Les différents types de créances clients
Une créance client désigne les sommes que votre entreprise est en droit de recevoir suite à la vente de produits ou la réalisation d’une prestation de services. Pour qu’elle soit reconnue comme telle, trois conditions doivent être réunies :
- Le bien ou le service doit avoir été effectivement livré ou exécuté,
- Une facture doit être émise en bonne et due forme,
- Le paiement convenu n’a pas encore été perçu par l’entreprise.
Au sens strict du terme, une créance client existe à partir de l’émission d’une facture suite à la livraison du bien ou de l’exécution du service. Elle devient un impayé lorsque vous n’avez pas reçu de règlement alors que le délai de paiement convenu est dépassé. Une créance client disparaît lorsque le montant de la facture est encaissé.
En fonction des circonstances, on distingue plusieurs types de créances clients :
- Une créance en germe : un contrat existe mais son objet (la livraison du bien ou la réalisation de la prestation) n’a pas encore été exécuté.
- Une créance certaine : le bien ou le service a été livré et la preuve d’un accord contractuel (un bon de commande signé ou une facture émise) existe.
- Une créance liquide : la contrepartie financière de la créance (montant et devise monétaire) est clairement définie.
- Une créance exigible : la date d’échéance est dépassée. C’est à ce stade que l’entreprise peut commencer à relancer une facture ou réaliser des démarches de recouvrement.
- Une créance litigieuse : le client conteste la facture et refuse de payer. Cela peut être dû à la qualité du produit livré ou du service rendu, d’un retard de livraison etc…
- Une créance douteuse : il existe un risque élevé que la facture ne soit jamais réglée en raison des difficultés financières du client.
- Une créance irrécouvrable : lorsqu’il est clair que le client ne paie pas, même après de multiples relances et le recours à des actions contentieuses. Cela peut se produire lorsque le débiteur est en liquidation judiciaire ou s’il s’évapore dans la nature.
Avec Trezo, restez concentré sur votre activité en nous déléguant la gestion de la facturation et si besoin, la gestion des créances impayés. Le but de notre accompagnement sur-mesure est d’optimiser tout le process de l’order to cash, allant de l’émission d’un devis à l’encaissement d’une facture.
"La collaboration avec Trezo nous a permis de réduire significativement notre encours client ainsi que nos délais de règlement. Nous avons pu structurer notre pôle finance en mettant en place les bons process. Ça a été un vrai gain d'efficacité, nécessaire pour atteindre nos objectifs de croissance."
Maxime Delmotte - Co-Fondateur Panopli
Créances clients et comptabilité
Enregistrement comptable d’une créance client
Comptablement, une créance client est enregistrée à l’actif du bilan de votre entreprise, au sein de la catégorie “Immobilisations financières”.
Cela dit, le compte à créditer ou à débiter varie en fonction du statut de la créance.
A la date de livraison d’un bien ou de la réalisation d’un service, le compte 411 "Clients" est débité à hauteur du montant de la facture. En contrepartie, le compte 70 "Ventes de produits fabriqués, prestations de services et marchandises" est crédité.
Une fois que le client a payé sa facture, le montant est comptabilisé comme un produit et le compte de trésorerie 512 “Banque” est crédité du montant de la facture.
Impayé et dépréciation de la créance
Si la créance devient exigible, c’est-à-dire que la date d’échéance est dépassée et qu’aucun paiement n’a été reçu, le compte 411 “Clients” est alors crédité et en contrepartie, le compte 416 “Clients douteux ou litigieux” est débité.
Par ailleurs, si votre entreprise fait face à un risque de non-paiement, vous pouvez effectuer une dépréciation de la créance. Cette dépréciation intervient en fin d’exercice ou lorsque des difficultés sont identifiées (insolvabilité du client, litige commercial, etc.).
L’écriture comptable de la dépréciation est la suivante :
- Le compte 491 "Provisions pour dépréciation des comptes de clients" est crédité.
- Le compte 68174 "Dotations aux provisions pour dépréciation des créances" est débité.
Enregistrement d’une créance irrécouvrable
Le compte 654 "Pertes sur créances irrécouvrables" est utilisé lorsque la perte de la créance devient définitive en raison d’un caractère habituel en lien avec le volume d’affaires traité ou de la nature de l’activité.
En revanche, si la créance irrécouvrable revêt un caractère exceptionnel (ex : liquidation judiciaire ou disparition du débiteur), son montant HT (hors-taxe) doit alors être enregistré au débit du compte 6714 « Créances devenues irrécouvrables dans l'exercice ».
Influence d’une créance client sur la santé financière d’une entreprise
Les créances clients peuvent perturber la trésorerie d’une entreprise si elles ne sont pas bien gérées. Lorsqu’un paiement est en attente, l’entreprise doit continuer à assumer ses charges (versement des salaires, paiement des fournisseurs, impôts, taxes etc…). Le temps qui sépare la livraison d’un produit ou d’un service du paiement de la facture produit donc un décalage de trésorerie. Les impayés aggravent ce décalage et peuvent, à force, asphyxier la santé financière d’une entreprise.
En effet, le Besoin en Fonds de Roulement (BFR) d’une entreprise correspond aux liquidités dont elle a besoin pour faire fonctionner son activité. Or, ce besoin est directement financé par l’encaissement des créances clients.
Si les créances clients sont trop importantes ou si les délais de règlement sont trop longs, une entreprise peut alors être dans l’impossibilité d’assumer son BFR, ce qui peut paralyser son activité et mener au dépôt de son bilan.
En cas de besoin, plusieurs solutions existent pour financer la trésorerie d’une entreprise :
- Crédit bancaire à court terme : soit par le découvert autorisé, soit par la contraction d’un prêt.
- Affacturage : l’entreprise cède ses créances à un “factor” qui lui avance les fonds immédiatement.
- Assurance crédit : ce contrat permet de couvrir une partie des pertes liées aux impayés ou aux créances irrécouvrables.
Bien qu'ils soient efficaces et parfois salvateurs, ces modes de financement court-termiste ont un coût. Sans une stratégie de recouvrement efficace, ces solutions ne font que décaler le problème.Vous avez besoin de combler rapidement un décalage de trésorerie ? Grâce à notre partenariat avec Karmen, nous pouvons vous proposer une solution d’affacturage afin de financer rapidement votre BFR.
Gestion efficace des créances clients
Une bonne gestion des créances clients passe par :
- La mise en place d’un processus de facturation optimisé,
- Un suivi rigoureux des créances clients,
- La réduction des délais de paiement.
Mise en place d’un processus de facturation optimisé
Pour maintenir une trésorerie positive, facturer rapidement vos clients est essentiel. En effet, le délai de paiement d’une facture ne commence à courir qu’à partir de la date de réception d’une facture. Autrement dit, chaque jour de retard dans l’envoi d’une facture repousse mécaniquement sa date d’échéance.
Il est donc important d’envoyer dès que possible des factures précises et conformes aux termes du contrat conclu avec votre client. La moindre erreur peut retarder le règlement.
Une bonne gestion du risque client est également importante. Une analyse préalable de la santé financière de l’entreprise à qui vous envoyez une facture permet d’anticiper les impayés et d’ajuster les conditions de paiement en fonction du profil de votre client. Cette analyse inclut la vérification de la solvabilité de l’entreprise ainsi que l’analyse de l’historique de paiement de votre débiteur.
Suivi rigoureux des créances clients
Le suivi des factures peut reposer sur l’utilisation d’un logiciel dédié à la facturation ou simplement sur la mise en place d’un tableur Excel dédié au suivi des paiements. En tout cas, cet outil de suivi doit être bien structuré et tenu à jour afin de vous permettre de surveiller en temps réel le statut de vos créances clients.
Il peut être également utile de regrouper dans un seul document toutes les créances dont la date d’échéance est à venir ou dépassée. Par exemple, la balance âgée classe les créances en fonction de leur ancienneté (30, 60, 90 jours) et permet notamment de :
- savoir quelles factures ont été payées (ou non),
- calculer rapidement les créances en retard de paiement,
- visualiser le nombre et le montant des factures qui présentent un risque d’impayé,
- mesurer le délai moyen de paiement de vos factures.
Un déséquilibre dans la balance âgée est souvent le signe précurseur de difficultés de trésorerie à venir. Réagir à temps peut vous éviter de recourir à des financements externes coûteux.
Réduction du délai de paiement des créances clients
Le DSO (Days Sales Outstanding) est un indicateur clé de performance qui mesure le délai moyen de paiement de vos factures. Simplement dit : plus le DSO est bas, plus votre entreprise récupère rapidement l’argent qui lui est dû.
Le calcul du DSO s’effectue grâce à la formule suivante :
(Somme des créances clients sur la période analysée / Chiffre d’affaire sur la période analysée) x Nombres de jours sur la période
Minimiser le DSO implique de :
- négocier des délais de paiement adaptés à chaque client,
- mettre en place une procédure de relance efficace.
En faisant appel à Trezo, nous vous aidons à consolider la santé financière de votre entreprise en prenant en charge l’optimisation de votre processus de facturation et le recouvrement de vos créances.
"L'équipe de Trezo est hyper disponible pour répondre à nos questions et pousser les choses plus loin si besoin. Important pour nous également, ils prennent le temps de s'adapter à chacun de nos clients pour ne pas affecter leur expérience avec notre agence. Et ça fait la différence, il y a vraiment eu un avant et un après depuis qu'on bosse avec eux. Petit bonus : quel kiff de ne plus gérer les relances clients et de recevoir leurs updates sympas. On recommande sans hésiter Trezo à tous ceux qui veulent booster leur gestion financière en douceur 😉"
David VOGE - Fondateur @Petit Hack
Conseils recouvrer vos créances clients
Tout d’abord, pour pouvoir procéder à son recouvrement, une créance client doit être :
- Certaine : la dette est justifiée par un document (devis signé, contrat, bon de commande etc.).
- Liquide : le montant dû est précis et ne fait l’objet d’aucune ambiguïté.
- Exigible : la date d’échéance de paiement est dépassée.
Calculer le nombre et la somme totale des créances à recouvrer permet d’évaluer l’impact sur votre trésorerie et de prioriser les actions de recouvrement. Gardez en tête que plus une facture impayée est ancienne, plus il est difficile de la recouvrer.
Le but d’une stratégie de recouvrement est simple : faire disparaître le plus vite possible un maximum de créances afin d’augmenter rapidement la trésorerie de votre entreprise.
Cependant, cela ne doit pas se faire au détriment de la relation que vous avez tissé avec vos clients. C’est pourquoi il est important de favoriser le recouvrement amiable de vos impayés.
Dans de nombreux cas, un impayé est dû à un oubli de la part du client ou à une erreur humaine sur la facture. Une simple relance téléphonique est une manière douce et efficace d’identifier la cause d’un impayé et de trouver une solution pour corriger la situation.
Par exemple, si votre client rencontre des difficultés financières, proposer un échéancier de paiement est un geste commercial qui prouve la bienveillance de votre démarche. Non seulement cela vous permet de recouvrer rapidement une partie de votre créance, mais aussi de resserrer vos liens avec votre client qui est reconnaissant de la main que vous lui tendez, alors qu’il traverse une période difficile.
Gardez toutefois à l’esprit que le succès d’une stratégie de recouvrement repose sur un équilibre entre bienveillance et fermeté. Il est important d’adapter votre approche en fonction du profil et de l’histoire du client. Si vous faites face à un client dont la réputation de mauvais payeur le précède, il peut être judicieux d’envoyer rapidement une mise en demeure et d’appliquer des pénalités de retard afin de l’inciter à honorer rapidement son obligation.
En revanche, si vous vous adressez à un client historique qui se retrouve pour la première fois en situation d’impayé, il est préférable d’envoyer plusieurs lettres de relance courtoise avant d’envisager d’adopter un ton plus ferme.
Enfin, lorsque la voie amiable échoue malgré vos efforts, il peut être nécessaire de passer à des actions contentieuses. En dernier recours, une procédure de recouvrement judiciaire peut se traduire par l’envoi d’une injonction de payer ou d’une assignation au tribunal de commerce.
Pour recouvrer rapidement vos créances tout en maintenant de bonnes relations avec vos clients, faites appel à Trezo ! Agissant en votre nom, nous adaptons le ton, la forme et la fréquence de nos actions de recouvrement en tenant compte des valeurs et de l'image de votre entreprise.
"La gestion des factures était une tâche particulièrement chronophage pour nous, et un encours important s'accumulait faute de temps pour effectuer les relances nécessaires. Grâce à Trezo, nous avons pu externaliser cette gestion, ce qui a considérablement réduit notre encours client et nous a permis de nous concentrer sur d'autres taches. Nous bénéficions également d'indicateurs clés qui facilitent nos prises de décision, ainsi que de conseils pertinents pour nous aider à traiter les cas clients difficiles."
Thibault BRILLET - Founder @Moonmoon
On gère votre poste client de la facturation au paiement