Comprendre, suivre et optimiser le DSO de votre entreprise

Comprendre le DSO (Days Sales Outstanding)

90 % des entreprises françaises ont vu leur DSO se dégrader à cause de la pandémie de Covid-19
Baromètre Atradius

Signification du DSO

Le DSO (Days Sales Outstanding) est un indicateur qui mesure le nombre de jours qu’il faut, en moyenne, pour encaisser des factures sur une période donnée.

Par exemple, si vous avez un DSO de 45 jours sur un trimestre, cela signifie que sur cette période, vous avez encaissé vos factures en moyenne 45 jours après leur émission.

Également appelé Délai Moyen de Paiement (DMP) ou Nombre de Jours de Crédit Clients (NJC) en français, cet indicateur de performance est incontournable pour comprendre la santé financière d’une entreprise et évaluer l’efficacité de sa gestion du poste client.

Plus concrètement, le DSO a vocation à refléter la performance de votre processus de facturation et de recouvrement. Plus le DSO est faible, plus vite vous percevez le fruit de vos ventes. 

Au contraire, si le DSO de votre entreprise s’allonge, cela indique :

• que vous accordez des délais de paiement de plus en plus importants à vos clients,
• et/ou que votre processus de gestion des impayés peut gagner en efficacité.

Vous manquez de temps ou de main d’œuvre pour recouvrer vos factures ou vos impayés ? Faites appel à Trezo ! Grâce à une méthodologie rodée et un accompagnement sur-mesure (et sans engagement), nous collectons votre encours client et nous vous délivrons des outils pour suivre et améliorer la santé financière de votre entreprise.

"La gestion des factures était une tâche particulièrement chronophage pour nous, et un encours important s'accumulait faute de temps pour effectuer les relances nécessaires. Grâce à Trezo, nous avons pu externaliser cette gestion, ce qui a considérablement réduit notre encours client et nous a permis de nous concentrer sur d'autres taches. Nous bénéficions également d'indicateurs clés qui facilitent nos prises de décision, ainsi que de conseils pertinent pour nous aider à traiter les cas clients difficiles."
Thibault BRILLET - Founder @Moonmoon

Calcul du DSO

La méthode de calcul du DSO la plus couramment utilisée s’appuie sur la formule suivante :

DSO = (Encours clients / Chiffre d’affaires total) × Nombre de jours

• Encours clients : montant total des factures qui n’ont pas encore été réglées par vos clients à la date de calcul.
• Chiffre d’affaires total : somme des ventes sur la période analysée.‍
• Nombre de jours : 30 jours, 90 jours, 365 jours… La période analysée peut varier en fonction des spécificités de votre activité.

Utilisez le calculateur ci-dessous pour mesurer votre DSO annuel et découvrir l’impact qu’une diminution de DSO a sur votre trésorerie :

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Différences entre DSO et DPO

Le DSO (Days Sales Outstanding) et le DPO (Days Payable Outstanding) sont deux indicateurs financiers qui permettent de piloter la trésorerie d’une entreprise. Bien qu’ils s’attachent tous deux à mesurer des délais de paiement, le DPO indique le délai moyen que vous prenez pour régler les factures envoyées par vos fournisseurs.

La santé financière d’une entreprise s’apprécie souvent en regardant à la fois le DSO et le DPO. Dans l’idéal, vous cherchez à avoir un DSO le plus petit possible (vos clients vous paient rapidement) et un DPO relativement long (vous payez vos fournisseurs un peu plus tard) afin de disposer de suffisamment de trésorerie pour votre exploitation et vos projets de développement.

En fin de compte, la meilleure stratégie est d’anticiper les risques clients avant qu’il ne soit trop tard. Avec une bonne maîtrise du processus de l’order to cash, c’est-à-dire une bonne gestion des factures, une stratégie de recouvrement amiable efficace et un suivi rigoureux des indicateurs financiers importants, vous pouvez durablement optimiser votre DSO, générer du free cash flow et maintenir de bonnes relations avec vos fournisseurs ou vos employés.

“Nous avons choisi Trezo afin de leur confier la gestion de notre poste client pour notre offre B2B. Nous sommes vraiment très satisfaits des résultats obtenus et de l’accompagnement proposé. Nous les recommandons sans hésiter !“
Marie Taquet - CEO @Iconoclass

Pourquoi suivre votre DSO ?

Influence du DSO sur le BFR de votre entreprise

Le Besoin en Fonds de Roulement (BFR) est un indicateur-clé qui mesure la trésorerie dont vous avez besoin pour financer votre activité courante (achats de matières premières, paiement des salaires etc...) en prenant en compte le décalage des flux de trésorerie résultant du temps qui sépare les décaissements des encaissements.

Par conséquent, plus vos clients mettent du temps à payer (DSO élevé), plus votre BFR augmente. Si votre BFR est trop élevé, vous risquez de rencontrer des difficultés pour régler vos fournisseurs ou pour investir dans de nouveaux projets. À l’inverse, un BFR maîtrisé vous garantit une certaine marge de manœuvre et une meilleure résilience financière en cas d’imprévu.

Concrètement, le calcul du BFR s’effectue par la formule suivante :

BFR = Stocks + Créances clients - Dettes fournisseurs

• Stocks : valeur des produits que vous avez achetés ou fabriqués et qui n’ont pas encore été vendus.
• Créances clients : montant des factures envoyées à vos clients mais qui n’ont pas encore réglées.
• Dettes fournisseurs : montant des factures que vous devez à vos fournisseurs et que vous n’avez pas encore payées.

Le DSO est directement lié à la composante créances clients du BFR. Lorsqu’il augmente, cela signifie que vous mettez davantage de temps à encaisser vos factures, ce qui augmente le montant de vos créances clients et par conséquent, votre besoin de trésorerie sur la période augmente également.

Qu’est ce que le DSO permet d’apprendre ou de faire ?

Tout d’abord, le DSO reflète la solidité financière de votre entreprise. Si le délai moyen de paiement de vos clients est stable (et raisonnablement bas), votre entreprise est en bonne santé. En revanche, un DSO qui s’allonge de mois en mois doit vous alerter car un allongement des délais de règlement chez vos clients risque de provoquer des tensions de trésorerie.

Par exemple, si votre DSO passe de 45 à 60 jours en l’espace d’un trimestre, vous risquez de devoir puiser dans vos réserves pour couvrir vos charges courantes et si cela est insuffisant, vous risquez de devoir vous tourner vers d’autres solutions (parfois coûteuses) pour financer votre trésorerie (ex : affacturage, crédit bancaire etc…). Suivre le DSO permet ainsi d’anticiper d’éventuels problèmes de trésorerie et vous donne du temps pour réagir afin d’éviter de devoir vous endetter pour financer votre BFR.

Par ailleurs, un DSO bas prouve l’efficacité de votre processus de facturation et de recouvrement. Autrement dit, votre entreprise envoie rapidement ses factures, elle réagit vite en cas de factures impayées, vous relancez vos impayés sans tarder et si besoin, vous mettez en place des facilités de paiement qui permettent un recouvrement rapide des créances en retard de paiement.

Enfin, un suivi rigoureux du DSO facilite la gestion du risque client et la priorisation des actions de recouvrement. En effet, toutes les factures ne se valent pas : certaines créances représentent un montant élevé ou proviennent de clients stratégiques.

Par exemple, si vous constatez que le DSO d’un de vos plus gros clients augmente progressivement depuis plusieurs mois, cela peut vous amener à enquêter afin de vérifier la solvabilité de ce client. Si vos doutes se confirment, le suivi du DSO vous aura permis d’avoir de prendre assez tôt les bonnes décisions afin de limiter les risques auxquels vous expose ce client. Cela peut se traduire par la mise en place d’une procédure de relance plus ferme ou de conditions de paiement plus strictes (ex : versement d’un acompte à la commande).

Contrairement à une société de recouvrement traditionnelle qui se concentre surtout sur les impayés déjà existants, Trezo propose une approche globale. Notre ambition est d’endosser un véritable rôle de copilote financier. Pour cela, nous mettons à votre disposition plusieurs outils de reporting, comme :

• Un outil de suivi du DSO  et un accompagnement pour réduire le délai moyen de paiement de vos factures.
• Une balance âgée pour suivre vos créances et de mieux prioriser vos actions de recouvrement.
• Un classement des clients selon leur fiabilité afin d’identifier les bons ou les mauvais payeurs et d’anticiper les risques de retard de paiement.

En confiant la gestion de votre poste client à Trezo, vous gagnez un temps précieux, vous renforcez votre trésorerie et vous optimisez vos performances financières.

"L'équipe de Trezo est hyper disponible pour répondre à nos questions et pousser les choses plus loin si besoin. Important pour nous également, ils prennent le temps de s'adapter à chacun de nos clients pour ne pas affecter leur expérience avec notre agence. Et ça fait la différence, il y a vraiment eu un avant et un après depuis qu'on bosse avec eux. Petit bonus : quel kiff de ne plus gérer les relances clients et de recevoir leurs updates sympas. On recommande sans hésiter Trezo à tous ceux qui veulent booster leur gestion financière en douceur 😉"
David VOGE - Fondateur @Petit Hack

Comment avoir un bon DSO ?

Pour avoir un DSO bas et stable, il faut :

1. Présenter des conditions de paiement claires à vos clients,
2. Envoyer rapidement vos factures,
3. Privilégier les paiements électroniques,
4. Tenir à jour votre balance âgée,
5. Analyser les données de paiement et anticiper les risques clients
6. Favoriser la résolution amiable des impayés

1. Présenter des conditions de paiement claires à vos clients

Pour commencer, il est essentiel qu’à la conclusion d’une vente, vos clients comprennent parfaitement :

• Les délais de paiement qu’ils s’engagent à respecter,
• Les conditions de règlement : virement bancaire, chèque, carte bancaire, prélèvement SEPA…
• Les pénalités en cas de retard

Une communication limpide désamorce bien des litiges ultérieurs, notamment avec des clients qui pourraient prétendre “ne pas avoir été informés”.

2. Envoyer rapidement vos factures

La plupart du temps, le délai accordé pour régler une facture commence à courir à partir du jour de réception d’une facture pour le client. Par conséquent, plus tôt les factures sont émises et envoyées, plus vite elles sont encaissées !

A condition d’être bien paramétré et maintenu à jour, un bon logiciel de facturation peut automatiser l’envoi de vos factures et maximiser vos chances d’avoir un bon DSO. Vous pouvez également externaliser la facturation en faisant appel à une entreprise spécialisée, comme Trezo ! Nous pouvons prendre en charge la gestion globale de votre poste client, de la signature d’un devis à l’encaissement d’une facture.

3. Privilégier les paiements électroniques

Contrairement au chèque, qui implique un temps d’envoi et de traitement plus long, voire des risques de perte ou de rejet, les paiements électroniques sont quasi instantanés. Encourager vos clients à utiliser des moyens de paiement électroniques peut diminuer leur délai de paiement de quelques jours, ce qui se traduit pour vous par une diminution du DSO et une augmentation de votre trésorerie.

Par exemple, à l’appui d’une facture ou d’une relance téléphonique, vous pouvez envoyer par mail un lien qui permet à votre client de régler sa facture en utilisant une carte bancaire. Une technique simple et efficace pour encaisser rapidement vos factures.

4. Tenir à jour votre balance âgée

La balance âgée est un document qui recense vos créances classées par date d’échéance ou par ancienneté (30 jours, 60 jours, 90 jours, etc.). Elle vous offre un panorama clair de l’ensemble de vos factures en cours et met en évidence celles qui sont en retard de paiement.

Le suivi régulier de votre balance âgée permet de repérer les clients qui ne respectent pas leur(s) échéance(s) de paiement et d'adapter vos actions de recouvrement.

5. Analyser les données de paiement afin d’anticiper les risques clients

Suivre les habitudes de paiements de vos clients est une bonne manière d’optimiser votre DSO car cela aide à :

• Identifier les clients à risque : ceux qui allongent régulièrement leurs délais de paiement ou qui multiplient les litiges.
• Adapter vos conditions de paiement : versement d’un acompte, d’un prélèvement automatique.‍
• Adapter vos actions de recouvrement : envoi d’une lettre de relance courtoise ou d’une mise en demeure payer.

6. Favoriser la résolution amiable des impayés

Pour préserver votre relation commerciale et votre DSO, il est toujours judicieux de privilégier la voie amiable pour recouvrer un impayé. Comme un grand nombre de retards de paiement sont dûs à des oublis, une simple lettre de rappel de paiement peut suffire à débloquer une situation d’impayé.

Si le retard est dû aux difficultés financières que rencontre votre client ou à un litige sur le produit ou la prestation délivrée, il est important de faire preuve d’écoute et de bienveillance. Une approche humaine dans la gestion des impayés permet de comprendre plus facilement la cause du retard et de trouver un compromis (ex : échéancier de paiement, remise commerciale etc…).

“Trezo a été d’une aide précieuse pour la gestion du recouvrement pendant la forte croissance de bricks. Les rapports & dashboards personnalisés nous ont permis de suivre de près les performances de notre poste client et de prendre des décisions informées.”
Victor Leboda - Fondateur Bricks collective