Envoyer un rappel de paiement par mail ou par courrier

C’est quoi une balance âgée ?

La balance âgée est un document comptable qui regroupe les créances clients et les dettes fournisseurs non soldées. Les factures sont classées en fonction du délai qui les sépare de leur date d’échéance : non échues, en retard de 30 jours, de 60 jours, de plus de 90 jours etc...

A un instant T, la balance âgée permet de visualiser d’un coup d’œil ce que vos clients vous doivent et ce que vous devez à vos fournisseurs. En classant les factures par ancienneté, la balance âgée met en évidence les retards de paiement et les encaissements à venir.

Bien qu’elle ne soit pas obligatoire légalement, la balance âgée est un incontournable en comptabilité. Comme vous le verrez plus loin dans cet article, cet outil est utile pour gérer le poste client, préserver la santé financière de votre entreprise et améliorer sa rentabilité.

Balance âgée clients

La balance âgée clients contient uniquement les créances clients en cours, c’est-à-dire les factures émises que vos clients doivent vous régler. 

Une balance âgée clients prend la forme d’un tableau à double entrée :

• Colonnes : elles indiquent les tranches d’échéance (non échues, retard 1-30 jours, 30-60 jours, 61-90 jours, plus de 90 jours).
• Lignes : elles listent chaque client avec le montant total dû et la répartition des montants selon leur ancienneté.

Exemple simplifié d’une balance âgée clients :

Comme vous pouvez le voir, cet outil permet de détecter immédiatement les retards de paiement et les comptes clients associés, ce qui facilite la gestion du recouvrement des factures.

Balance âgée fournisseurs

La balance âgée fournisseurs répertorie toutes les factures fournisseurs non réglées par votre entreprise, classées selon leur ancienneté. Cette vision chronologique permet d’anticiper vos sorties de trésorerie, de payer vos fournisseurs en temps et en heure et ainsi, d’entretenir de bonnes relations avec vos partenaires commerciaux.

Comme pour la balance âgée clients, la balance âgée fournisseurs se présente sous forme d’un tableau :

• Colonnes : le temps qui sépare les factures de leur date d’échéance (non échues, 1-30 jours de retard, 31-60 jours, 61-90 jours, plus de 90 jours).
• Lignes : le nom de chaque fournisseur, le montant des factures en attente de paiement en fonction de leur ancienneté.

Exemple simplifié d’une balance âgée fournisseurs :

La balance âgée fournisseurs permet donc d’assurer une gestion saine de vos dettes. Complémentaire à la balance âgée clients, elle permet également de maintenir un équilibre financier et d'optimiser la gestion de votre trésorerie.

Vous avez besoin de recouvrer rapidement vos impayés ? Faites appel à Trezo ! En nous appuyant sur une méthodologie éprouvée (et respectueuse des valeurs de votre entreprise), notre équipe peut agir en votre nom afin de recouvrer vos impayés tout en vous permettant de rester concentré sur votre cœur de métier.

Pourquoi utiliser une balance âgée ?

Utiliser une balance âgée permet :

1. d’organiser et de prioriser les actions de recouvrement des factures,
2. d’améliorer la rentabilité de l’entreprise,
3. de piloter la trésorerie de l’entreprise.

Organiser ou prioriser les actions de recouvrement

En regroupant toutes les créances par échéance, la balance âgée clients permet d’identifier rapidement les factures en retard et leur degré de risque, en prenant notamment en compte que :

• Plus la date d’échéance d’une facture est dépassée depuis longtemps, plus il est difficile de la recouvrer.
• Un client qui cumule les impayés présente un risque plus élevé pour la trésorerie de votre entreprise.

Grâce à cette cartographie des créances, vous pouvez adapter vos relances et définir une stratégie efficace pour gérer vos impayés et répondre aux besoins de votre entreprise.

Concrètement, deux grandes stratégies de recouvrement s’offre à vous :

1️⃣ Prioriser les créances les plus anciennes pour limiter les pertes

• Cette approche vise à traiter en priorité les créances de plus de 60 ou 90 jours, car leur recouvrement devient plus difficile avec le temps.
• Elle est adaptée aux entreprises ayant un volume d’impayés important et qui cherchent en priorité à éviter que leurs créances deviennent irrécouvrables.

2️⃣ Prioriser les impayés récents pour augmenter rapidement la trésorerie

• Ici, l’objectif est d’agir dès les premiers jours de retard, en relançant rapidement les factures échues de 1 à 30 jours.
• Elle peut se traduire par l’envoi d’une lettre de relance courtoise ou ou d’une relance téléphonique afin d’inciter le client à régulariser au plus vite la situation.
• Si votre client rencontre des difficultés financières, c’est l’occasion de lui proposer un échéancier de paiement.

Chez Trezo, nous proposons un accompagnement sur-mesure. Dans certains cas, nous prenons en charge l’ensemble de vos impayés. Dans d’autres, nous laissons au chargé de recouvrement interne la gestion des impayés les plus récents (plus faciles à recouvrer) et nous nous occupons du recouvrement des créances les plus anciennes (les plus complexes).

Améliorer la rentabilité de l’entreprise

Une balance âgée permet de repérer immédiatement les clients en retard et d’adapter la les actions de recouvrement en fonction du niveau de risque qu’il présente. Or, une bonne stratégie de recouvrement permet de réduire le DSO, c’est-à-dire le délai moyen de paiement des clients.

Autrement dit, en mettant en place une politique de recouvrement basée sur l’analyse de la balance âgée, vous pouvez encaisser plus vite et diminuer le BFR (Besoin en Fond de Roulement) de votre entreprise. 

Ainsi, une gestion proactive des impayés améliore votre capacité d’autofinancement, réduisant mécaniquement le recours à des sources de financement externe (et coûteuses), comme un découvert bancaire ou une solution d’affacturage en ligne. Cela peut avoir un effet direct sur la rentabilité de l’activité.

Piloter la trésorerie de l’entreprise

En offrant une visibilité détaillée sur les flux financiers à venir, la balance âgée permet d’anticiper les encaissements et les décaissements, évitant ainsi les tensions de trésorerie.

En effet, certains retards de paiement peuvent être ponctuels, tandis que d’autres révèlent des habitudes préoccupantes. L’analyse de la balance âgée permet d’évaluer le risque client en identifiant facilement les mauvais payeurs.

Ainsi, grâce au calcul du DSO, du taux de recouvrement, à l’analyse de la balance âgée et à un système de scoring solvabilité, vous pouvez mieux apprécier l’évolution future de la trésorerie nette de l’entreprise. Cela permet de réaliser des prévisions de trésorerie plus précises et d’anticiper d’éventuels besoins de financement ou d’identifier une opportunité d’investissement afin de valoriser le surplus de trésorerie.

Conception d’une balance âgée : mode d’emploi

La balance âgée est un outil essentiel pour suivre les encours clients et fournisseurs, mais encore faut-il la concevoir correctement pour en tirer des données exploitables.

La première étape de l’élaboration d’une balance âgée consiste à centraliser toutes les informations comptables nécessaires, c’est-à-dire l’ensemble des factures clients et fournisseurs en cours, les paiements déjà enregistrés, ainsi que les dates d’échéance précises. Il est impératif que toutes les données soient à jour et correctement saisies dans le logiciel de comptabilité ou dans le tableau Excel. 

Une fois ces éléments réunis, il suffit de classer les créances et dettes selon leur ancienneté :

• Non échues
• 1 à 30 jours de retard 
• 31 à 60 jours de retard 
• 61 à 90 jours de retard
• +90 jours de retard 

Pour créer une balance âgée, un tableur Excel est tout à fait suffisant. Cependant, si votre entreprise fait face à un volume de factures important, il est recommandé d’utiliser un logiciel de facturation capable de générer automatiquement une balance âgée.

Enfin, l’actualisation des données de la balance âgée est une condition déterminant son efficacité. Il est recommandé de la mettre à jour au minimum une fois par mois, voire chaque semaine pour les entreprises ayant un fort volume de transactions. Une mise à jour trop espacée entraîne une perte de visibilité sur la situation réelle des créances et peut retarder les actions de recouvrement. 

Chez Trezo, nous accompagnons nos clients au niveau stratégique et opérationnel. Une fois la balance âgée mise en place, notre équipe intervient dans son analyse et dans l’organisation d’une stratégie de recouvrement efficace.

Les pièges à éviter lors de l’utilisation d’une balance âgée

Si la balance âgée est un outil puissant pour piloter la trésorerie et optimiser le recouvrement, son efficacité dépend pour beaucoup de la qualité des données comptables qu’elle contient.

En effet, des factures mal saisies, des dates d’échéance erronées ou des encaissements non lettrés entraîneront des anomalies, faussant la répartition des créances par tranche d’âge. Par exemple, une facture enregistrée avec une échéance erronée peut apparaître comme en retard alors qu’elle est encore dans son délai légal de paiement. Un contrôle rigoureux des données comptables est donc indispensable pour garantir la fiabilité de la balance âgée.

Par ailleurs, la fréquence de mise à jour de la balance âgée est également importante. Une balance âgée représente une photographie des créances et dettes à un instant T. Or, ces données évoluent constamment avec les paiements reçus et les nouvelles factures émises. Si elle n’est pas actualisée régulièrement, vous risquez d’oublier des relances importantes ou de prévoir des encaissements déjà perçus. En fonction du nombre d’impayés à gérer, la balance âgée doit être mise à jour chaque semaine ou au minimum chaque mois pour rester fiable.

Au-delà de la qualité et de la fiabilité des données comptables, il est également important de noter que la balance âgée ne fournit aucune information sur la solvabilité des clients ni sur les raisons précises d’un retard. Certains clients peuvent avoir des difficultés passagères, tandis que d’autres peuvent être des mauvais payeurs. Il est donc recommandé de croiser les données de la balance âgée avec un système de scoring, qui prend en compte l’historique des paiements et la santé financière des débiteurs.

En outre, se focaliser uniquement sur les créances clients sans surveiller les dettes fournisseurs peut donner une vision biaisée de la situation financière. Une entreprise peut penser avoir une trésorerie saine en voyant un volume important d’encaissements à venir, mais si elle n’a pas anticipé les paiements fournisseurs imminents, elle risque d’être en difficulté. Compléter l’analyse avec un prévisionnel de trésorerie global permet d’éviter ce type de distorsion et d’avoir une vue complète des flux financiers.

Enfin, il est important de garder à l’esprit que la balance âgée est un outil d’aide à la décision mais elle ne résout pas les problèmes directement. Son efficacité repose sur les actions mises en place en conséquence : relances proactives, renégociation des conditions de paiement etc... 

Autrement dit, une balance âgée bien tenue reste un indicateur passif si elle n’est pas adossée à une stratégie de recouvrement bien organisée. Pour maximiser son impact, elle doit être le point de départ d’un processus de relance efficace, appuyé par des outils de suivi fiables.

Chez Trezo, nous accompagnons nos clients dans l’exploitation de leur balance âgée en veillant sur la qualité des données et du plan d’actions. Grâce à une approche méthodique et des outils performants, nous transformons la balance âgée en un véritable levier financier pour votre entreprise.

Avantages d’une relance téléphonique

Pour préserver la santé financière d’une entreprise, une bonne gestion du poste client est indispensable. Des retards de paiement fréquents peuvent entraîner des tensions de trésorerie qui, à leur tour, peuvent compromettre la capacité d’une entreprise à honorer ses propres engagements financiers.

Une relance téléphonique consiste à recouvrer un impayé par la voie amiable, en engageant un dialogue bienveillant directement avec le débiteur.

Opter pour une relance amiable, notamment par téléphone, présente plusieurs avantages :

1. Éviter une procédure judiciaire souvent longue, coûteuse et pouvant entacher la réputation de l’entreprise.
2. Préserver la relation client en faisant preuve de patience, en montrant votre volonté de comprendre la situation du client et de l’aider à honorer sa dette.

Moins formel qu’une relance de facture envoyée par mail ou par courrier, le contact téléphonique permet d'obtenir immédiatement des explications sur le retard de paiement et de trouver une solution afin d’obtenir le paiement de votre créance dans les meilleurs délais.

Par ailleurs, en adoptant une démarche humaine qui favorise le dialogue, une relance téléphonique permet de rappeler à votre client son obligation de payer sans détériorer vos relations commerciales. C’est même parfois l’occasion de renforcer cette relation et de conclure une nouvelle vente.

En effet, contrairement à l’envoi d’un mail de relance froid et impersonnel, contacter de vive voix un client en retard de paiement montre l’importance que vous lui accordez. Si votre débiteur fait face à des difficultés financières, il sera plus enclin à accepter une facilité de paiement ou toute autre solution menant au recouvrement de votre créance.

Enfin, même si elle n’aboutit pas immédiatement à un paiement, une relance téléphonique est le meilleur moyen d'évaluer la sincérité d’un client et d’adapter votre procédure de relance en conséquence. Par exemple, il est bien plus facile d’identifier un mauvais payeur par le biais d’un appel téléphonique que par l’envoi d’une lettre de relance courtoise (qui risque simplement d’être ignorée).

En faisant appel à Trezo, nous mettons en place un plan d’action afin de recouvrer rapidement vos impayés. Les séquences de relances que nous réalisons en votre nom (ton, canal, fréquence etc.) sont élaborées dans le respect de l’image et des valeurs de votre entreprise.

"L'équipe de Trezo est hyper disponible pour répondre à nos questions et pousser les choses plus loin si besoin. Important pour nous également, ils prennent le temps de s'adapter à chacun de nos clients pour ne pas affecter leur expérience avec notre agence. Et ça fait la différence, il y a vraiment eu un avant et un après depuis qu'on bosse avec eux. Petit bonus : quel kiff de ne plus gérer les relances clients et de recevoir leurs updates sympas. On recommande sans hésiter Trezo à tous ceux qui veulent booster leur gestion financière en douceur 😉"
David VOGE - Fondateur @Petit Hack

3 conseils pour relancer efficacement un impayé par téléphone

Une bonne relance téléphonique d’un impayé implique de :

1. bien connaître le dossier,
2. faire preuve de bienveillance et d’écoute active,
3. garder des traces écrites des échanges téléphoniques.

Préparer une relance téléphonique

Avant d’appeler, il faut définir clairement vos objectifs. Une relance téléphonique peut répondre à plusieurs finalités :

• Rappeler au client son obligation de paiement : en s’appuyant sur les termes du contrat ou de la facture.
• S’informer sur le statut de la facture : où en sont les opérations bancaires ou administratives nécessaires au paiement.
• Comprendre les raisons du retard : oubli, perte de la facture, problèmes financiers, objections du client...‍
• Négocier un accord amiable : proposer une solution comme un échéancier de paiement ou une nouvelle date d’échéance afin de débloquer la situation.

Bien connaître l’historique d’un impayé montre le sérieux de votre démarche et l’intérêt que vous portez à la relation commerciale que vous entretenez avec votre client. Par exemple, pour faire gagner du temps à votre interlocuteur, vous devez connaître les informations concernant la facture impayée, c’est-à-dire :

1. son numéro
2. sa date d’envoi
3. son montant
4. sa date d’échéance

Par ailleurs, une relance téléphonique est efficace si elle est orientée vers les bons interlocuteurs. Passer des heures au téléphone à être redirigé de service en service ou laisser un message à un intermédiaire risque de diluer le message que vous souhaitez faire passer. Il est donc important d’identifier en amont la personne qui peut le mieux vous aider à recouvrer votre facture.

Par exemple, dans une grande entreprise, il est fréquent que le service comptable gère directement les factures. En revanche, dans une TPE, le dirigeant est souvent le contact principal.

Enfin, préparez également des réponses aux objections que vous pouvez anticiper. Si le client évoque un litige sur la qualité du produit ou du service, il est important d’être en mesure de proposer une solution ou d’engager un dialogue constructif.

Soyez bienveillant et à l’écoute de votre client

La manière dont vous vous adressez à votre client est aussi importante que le contenu de votre message. Un ton agressif ou autoritaire risque de braquer votre interlocuteur et de compliquer davantage la situation.

À l’inverse de l’image ci-dessus, adopter une attitude bienveillante encourage le dialogue et la recherche de solutions.

Une relance téléphonique est une démarche commerciale qui vous donne l’opportunité de renforcer votre relation avec le client. Montrez que vous vous intéressez à sa situation et que vous êtes disposé à l’aider. Par exemple, si votre client traverse une période difficile, proposez un échelonnement des paiements ou un report de la date d’échéance de la facture. Si votre client est désorganisé, simplifiez-lui la tâche en lui envoyant un lien de paiement par mail avant la fin de l’appel. Cette démarche proactive facilite le recouvrement tout en renforçant la relation commerciale.

Tout en restant courtois, vous pouvez adopter un ton plus ferme si la facture impayée pèse lourd sur votre trésorerie depuis trop longtemps. Cela dit, face à des clients de mauvaise foi ou peu réactifs, une relance téléphonique peut parfois être frustrante. Il est important de garder votre calme en toutes circonstances et d’éviter toute parole déplacée témoignant de l’agacement de votre part. Soit dit en passant : les menaces, les agressions verbales ou les appels répétés sont des actes pénalement répréhensibles.

Être bien préparé avant de décrocher son téléphone et adopter une posture bienveillante augmente vos chances de recouvrement puisque cette démarche pousse à trouver collectivement une solution à l’impayé. De plus, elle réduit les risques de conflits et contribue à préserver l’image de votre entreprise.

Garder des traces écrites des échanges téléphoniques

Une relance téléphonique, aussi efficace soit-elle, n’a pas la formalité d’un échange écrit.

Lorsqu’un accord est trouvé par oral, il est important d’envoyer un récapitulatif afin de rappeler à votre client ses engagements.

La confirmation par écrit d’un accord conclu avec votre interlocuteur protège également votre entreprise si votre client ne respecte pas les termes convenus. En cas de procédure de recouvrement, ce message peut être présenté comme preuve que le client avait accepté de payer sa dette et que vous avez fait des efforts pour trouver une solution amiable.

Par exemple, voici un modèle de mail récapitulant les engagements pris par le client et les actions convenues :

Par ailleurs, pour qu'une relance téléphonique soit pleinement efficace, elle doit s'inscrire dans une stratégie globale de gestion des impayés. Les relances écrites – qu'il s'agisse de courriers, d'e-mails ou de SMS – constituent une base essentielle sur laquelle la relance téléphonique peut s’appuyer.

Enfin, il est important de centraliser chaque étape de la vie d’une facture dans un logiciel de facturation adapté. Documenter l’historique d’un impayé, c’est-à-dire toutes les actions entreprises de l’émission de la facture à son encaissement, permet d’éviter de relancer un débiteur trop souvent ou pire, de relancer un client qui a déjà réglé sa dette.

Vous souhaitez renforcer la santé financière de votre entreprise tout en restant concentré sur votre domaine d’expertise ? Faites appel à Trezo !

En nous connectant à vos outils métiers, nous recouvrons vos créances clients en votre nom, grâce à une procédure de relance bien pensée, bien exécutée et alignée avec les valeurs de votre entreprise.

"La collaboration avec Trezo nous a permis de réduire significativement notre encours client ainsi que nos délais de règlement. Nous avons pu structurer notre pôle finance en mettant en place les bons process. Ça a été un vrai gain d'efficacité, nécessaire pour atteindre nos objectifs de croissance."
‍Maxime Delmotte - Co-Fondateur Panopli

A quelle fréquence relancer une facture par téléphone ?

Une relance par téléphone doit s’inscrire dans une séquence de rappel utilisant différents canaux de communication. La fréquence des relances téléphoniques peut s’articuler autour de l’envoi de relances écrites.

Par exemple, voici un exemple de procédure de relance par voie écrite :

• J+5 après l’échéance de la facture : envoi d’un premier rappel de paiement, cordial, signalant l’échéance dépassée.
• J+15 après l’échéance de la facture: envoi d’une lettre de relance, mentionnant des pénalités de retard et proposant un nouveau délai pour le règlement.
• J+30 après l’échéance de la facture : si aucune réponse n’a été obtenue, une dernière relance amiable est envoyée.

Cependant, un excès de relances par téléphone peut irriter votre client et détériorer votre relation. Si un client se sent harcelé, il est probable qu’il devienne encore moins coopératif. À l’inverse, une fréquence trop faible peut laisser penser que vous n’attachez pas d’importance à vos factures, encourageant ainsi un comportement dilatoire.

En fonction de l’ancienneté du client, de son historique de paiement et du type de relation que vous entretenez avec lui, des relances téléphoniques peuvent intervenir dans les jours précédents et/ou suivants l’envoi d’une lettre de relance.

En effet, le type de client peut avoir une influence importante sur la fréquence des relances téléphoniques :

• Les clients fidèles et ponctuels ont un historique de paiement propre. Leur retard peut être lié à un oubli ou à un problème administratif. Une relance téléphonique unique, effectuée avant une lettre de relance, est souvent suffisante pour résoudre la situation.
• Les nouveaux clients ont un risque d’impayé plus élevé. Les relances doivent être plus fréquentes pour établir un suivi rigoureux et éviter qu’un retard ne s’installe durablement.
• Les mauvais payeurs ont déjà présenté des retards ou des impayés. Une relance téléphonique peut être réalisée dès le premier retard constaté et des actions plus fermes, comme une mise en demeure, peuvent être envisagées rapidement si aucun paiement n’est effectué.

La fréquence idéale des relances téléphoniques dépend donc du type de client, du montant de la facture et de votre stratégie globale de recouvrement. Bien planifiée et adaptée à chaque client, une relance téléphonique complète efficacement les relances écrites, tout en apportant une dimension humaine à votre stratégie de recouvrement.

Que faire si la relance téléphonique échoue ?

En cas d’échec de la relance téléphonique, la première étape formelle consiste à adresser une mise en demeure de payer. Ce document doit être envoyé par courrier recommandé avec accusé de réception pour garantir sa réception et sa traçabilité.

Une mise en demeure efficace doit inclure :

• Les informations relatives à la facture impayée (montant, date d’échéance),
• Un rappel des relances déjà effectuées, y compris les appels téléphoniques,
• Un délai précis pour effectuer le paiement (généralement 8 ou 15 jours),
• Une mention claire des conséquences en cas d’absence de règlement (actions contentieuses).

Si la mise en demeure n’aboutit pas, il devient nécessaire d’entamer une procédure de recouvrement judiciaire. 

Plusieurs options s’offrent à vous, en fonction du montant dû et de la situation du débiteur :

• Injonction de payer : une procédure rapide et peu coûteuse pour les dettes incontestées. Elle consiste à déposer une requête auprès du tribunal compétent. Si le juge estime la demande légitime, une injonction de payer est délivrée au débiteur.
• Procédure de recouvrement des petites créances : pour les dettes inférieures à 5 000 € (incluant les pénalités de retard), cette procédure simplifiée permet de passer directement par un commissaire de justice (ex-huissier de justice).
• Référé provision : pour les créances mettant en péril votre entreprise, le référé provision permet d’obtenir une décision rapide pour obliger le débiteur à payer.
• Assignation en paiement : pour les cas les plus complexes ou litigieux, cette procédure implique une audience devant un juge.

Si vous préférez limiter tout risque de recours judiciaire long et coûteux, confiez à Trezo la gestion de vos factures ! Avec une approche attentive et bienveillante, nous pouvons mettre à votre disposition une méthodologie gagnante pour effectuer des relances téléphoniques efficaces.

"Trezo a été d’une aide précieuse pour la gestion du recouvrement pendant la forte croissance de bricks. Les rapports & dashboards personnalisés nous ont permis de suivre de près les performances de notre poste client et de prendre des décisions informées."
Victor Leboda - Fondateur Bricks collective

Pourquoi accorder un score de solvabilité à ses clients ?

En 2024, on compte environ 66 000 défaillances d’entreprises, soit une hausse de 18,5% par rapport à 2023.
Banque de France

D’abord utilisé dans le monde bancaire pour accorder (ou non) un crédit à un particulier, le scoring financier s’est progressivement étendu à d’autres secteurs d’activité. Dans un contexte économique où les défaillances d’entreprises ont atteint un niveau record, mettre en place un système de scoring est devenu un outil indispensable pour savoir à qui accorder votre confiance… et à quelles conditions.

Concrètement, le score de solvabilité est un indicateur qui s’appuie sur des critères financiers, comportementaux et économiques pour déterminer si un client est capable d’honorer ses factures dans les temps, ou s’il présente un risque de défaut de paiement. En général, un client avec un score élevé est réputé fiable alors qu’un client avec un score bas est un client à risque.

Ainsi, attribuer un score de solvabilité à une entreprise permet d’anticiper et de vous prémunir contre le risque de facture impayée. Avec un système de scoring, vous pouvez adapter vos efforts de prospection, vos conditions de paiement et vos relances en cas d’impayé.

Résultat : une meilleure gestion du poste client et moins de problèmes de trésorerie.

Mettre en place un système de scoring pour évaluer la solvabilité de vos partenaires commerciaux est un puissant outil d’aide à la décision qui permet :

• de limiter les encours autorisés ou de refuser une transaction risquée,
• de savoir quand exiger un acompte ou un règlement comptant,
• d’accorder ou non un échéancier de paiement,
• de détecter les clients dont la situation financière se dégrade,
• d’adapter votre procédure de relance au cas par cas.

Chez Trezo, nous prenons en charge la gestion de vos impayés grâce à une approche sur-mesure, allant de la relance téléphonique au recouvrement judiciaire. En parallèle, nous vous aidons à mettre en place un système de scoring adapté à votre portefeuille de clients. Autrement dit, nous vous aidons à consolider votre trésorerie et la santé financière de votre entreprise tout en vous permettant de rester concentré sur votre cœur de métier.

“Nous avons choisi Trezo afin de leur confier la gestion de notre poste client pour notre offre B2B. Nous sommes vraiment très satisfaits des résultats obtenus et de l’accompagnement proposé. Nous les recommandons sans hésiter ! “
Marie Taquet - CEO @Iconoclass

Quels critères composent un score de solvabilité ?

Un score de solvabilité est généralement calculé grâce à des critères :

1. Financiers (bilan, compte de résultat, ratios financiers)
2. Comportementaux (historique de paiement, volume de commandes)
3. Économiques (secteur d’activité, parts de marché)

Critères financiers du scoring

Pour évaluer objectivement la solidité économique d’une entreprise, un score de solvabilité s’intéresse en premier lieu à ses documents comptables et à ses principaux ratios financiers.

Le bilan et le compte de résultat donnent une bonne image de la santé globale de votre client puisqu’ils renseignent sur sa capacité à couvrir ses dettes, la part de ses actifs financée par ses capitaux propres et l’évolution de sa rentabilité.

Au-delà des chiffres bruts, les ratios financiers aident à mieux évaluer les risques. Les critères financiers d’un système de scoring peuvent notamment reposer sur :

• Le taux d’endettement, qui mesure la part des ressources financières provenant de l’emprunt.
• Le free cash flow, qui mesure la capacité à générer du cash après investissement.
• La trésorerie nette qui correspond à la différence entre les disponibilités et les dettes financières à court terme (elle indique si l’entreprise peut faire face à ses échéances immédiates sans levée de fonds).
• le cash conversion cycle, qui mesure le temps pendant lequel une entreprise doit financer son activité courante sans avoir encore été payée.

Critères comportementaux du scoring

Les critères comportementaux analysent les habitudes de paiement du client et la qualité de la relation commerciale que vous entretenez avec lui. 

Un bon système de scoring de solvabilité peut par exemple prendre en compte :

• L’historique de paiement : respect des délais, fréquence des retards, existence d’impayés, nombre de relances nécessaires…
• Les facilités de paiement accordées: reports d’échéance, échéanciers à rallonge…
• L’ancienneté de la relation : un client fidèle depuis plusieurs années avec un historique sain inspire plus de confiance qu’un nouveau client sans antécédents.
• Le volume de commandes : un flux d’affaires stable et croissant est rassurant. À l’inverse, des commandes irrégulières ou en baisse peuvent alerter.
• Les litiges passés : contestations de factures, désaccords récurrents ou contentieux. Même si certains conflits peuvent être justifiés, ils pèsent sur la relation commerciale et augmentent le risque d’impayé.

Critères économiques du scoring

Certains secteurs ou profils d’entreprises présentent des risques structurels plus élevés que d’autres. Dans certains cas, un système de scoring doit également prendre en compte le contexte économique dans lequel évolue un client, comme :

• Son secteur d’activité : le BTP ou la restauration sont des activités plus sensibles aux aléas économiques.
• Ses parts de marché : un leader bien implanté a généralement plus de ressources pour faire face aux imprévus qu’un nouvel entrant encore fragile.
• Son capital social et ses effectifs : un capital élevé et un nombre important de salariés inspire davantage confiance.
• Son emplacement géographique : certaines zones présentent parfois des profils de risque spécifiques liés à l’activité locale ou à l’accès au financement.

Ces critères doivent être croisés avec les indicateurs financiers et comportementaux afin de pouvoir établir un score cohérent et fiable. Prenez rdv avec notre équipe si vous souhaitez mettre en place un système de scoring dans votre entreprise.

"La collaboration avec Trezo nous a permis de réduire significativement notre encours client ainsi que nos délais de règlement. Nous avons pu structurer notre pôle finance en mettant en place les bons process. Ça a été un vrai gain d'efficacité, nécessaire pour atteindre nos objectifs de croissance."
Maxime Delmotte - Co-Fondateur Panopli

Comment mettre en place un système de scoring ?

Pour mettre en place un score de solvabilité, vous pouvez choisir :

1. d’utiliser les modèles de scoring d’agences spécialisées
2. d’élaborer en interne votre propre système de scoring

Option 1 : Utiliser les modèles de scoring d’agences spécialisées

Des agences spécialisées comme Creditsafe, Coface, Infolegale ou Ellisphere proposent des solutions prêtes à l’emploi pour estimer rapidement le risque de défaillance d’un client. Leur score de solvabilité est calculé à partir de bases de données massives et d’algorithmes éprouvés. 

Par exemple, Creditsafe attribue un score de 1 à 100 à chaque société présente dans sa base de données. Ce score, mis à jour quotidiennement, est facile à interpréter :

• 70+ : bonne solvabilité, faible risque de défaillance.
• 40 à 69 : risque modéré, à surveiller.
• 40- : risque élevé, décision à encadrer.

Certaines plateformes, comme Infolegale, incluent également des données comportementales (délais réels de paiement observés) pour affiner leur analyse. D’autres, comme Coface, associent au scoring de solvabilité et une recommandation de limite de crédit.

Ces modèles permettent de prendre rapidement des décisions éclairées mais à condition de savoir interpréter les résultats dans leur contexte. Il est parfois plus clair et plus adapté de mettre en place un système de scoring interne.

Option 2 : Établir votre propre système de scoring

Construire votre propre système de scoring vous permet de garder la main sur les critères analysés, leur pondération et la manière d’agir en fonction du résultat.

Voici les cinq étapes-clés pour mettre en place un outil sur-mesure, ajusté aux spécificités de votre secteur, de vos clients et de votre stratégie commerciale :

1. Collecter les données pertinentes

Commencez par rassembler toutes les données financières, économiques et comportementales de vos clients. Ces informations se trouvent dans des sources internes (CRM, ERP, logiciel de facturation) ou des sources externes (Pappers.fr, Infogreffe, bodacc.fr etc…).

2. Pondérer chaque critère selon son importance

Tous les critères n’ont pas le même poids. L’historique de paiement ou la trésorerie disponible ont plus d’influence sur le risque client que la zone géographique ou le nombre d’employés. Accordez à chaque critère pertinent un coefficient pour refléter son importance dans le calcul du score.

3. Calculer un score exploitable et lisible

Le score de solvabilité peut être exprimé :

• Sur une échelle de 0 à 100 (par des points ou des pourcentages)
• Par des lettres (A, B, C, D…)
• Ou simplement par des niveaux de risque (faible, modéré, élevé)

L’important est de rester cohérent et compréhensible pour vos équipes. Le scoring doit faciliter les décisions, pas les compliquer.

4. Intégrer le scoring à votre processus commercial

Le score de solvabilité ne doit pas rester un indicateur figé dans un tableau. Il doit orienter vos décisions en formulant des recommandations pertinentes (ex : paiement comptant exigé, plafond d’encours, facilités de paiement pouvant être accordées etc…).

5. Automatiser les mises à jour et évaluer la performance du système

Un bon scoring interne est évolutif. Il doit être mis à jour régulièrement (mensuellement ou trimestriellement selon votre activité). Idéalement, il doit être alimenté automatiquement avec des données récentes. 

Pour vous simplifier la tâche, faites appel à Trezo : nous vous aidons à concevoir un système de scoring pragmatique, évolutif et intégré à votre cycle de vente. Et en cas d’impayés, nous prenons le relais pour protéger votre trésorerie sans compromettre vos relations commerciales.

"L'équipe de Trezo est hyper disponible pour répondre à nos questions et pousser les choses plus loin si besoin. Important pour nous également, ils prennent le temps de s'adapter à chacun de nos clients pour ne pas affecter leur expérience avec notre agence. Et ça fait la différence, il y a vraiment eu un avant et un après depuis qu'on bosse avec eux. Petit bonus : quel kiff de ne plus gérer les relances clients et de recevoir leurs updates sympas. On recommande sans hésiter Trezo à tous ceux qui veulent booster leur gestion financière en douceur 😉"
David VOGE - Fondateur @Petit Hack

4 pièges à éviter lors de l’utilisation du score de solvabilité

Un score de solvabilité est un outil précieux mais encore faut-il l’interpréter correctement et le faire évoluer afin qu’il garde toute sa pertinence. 

Voici quelques exemples d’erreurs à éviter :

• Se fier à un score obsolète : un score calculé il y a longtemps ne reflète plus forcément la réalité (un client peut avoir perdu un marché, changé de dirigeant ou engagé une procédure collective entre-temps). Pensez à actualiser vos scores au moins une fois par trimestre, voire tous les mois si vous avez un volume important de clients ou si vous travaillez dans un secteur exposé.
• Construire un modèle trop simpliste ou trop complexe : un scoring basé sur peu de critères (ex : chiffre d’affaires + ancienneté du client) vous expose à des décisions biaisées. À l’inverse, un modèle truffé d’indicateurs techniques mal pondérés devient inexploitable.
• Réagir de façon rigide : le score de solvabilité doit servir à orienter vos décisions, non les dicter mécaniquement. Si un client fiable voit son score baisser, engager un dialogue permet souvent de mieux cerner la situation réelle et d’adapter vos conditions (acomptes, échéanciers, garanties) de manière intelligente.
• Négliger l’évolution du modèle dans le temps : prenez le temps de recalibrer votre système de scoring au moins une fois par an, en révisant les pondérations en fonction des défaillances passées et en intégrant de nouveaux critères (si besoin).

Besoin d’un accompagnement ? Nous sommes à votre disposition pour vous aider à mettre en place un système de scoring de solvabilité utile, clair et durable.