Qu’est-ce qu’un échéancier de paiement ?
“En France, seule une petite moitié des entreprises paie ses fournisseurs sans retard”
Banque de France
Un échéancier de paiement est un accord amiable permettant à un débiteur de régler sa dette en plusieurs versements, sur une période convenue avec son créancier. Cette solution peut être mise en place aussi bien pour une entreprise que pour un particulier.
L’échelonnement d’une dette permet ainsi à une entreprise de garder un certain contrôle sur la gestion de son poste client, tandis que le débiteur bénéficie d’un cadre souple pour honorer ses obligations sans compromettre sa trésorerie.
La mise en place d’un échéancier ne prolonge pas le délai de prescription d’une facture, dont la durée varie en fonction du statut du débiteur :
- Pour une facture adressée à un professionnel (commerçant ou entreprise), le délai de prescription est de 5 ans à compter de la date de réception de la facture.
- Pour une facture adressée à un particulier, ce délai est réduit à 2 ans.
Ainsi, si votre échéancier de paiement s’étend sur plusieurs années, assurez-vous qu’il ne dépasse pas ces délais légaux. Après le délai de prescription, il n’est plus possible d’engager une action judiciaire, ce qui peut engendrer l’irrecouvrabilité de la créance.
Quand proposer (ou non) un échelonnement de paiement à un client ?
Proposer un échéancier de paiement n’est pas systématique. Il s’agit d’une démarche volontaire de la part du créancier afin d’accorder une facilité de paiement à son débiteur.
En général, un échéancier de paiement est utilisé pour prévenir ou guérir une situation d’impayé. Avant la date d’échéance de la facture, une relance courtoise peut permettre au client de faire part des difficultés financières qu’il rencontre. Proposer un paiement échelonné permet alors d’éviter un retard de paiement.
Lorsque la facture est déjà échue et que les relances n’ont pas abouti, proposer un échéancier peut être un dernier rempart avant l’envoi d’une mise en demeure et le démarrage d’une procédure de recouvrement judiciaire.
Cependant, lorsque le débiteur rencontre des difficultés financières, proposer un paiement échelonné peut parfois présenter plus de risques que d’avantages. Il est donc important de proposer ou non cette solution en fonction du profil de votre client.
Concrètement, nous vous conseillons de :
- Privilégier les clients historiques qui traversent une période difficile mais qui ont toujours respecté leurs engagements financiers.
- Vous méfier des nouveaux clients car il est difficile d’évaluer leur bonne foi et leur capacité à honorer votre facture.
- Évitez de proposer un échéancier en fin de relation commerciale car votre client sera moins motivé à respecter son obligation s’il n’a plus vocation à travailler de nouveau avec vous.
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Comment mettre en place un échéancier de paiement ?
Pour mettre en place correctement un échéancier de paiement, il faut :
- Analyser la situation de votre client afin de proposer un échéancier adapté
- Formaliser l’accord amiable par écrit
Analyser la situation du client afin de proposer un échéancier adapté
Un paiement échelonné repose sur un compromis. Il ne s’agit pas d’imposer arbitrairement un calendrier mais de trouver un accord qui vous permet de recouvrer votre créance tout en respectant les capacités financières de votre client.
En effet, il est inutile de proposer des mensualités trop élevées si votre client n’a pas la capacité financière de les respecter. Un échéancier trop ambitieux risque d’échouer rapidement, entraînant pour vous un retour à la case départ et une perte de temps. A l’inverse, un échéancier trop long peut fragiliser votre trésorerie et renvoyer une image laxiste de votre entreprise. Tout est une question d’équilibre.
Avant de mettre en place un échéancier, vous devez vous intéresser à :
- L’origine des difficultés financières de votre client : le retard de paiement est-il lié à un free cash flow temporairement négatif ou reflète-t-il une fragilité structurelle de votre client ?
- L’existence d’autres dettes impayées : si le débiteur a plusieurs créanciers qui attendent leur règlement, vous devez vous interroger sur le degré de priorité de votre facture.
- La solvabilité de l’entreprise : analyser différents indicateurs de santé financière d’une entreprise permet de vérifier que les échéances peuvent être honorées par votre client sans problème.
- L’arrivée de nouvelles rentrées d’argent : si votre client attend un paiement important dans les semaines à venir, un échéancier de paiement peut être une solution raisonnable. À l’inverse, si ses sources de revenus sont incertaines, le risque d’impayé augmente considérablement.
Enfin, en contrepartie d’un paiement échelonné, il est judicieux d’exiger un premier paiement immédiatement. Ce versement, même symbolique, montre le sérieux de votre démarche et la sincérité de votre client vis-à-vis de son engagement à régler sa dette (et à respecter l’échéancier). Pour simplifier la tâche à votre client, vous pouvez lui envoyer par mail un lien de paiement afin de lui permettre de verser la première échéance directement.
Formaliser l’accord amiable par écrit
Une fois un accord amiable trouvé, il est essentiel de le formaliser par écrit. Si la loi n’impose pas une telle démarche, elle reste fortement recommandée car un document signé apporte une preuve tangible de l’engagement de votre client et renforce votre position en cas de litige. En effet, un accord oral non documenté, aussi sincère soit-il, repose uniquement sur la bonne foi du débiteur et ne protège pas juridiquement le créancier en cas de non-paiement.
En cas de procédure judiciaire, un échéancier écrit et signé constitue une reconnaissance de dette. Ainsi, ce document prouve sans ambiguïté l’existence de l’engagement du client.
Pour être juridiquement recevable, une lettre confirmant la mise en place d’un échéancier de paiement doit comporter des informations précises et détaillées, telles que :
- Les coordonnées complètes du créancier et du débiteur : raison sociale, adresse, numéro de SIRET pour les entreprises, informations personnelles pour les particuliers.
- La nature et l’origine de la dette : mentionner les références de la facture concernée et son objet, c’est-à-dire la prestation réalisée ou le bien livré.
- Le montant total de la dette : préciser le montant initial dû avant la mise en place de l’échéancier.
- Le détail des paiements échelonnés : indiquer le montant exact de chaque échéance, ainsi que les dates de paiement convenues.
- Le mode de règlement : virement bancaire, prélèvement automatique, chèque…
- Une clause de caducité (optionnelle mais recommandée) : prévoir qu’en cas de non-respect d’une échéance, la totalité du montant de la facture redevient immédiatement exigible.
- Les signatures des deux parties : un échéancier signé prouve l’engagement du débiteur et scelle l’accord amiable.
Voici un modèle de lettre qui peut être envoyée après une relance téléphonique afin de confirmer la mise en place d’un échéancier de paiement :
Une fois l’échéancier formalisé et validé par votre client, votre travail n’est pas fini ! Vous devez impérativement suivre les paiements afin de réagir immédiatement au moindre retard. Mettez donc à jour votre logiciel de facturation ou votre outil de suivi des encours client afin d’être alerté si une échéance n’a pas été respectée.
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Maxime Delmotte - Co-Fondateur Panopli
Pourquoi recourir à un paiement échelonné ?
Mettre en place un échéancier de paiement permet :
- d’accélérer le recouvrement d’une facture et d’éviter les créances irrecouvrables
- de préserver ou de renforcer la relation commerciale avec votre client
- d’éviter une procédure de recouvrement judiciaire longue et coûteuse
Accélérer le recouvrement d’une facture et éviter les créances irrécouvrables
Il paraît contre-intuitif de penser qu’un échelonnement de paiement puisse accélérer le recouvrement d’une créance. Pourtant, lorsqu’un client est en difficulté, cette solution peut être plus efficace qu’une procédure de relance insistante et n’offrant aucune alternative au débiteur.
En effet, si votre client sait qu’il est incapable de payer votre facture en une seule fois, il peut être tenté d’éviter vos appels, d’ignorer vos relances ou de repousser l’échéance en espérant trouver une solution plus tard. Cette attitude entraîne souvent un blocage de la situation ainsi que des tensions dans la relation avec votre client. À l’inverse, proposer un échéancier montre que vous êtes ouvert à un aménagement et votre client, reconnaissant, sera plus enclin à faire un effort pour honorer sa dette.
Préserver ou renforcer la relation commerciale
Proposer un paiement échelonné à un client est un geste commercial qui montre l’intérêt que vous portez à son activité et à la relation commerciale qui vous lient.
Dans un contexte B2B, un client qui rencontre des difficultés ponctuelles peut néanmoins être un partenaire avec qui vous pouvez travailler sur le long terme. Sa fidélisation est donc précieuse pour votre activité.
Gardez à l’esprit que rien ne vous oblige à étaler le paiement de votre facture. En tendant la main à un client qui traverse une période difficile et en lui permettant de surmonter ses difficultés grâce à l’échéancier que vous lui avez proposé, votre client vous en sera reconnaissant. Une fois ses difficultés derrière lui, il sera logiquement plus enclin à vous privilégier ce fournisseur pour ses prochains achats.
C’est pourquoi il est très important d’adopter une approche bienveillante dans la gestion des impayés. C’est en faisant preuve d’écoute et de patience que vous renforcez l’image de votre entreprise et la relation commerciale avec votre clientèle.
Éviter une procédure de recouvrement longue et coûteuse
Lorsque toutes les relances de factures échouent et qu’un client ne paie pas sa dette même après la mise en place d’un échéancier de paiement, vous n’avez pas d’autres options que d’engager une procédure de recouvrement judiciaire. Or, la voie contentieuse peut s’étendre sur plusieurs mois, voire plusieurs années, et les frais engagés (huissiers, avocats, frais de justice) peuvent parfois dépasser le montant de la créance elle-même.
Un paiement échelonné adapté permet donc d’éviter d’engager une action judiciaire dont l’issue est incertaine et qui risque de détériorer la réputation de votre entreprise. En effet, un fournisseur qui attaque un (ou plusieurs) de ses clients en justice peut être perçu comme agressif et peu enclin au dialogue, ce qui peut nuire à son image et rendre la signature de nouveaux contrats plus difficiles.
Que faire si le calendrier de paiement n’est pas respecté ?
Si un client ne paie pas ses mensualités comme prévu, la pire erreur à commettre serait de rester passif. Plus le retard s’accumule, plus la probabilité de recouvrer la totalité de la dette diminue. Il est donc essentiel de réagir rapidement et de manière appropriée, en tenant compte du contexte et du comportement du débiteur.
Lorsqu’un mauvais payeur ne respecte pas son échéancier, vous pourriez être tenté de lui accorder un délai supplémentaire ou de réviser à la baisse le montant des mensualités. Cette approche peut sembler logique, notamment si le client traverse une période financièrement délicate.
Cependant, cette solution n’est pas recommandée car si votre client n’a pas respecté un premier échéancier, il y a de fortes chances qu’il ne respecte pas non plus un second accord plus souple. Dans la plupart des cas, il est préférable de maintenir l’échéancier initial et d’exiger un paiement immédiat avant toute nouvelle négociation.
Face à un retard de paiement, un message de rappel de paiement doit être envoyé rapidement. Idéalement, celui-ci doit être réalisé par téléphone car un contact direct permet de comprendre rapidement la situation et d’obtenir des réponses immédiates.
Si le client reste injoignable ou donne des excuses vagues pour justifier le non-paiement d’une échéance, il est alors justifié de lui adresser une lettre mise en demeure de payer (envoyée en recommandé avec accusé-réception). Cette lettre doit rappeler l’accord initial et les conséquences potentielles d’un défaut de paiement, comme des pénalités de retard ou des actions contentieuses pour recouvrir l’intégralité de la dette.
Enfin, lorsque toutes les relances et tentatives amiables ont échoué, il ne reste plus qu’une seule option : le recours en justice. En fonction de votre situation, plusieurs procédures existent :
- L’injonction de payer : procédure rapide et peu coûteuse permettant d’obtenir un titre exécutoire.
- Le recouvrement des petites créances : lorsque la créance est inférieure à 5000 € (pénalités de retard incluses), cette procédure simplifiée permet de saisir un commissaire de justice afin d’obtenir un titre exécutoire.
- Le référé provision : pour réclamer le paiement rapide de la créance lorsque son montant fait peser un risque important sur la viabilité de votre entreprise.
- L’assignation en paiement : recours plus long à envisager lorsque la facture fait l’objet d’un litige avec votre client.
Chez Trezo, nous accompagnons nos clients de l’émission d’un devis à l’encaissement d’une facture. Après avoir proposé un échéancier de paiement (si cela est pertinent), nous pouvons également engager des actions contentieuses afin de recouvrer une facture impayée.
Pour vous permettre de financer votre trésorerie sans attendre une décision de justice, nous proposons également une solution d’affacturage qui vous permet, à certaines conditions, de recouvrer le montant d’une facture impayée en seulement 48h.
On gère votre poste client de la facturation au paiement