offre B2B. Nous sommes vraiment très satisfaits des résultats obtenus et de l’accompagnement proposé. Nous les recommandons sans hésiter !“
Marie Taquet - CEO @ Iconoclass

Les alternatives à la gestion des impayés

Face à la variété des impayés clients et à la complexité de certains cas, les méthodes classiques se révèlent parfois plus faciles à dire qu’à faire. De ce fait, il existe des alternatives qui permettent de récupérer tout ou partie des impayés sans avoir à recourir à gérer soi-même le recouvrement.

Pour récupérer vos créances clients, vous pouvez :

1. Recourir à l’affacturage
2. Souscrire à une assurance-crédit
3. Faire appel aux services d’une société de recouvrement
4. Déléguer l’intégralité de votre poste client

Recourir à l’affacturage

L’affacturage est la première source de financement court-terme des entreprises
Banque de France

L’affacturage, également connu sous le nom de "factoring", consiste à céder vos factures impayées à une société spécialisée. En échange, cette société vous verse immédiatement un pourcentage de la somme due et elle se charge alors du recouvrement de vos factures.

L’affacturage permet ainsi de : 

• sécuriser et de consolider la trésorerie de votre entreprise, 
• gagner du temps en externalisant la gestion du recouvrement, 
• réduire le stress lié aux impayés. 

Cependant, il convient de noter que cette solution a un coût. Les frais de service peuvent varier en fonction du montant des factures et du risque auquel s’expose la société d’affacturage.

En partenariat avec Karmen, nous avons mis en place une solution qui permet de financer votre encours client en 48H grâce à notre solution d’affacturage clé en main.

Souscrire à une assurance-crédit entreprise

L’assurance-crédit entreprise est une autre alternative pour gérer efficacement les impayés. Elle fonctionne comme une assurance classique : en échange d’une prime, votre assureur vous protège contre les risques d’insolvabilité de vos clients. En cas de non-paiement, l’assureur couvre tout ou partie de la créance, réduisant ainsi l’impact financier sur votre entreprise.

Prenons un exemple concret : vous travaillez avec un client qui vous doit 50 000 €, mais celui-ci fait faillite avant de régler sa dette. Si vous avez souscrit une assurance-crédit, vous pouvez récupérer jusqu’à 90 % de cette somme, selon les conditions de votre contrat.

Cependant, le coût d’une assurance-crédit peut être élevé pour les petites entreprises. Certaines exclusions de garantie (comme les litiges contractuels) peuvent limiter l’efficacité de cette solution. De plus, il faut respecter scrupuleusement les conditions fixées par l’assureur, notamment en ce qui concerne les délais accordés pour déclarer un impayé client.

Faire appel à une société de recouvrement

Si la gestion interne des impayés client devient trop lourde ou inefficace, faire appel à une société de recouvrement peut être une bonne alternative. Ces entreprises spécialisées utilisent leur expertise pour récupérer vos créances, tout en respectant un cadre légal strict.

L’avantage principal d’une société de recouvrement réside dans sa capacité à gérer des situations complexes et à relancer efficacement les clients difficiles.

Les sociétés de recouvrement opèrent généralement selon deux modèles : 

• un prix fixe pour bénéficier de leurs services,
• une commission prélevée sur les sommes recouvrées.

Cependant, il est essentiel de choisir un partenaire fiable. Une approche trop agressive ou mal maîtrisée peut nuire à votre réputation et détériorer vos relations commerciales. De plus, le recours à ces services peut représenter un coût significatif, notamment pour les petites créances.

Externaliser la gestion du poste client avec Trezo : une solution globale et sur-mesure

Chez Trezo, nous mettons un point d’honneur à respecter l’image et les valeurs de votre entreprise dans chaque interaction que nous avons avec vos clients. Avant d’entamer le processus de recouvrement, nous travaillons avec vous pour définir :

• Le ton et la forme des relances, afin qu’elles reflètent parfaitement votre image de marque.‍
• La temporalité des relances, en ajustant la fréquence et les échéances en fonction de la nature de votre clientèle, qu’il s’agisse de nouveaux clients ou de partenaires historiques.

Pour assurer efficacement la gestion de vos impayés et garantir la rentabilité de nos services dès les 30 premiers jours, nous adoptons une stratégie qui priorise :

• Les créances les plus anciennes, généralement les plus complexes à recouvrir.
• Les créances plus récentes, pour maximiser rapidement vos flux de trésorerie.

Contrairement à une société de recouvrement, Trezo ne se limite pas à résoudre les problèmes liés aux impayés existants. S’il n’en existe pas, nous prenons en charge l’ensemble des nouvelles factures dès leur création. Intervenir dès l’émission d’un devis est le moyen le plus efficace de limiter les risques d’impayés à l’avenir.

Enfin, au-delà de notre gestion opérationnelle de votre poste client, Trezo a vocation à devenir un copilote financier. Par exemple, nous mettons à votre disposition des outils de reporting incluant :

• Une balance âgée, offrant une vue claire des créances par ancienneté.
• Une analyse de l’évolution du DSO, avec pour objectif une réduction constante des délais de paiement afin d’optimiser votre trésorerie.
• Un classement des clients en fonction de leur fiabilité, pour vous aider à identifier vos meilleurs payeurs et anticiper les problèmes potentiels.

Externaliser votre poste client avec Trezo, c’est un accompagnement sur mesure et la garantie de résultats rapides. En somme, vous gagnez en temps, en efficacité et en sérénité, tout en améliorant vos performances financières grâce à des conseils avisés et un recouvrement rapide de vos impayés clients.

“La collaboration avec Trezo nous a permis de réduire significativement notre encours client ainsi que nos délais de règlement. Nous avons pu structurer notre pôle finance en mettant en place les bons process. Ça a été un vrai gain d'efficacité, nécessaire pour atteindre nos objectifs de croissance.”
Maxime Delmotte - Co-Fondateur @ Panopli